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Dans votre base de données Horeko, vous pouvez créer, modifier et consulter l'historique des tâches. Celles-ci sont exécutées et validées par l'Operator de cuisine et sont affichées par jour, par semaine ou par mois
Les employés peuvent consulter les détails pertinents en cliquant sur une tâche et mettre à jour son statut avec des options telles que “En ordre”, “Pas en ordre” ou “Non effectué”. L'historique de ces tâches est enregistré à la fois dans l'Operator et dans le back-office pour plus tard.
HACCP : qu'est-ce que c'est ?
HACCP signifie Hazard Analysis and Critical Control Points. Il s'agit d'une méthode mondialement reconnue pour assurer la sécurité alimentaire. En Belgique, les entreprises doivent se conformer aux directives HACCP depuis 1995, telles que définies dans les règles d'hygiène en restauration (2016).
Ces directives exigent que les entreprises enregistrent les processus essentiels et les conservent pendant au moins six mois. Le système Horeko facilite la gestion de ces processus en planifiant et en enregistrant automatiquement les tâches, les instructions et les contrôles. Ainsi, les équipes de cuisine peuvent travailler en conformité avec les normes de sécurité alimentaire et accéder facilement à toutes les données nécessaires.
Aperçu des tâches
Pour consulter toutes les tâches, cliquez sur Operator → Tâches dans le back-office Horeko.
- Vous ne voyez pas de tâches ? Contactez le support Horeko via le chat, par e-mail (support@horeko.com) ou par téléphone au +31 (0) 88-7119711. Ils pourront ajouter une liste complète de tâches HACCP à votre base de données. Vous pourrez ensuite la modifier et y ajouter des tâches spécifiques selon vos besoins.
- Vous souhaitez modifier ou ajouter des tâches ? Vous avez la possibilité de gérer l'ensemble des tâches directement dans le système.
Créer et modifier des tâches
Créez un aperçu complet de toutes les tâches de votre entreprise en ajoutant ou en modifiant des tâches. Voici les étapes à suivre :
- Allez dans Horeko Operator → Tâches → + Nouveau.
- Saisissez un nom de tâche ainsi que les activités associées.
- Organisez les tâches en Groupe de tâches et Type de tâche pour un meilleur aperçu.
Groupe de tâches
Les groupes de tâches standard sont les suivants :
- Achats et réception
- Stockage
- Préparation
- Présentation et service
- Gestion de la température
- Commande
- Autres
- Nettoyage
- Nettoyage (périodique)
Vous pouvez ajouter ou supprimer des groupes de tâches via l'option Gérer les groupes de tâches. De plus, vous pouvez attribuer des couleurs et des icônes à chaque groupe pour les rendre facilement identifiables sur l'écran de cuisine.
👉Conseil : utilisez les groupes de tâches dans l'Operator pour appliquer des filtres. Par exemple, si vous avez des tâches spécifiques pour le responsable, vous pouvez créer un groupe de tâches dédié à celui-ci.
Types de tâches
Il existe trois types de tâches :
Vérifications les produits lors de leur réception, préparation ou stockage. Exemples :
- Contrôles de réception
- Tâches de nettoyage
- Mesures de température
2. Vérifications de la température
Prendre des mesures, notamment pour la réfrigération ou les préparations sous-vide.
Exemple : enregistrer la température des éléments de refroidissement ou l'épaisseur des produits sous-vide.
Dimensions des produits spécifiques, par exemple lors du refroidissement d’aliments chauffés. Ces tâches sont liées à une sous-recette et sont programmées automatiquement.
Important! ☝️
Certaines mesures des produits, telles que le refroidissement ou la régénération, sont par défaut définies comme « inactives ». Ces tâches sont activées à partir d'une sous-recette, car l’heure d’exécution n’est souvent pas connue à l’avance.
Si vous souhaitez que cette mesure soit effectuée une fois par semaine, vous pouvez créer une tâche de contrôle supplémentaire pour vous rappeler de lancer la tâche de refroidissement, qui pourra être répétée chaque semaine.
Paramètres et répétitions
Dans la tâche, sous “Outlet”, vous trouverez l'option Modifier. Ici, vous pouvez sélectionner l'operator(s) sur lequel la tâche doit être affichée. La date de début est la date à partir de laquelle la tâche devient visible pour l'operator.
Paramètres et répétitions
Lors de la création d'une tâche, vous pouvez ajuster les paramètres suivants :
- Outlet : l'outlet (operator) sur lequel la tâche doit être affichée. Cliquez sur Modifier pour sélectionner l'operator.
- Date de début : la date à partir de laquelle la tâche devient visible.
Attention : en cas de modification, la tâche ne deviendra active que le jour suivant. - Fréquence : définissez si la tâche doit être effectuée chaque jour, chaque semaine, chaque mois ou chaque année.
- Description de la tâche et pièces jointes : ajoutez une description et des photos pour plus de précisions.
Exemple : une tâche de contrôle des produits hebdomadaire, programmée pour le lundi, avec une fréquence de répétition de deux jours. Si la tâche n'est pas effectuée le lundi, elle peut être cochée au plus tard le mercredi.
Cocher les tâches dans l'Operator
Voici comment cocher les tâches :
- Ouvrez l'aperçu des tâches via l'Operator.
- Sélectionnez une tâche et donnez des informations supplémentaires.
- Choisissez un statut :
- En ordre : tout est conforme aux exigences.
- Pas en ordre : il y a un problème. Ajoutez un commentaire.
Tâches de mesures de température
Pour les tâches nécessitant des mesures de température, deux champs de saisie sont à votre disposition :
- Température : cliquez sur le bouton Saisie pour entrer la température mesurée.
- Type de mesure : indiquez dans le champ Type ce que vous avez mesuré précisément.
Si une mesure de température n'est pas nécessaire ce jour-là, aucun souci ! Cliquez sur “n/a” (non applicable). N'oubliez pas d'ajouter une explication dans le champ des commentaires, afin que nous comprenions pourquoi la mesure n'a pas été effectuée.
Tâches spécifiques : Refroidissement ou Régénération
Pour les tâches de refroidissement ou de régénération, suivez ces étapes :
- Allez sur l'écran de cuisine.
- Recherchez la sous-recette concernée.
- Cliquez sur HACCP et sélectionnez la tâche.
- Saisissez la première mesure de température.
Les autres mesures seront programmées automatiquement.
Restaurer une tâche
Si vous n’avez pas rempli une tâche correctement et souhaitez la restaurer, suivez ces étapes :
- Allez dans l'Operator.
- Naviguez vers Tâches et sélectionnez l'onglet Historique.
- Trouvez la tâche concernée et ouvrez-la.
- Cliquez sur Annuler pour restaurer la tâche.
Historique des tâches et restaurer
Dans l'Operator ainsi que dans le Backoffice, vous pouvez consulter l'historique des tâches. Celui-ci peut être filtré par critères tels que la date, le type de tâche, l'employé, le statut, l’emplacement, etc. Vous pouvez également exporter l'historique des tâches via le Backoffice.
Tâches en attente
Sous l'onglet Tâches en attente, vous pouvez voir quelles tâches n'ont pas encore été terminées. Vous pouvez les cocher comme Non effectuées par exemple, si votre entreprise est fermée un jour donné. N'oubliez pas d'ajouter un commentaire pour un rapport complet.
Avec les Tâches Horeko, vous travaillez de manière simple et claire conformément aux directives HACCP. Vous avez besoin d'aide ? Contactez le support Horeko !