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Si les horaires sont déjà publiés et qu'un employé souhaite demander à ses collègues si quelqu'un d'autre peut prendre son service, une demande d'échange peut être soumise. Cela peut se faire sur le bureau et dans l'application.
Bureau
Attention : vous recevrez des notifications par e-mail pour toutes les étapes ci-dessous, à condition que ce paramètre soit défini dans la rubrique Notifications. Vous pouvez le vérifier sous Employés -> double-cliquez sur l'employé -> voir Notifications sous la rubrique paramètres du compte.
Allez dans Planification -> Horaires -> double-cliquez sur le service -> cliquez sur demande d'échange. Une fenêtre dans laquelle vous pouvez cocher les employés disponibles apparaîtra.
Après avoir cliqué sur Envoyer l'invitation, les employés sélectionnés recevront une invitation pour répondre à cette demande d'échange. Le récepteur de l'invitation peut trouver la demande dans Planification -> Mes demandes.
Lorsque l'employé clique sur Détails, une fenêtre dans laquelle il peut accepter ou refuser la demande apparaîtra.
Si la demande est acceptée par un ou plusieurs employés, l'employé qui a soumis la demande d'échange peut transmettre la demande pour approbation. Allez dans Planification -> Mes demandes -> cliquez sur détails -> cliquez sur envoyer pour approbation.
La demande est maintenant envoyée à un administrateur. Allez à Planification -> Horaires -> cliquez sur le centre de notification en haut à droite -> cliquez sur détails pour ouvrir la demande.
Dans le cas où plusieurs employés peuvent prendre la relève, l'administrateur peut choisir parmi eux. Cliquez sur approuver derrière le nom de l'employé, puis sur enregistrer. Le service est maintenant automatiquement transféré à l'autre employé.
L'employé qui doit faire le service est alors informé que la demande d'échange a été approuvée et qu'un nouveau service a été planifié.
Le ou les employés qui avaient accepté la demande d'échange mais qui n'ont pas besoin de faire le service reçoivent une notification indiquant que la demande d'échange n'est pas attribuée.
