1. Horeko Kennisbank
  2. Kitchen Manager
  3. Ingrediënten importeren / Leverancierskoppelingen

Video tutorial - Ingrediënten importeren met de Horeko Excel import template

In het geval dat wij geen automatische koppeling hebben met een leverancier, kan je onze Excel import template gebruiken. Deze kan je zelf invullen of laten invullen door jouw leverancier. 

In de volgende instructievideo en in dit artikel wordt uitgelegd hoe je dit bestand invult en hoe je de ingrediënten importeert.


Invullen van het bestand

De eerste 5 kolommen moeten ingevuld zijn om te kunnen importeren:

A. Artikelnummer
(Als deze niet bestaan, kan je fictieve artikelnummers invullen.  Zorg ervoor dat deze niet overeenkomen met andere ingrediënten in de database.)

B. Naam

C. Inhoud
Dit kan je op twee manieren invullen. Namelijk door één hoeveelheid in te vullen, bijvoorbeeld 500 als het gaat om 500 gram kaas. Dit wordt geïmporteerd als 1 x 500 gram.

Je kunt ook 2 hoeveelheden invoeren, bijvoorbeeld 10x250 als het gaat om 10x250 milliliter melk, dit wordt geïmporteerd als 10 x 250 milliliter.

D. Eenheid
Je kunt kiezen tussen 3 eenheden, namelijk kilo’s, liters en stuks. Voor de eenheden kilo en liter kan je ook gram, milliliter en centiliter gebruiken.

E. Aanschafprijs exclusief BTW

De overige kolommen zijn optioneel.


In de allergenen kolommen kan je de volgende 4 opties invullen: 

  • Bevat
  • Bevat niet
  • Bevat mogelijk
  • Onbekend

Als je niets invult, wordt het allergeen onder Onbekend gezet.

Als je de voedingswaarde ook wilt importeren, moet je de voedingswaarde per 100 gram invullen.

Importeren

Sla het ingevulde bestand op.

Voeg de leverancier toe: Ga naar Beheer (Kitchen) -> Leveranciers -> Klik op + Nieuw. Enkel het invullen van een naam is voldoende. Indien gewenst, kan je meer informatie invullen.

Ga naar Importeren -> Selecteer de leverancier -> Klik op bladeren -> Upload het juiste bestand -> Klik op start importeren.

Resultaten

Als de import klaar is, kan je klikken op bekijk resultaten om de importresultaten te bekijken. Zo zie je welke ingrediënten geupdate zijn, welke ongewijzigd zijn gebleven en of er ingrediënten niet herkend werden.

Onder het tabblad ‘Gewijzigde recepten’ kan je per recept zien wat er qua kostprijs en marge gewijzigd is.

Als je klikt op niet geïmporteerde items, kan je per leverancier zien welke items niet geïmporteerd konden worden. Als de bruikbare hoeveelheid of eenheid niet goed is ingevuld, kan je dubbelklikken op een item om de juiste waardes in te voeren en het ingrediënt alsnog te importeren.

Je bent klaar, de ingrediënten staan nu in jouw database!

Export als import template

Als je op een later moment de ingrediënten van deze leverancier wilt updaten of aanvullen, kan je deze gemakkelijk exporteren in de import template.

Ga naar ingrediënten -> klik op Exporteer -> selecteer import template -> selecteer de leverancier -> klik op toon -> klik op exporteer -> kies Excel. Het bestand wordt gedownload, hierin kan je benodigde aanpassingen doen en vervolgens dit bestand weer importeren.

Door deze export te gebruiken waarborg je dat je dezelfde artikelnummers gebruikt, op basis daarvan worden namelijk eventueel gewijzigde gegevens overschreven.

De prijshistorie van ingrediënten blijft wel bewaard en kan je in een ingrediënt terugvinden onder het tabblad ‘Historie’.

Wij adviseren de prijswijzigingen bij de leveranciers waarvoor je deze importmethode gebruikt, in de gaten te houden en deze in Horeko te updaten als er wijzigingen zijn. Zodoende blijven je marges actueel en kan je tijdig actie ondernemen als dat noodzakelijk is.