Uitleg app

App algemeen

De Horeko app is gratis te downloaden vanuit de iPhone App Store en Android Play Store. Wanneer de app gedownload is kun je je aanmelden met jouw eigen inloggegevens die je via de e-mail ontvangen hebt. Met dezelfde inloggegevens kun je ook in jouw eigen online Horeko omgeving inloggen. Ga daarvoor naar www.horeko.nl en klik rechts bovenin op ‘Login’.

De communicatie over het rooster en alles wat hier mee samenhangt gaat zowel via de app, mobiele notificaties, als via de e-mail. Ook zullen je diensten in de standaard agenda app op je telefoon verschijnen.

LET OP! Onderstaande punten kunnen per bedrijf anders ingericht worden. Het kan dus zijn dat je bepaalde onderdelen niet kunt zien. Mocht hier onduidelijkheden over zijn kun je contact opnemen met Horeko of met je werkgever.

Menu

Door in de app links bovenin het menu aan te tikken, verschijnen alle opties van de Horeko app. We zullen ze één voor één doornemen.

Dashboard

In het dashboard zie je in één overzicht:

  • Je diensten voor de komende 7 dagen.
  • Onbesliste verzoeken (vrij aanvragen, ruilverzoeken en open dienst uitnodigingen).
  • Gewerkte uren in de afgelopen 7 dagen.
  • Laatste interne nieuwsbrief.

Rooster

Hier zie je het rooster. Je kunt kiezen voor de kalenderweergave of de lijstweergave. In de kalenderweergave kun je een dag selecteren en zie je de data voor de geselecteerde dag. In de lijstweergave wordt alle data van alle dagen in een lange lijst onder elkaar gezet. Tevens kun je via het aan/uit zetten van ‘alleen mijn diensten’ er voor kiezen om alleen je eigen diensten te zien of wanneer ingesteld ook met wie je nog meer bent ingeroosterd.

De volgende tekens kun je in het rooster tegenkomen:

      • De kleine groene bolletjes: je bent beschikbaar.
      • De kleine rode bolletjes: je bent niet beschikbaar, met bijzonder verlof, op vakantie of ziek.
      • De kleine oranje bolletjes: je hebt één of meerdere diensten.
      • De kleine blauwe bolletjes: je collega’s hebben diensten.
      • Onderstreepte bolletjes: er is een agendapunt die dag.

Agendapunten

Zijn geplande bijzonderheden die niet gekoppeld zijn aan een persoon, zoals bijvoorbeeld een feestdag of een herinnering dat er een evenement is.

Uren

Bij uren vind je zowel de door jou in geklokte uren per week, per maand, per jaar. Maar ook een overzicht van de door de leidinggevende goedgekeurde uren.
Bij elke dienst staat of deze goedgekeurd of afgekeurd is, mogelijk met een correctie. Het kan zijn dat je leidinggevende hier nog een opmerking bijgeplaatst heeft met bijvoorbeeld de reden van de afkeuring of correctie.

Klokken

Hier kun je in- en uitklokken (mits dit ingesteld is door je werkgever). Ook kun je hier het begin en einde van pauzes registreren. Na het registreren van het einde van je pauze zal de app vragen of je een maaltijd hebt genuttigd en zo ja, welke maaltijd. Elk bedrijf gaat hier anders mee om en hier is geen standaard voor. Het kan bijvoorbeeld zijn dat maaltijden zijn uitgeschakeld voor jouw bedrijf. Als dit is ingesteld, kun je op deze pagina ook je rookpauze registreren. Dit zijn pauzes met een vooraf ingestelde lengte die je niet nadrukkelijk hoeft te stoppen. Eén druk op de knop is genoeg.

Beschikbaarheid

Het doorgeven van je beschikbaarheid via je telefoon is ook mogelijk. Door op het plusteken rechtsboven in te klikken kun je de periode van je beschikbaarheid selecteren. Je kunt er hier ook voor kiezen om een terugkerende beschikbaarheid aan te maken, zoals bijvoorbeeld om de twee weken op dinsdag.

Afwezigheid

Hier kun je afwezigheid zoals vakantie aanvragen of onbeschikbaarheid/ziekte doorgeven. Je kiest van wanneer tot wanneer de afwezigheid zal zijn, welke soort afwezigheid het is en eventueel kun je een opmerking of nadere uitleg toevoegen. Degene die de goedkeuring moet geven, krijgt een melding van jouw afwezigheidsverzoek en zal deze goedkeuren of afkeuren. Hier krijg jij dan weer een notificatie van.

Open dienst

Hierin komen de uitgezette open diensten, waarbij de roostermaker een verzoek stuurt naar jou en andere medewerkers of je een bepaalde dienst wilt werken. Jij dient aan te geven of je kan (accepteren) of niet kan (weigeren) werken, door op die open dienst te klikken en je keuze aan te geven. De roostermaker krijgt een meldingen van iedereen naar wie de open dienst uitnodiging is verstuurd en diegene beslist uiteindelijk aan wie de dienst wordt toegewezen.

LET OP! Een open dienst accepteren, betekent dus niet automatisch dat je die dienst ook krijgt/moet werken! Als de dienst aan jou is toe of af-gewezen krijg je hier weer een melding van.

Ruilaanvragen

Als je een dienst hebt op een dag waarop je toch niet kunt werken kun je via Horeko vragen of één van je collega’s je dienst kan overnemen. Open de gegevens van de dienst en kies voor ruilen, vervolgens kun je collega’s uitnodigen voor een ruilverzoek. Wanneer één van hen aangeeft dat hij/zij je dienst wilt overnemen kun je dit aanbod accepteren en vervolgens het verzoek doorsturen naar je leidinggevende ter goedkeuring.

Let op!

Een ruilverzoek betekend niet dat je ook de dienst van je collega overneemt. Hij/zij dient daar ook een ruilverzoek voor uit te sturen. Je kunt geen mensen uitnodigen die tijdens jouw dienst (ook al is het een slechts een gedeelte) al een andere dienst hebben.

Nieuws

Hierin komen de nieuwsberichten welke door de manager/roostermaker/leidinggevende zijn gemaakt. Het kan voorkomen dat een nieuwsbrief met een bepaald onderwerp alleen naar een specifieke groep medewerkers wordt gecommuniceerd als het niet voor iedereen relevant is. Jij kan via de app ook reageren op die berichten. Je reacties zijn door alle nieuwsbriefontvangers te lezen.

Collega's

Indien dit geactiveerd is, kan je hier informatie vinden over je collega’s. Een telefoonnummer, een mailadres, wanneer in dienst getreden, geboortedatum en in welk(e) team(s) men is ingedeeld.

Instellingen

Hier kun je standaard instellingen aanpassen naar jouw eigen voorkeuren. Standaard staat de optie “Toon mijn diensten in telefoonagenda” aan. Dit betekend dat de Horeko diensten als een separate categorie worden toegevoegd aan de standaard agenda app op je mobiel. Als je deze optie uitzet zal dit niet gebeuren. Dit betekend dat laadtijden in de Horeko app beter zullen zijn, maar ook dat je geen “reminder voor diensten” meer krijgt, aangezien dit ook via de agenda app gaat. Als je notificaties op “E-mail & mobiel” zet, zul je van aanpassingen (zoals dienstwijzigingen) of toevoegingen aan Horeko (zoals nieuwe diensten of uitnodigingen) een e-mail en een mobiele notificatie krijgen. Je kunt ook voor “Alleen e-mail” of “Alleen mobiel” kiezen. In specifieke gevallen zou je de instelling “Geen” kunnen gebruiken, alhoewel dit niet is aan te raden omdat je dan belangrijke aanpassingen kunt missen.

Wachtwoord

Ten slotte kun je op de instellingen pagina ook je wachtwoord wijzigen. Weet je jouw wachtwoord niet meer? Ga dan naar www.horeko.nl, klik op Login en vervolgens op “Wachtwoord vergeten?”. Je komt dan op een pagina waar je jouw e-mailadres kunt invullen om een nieuw wachtwoord te ontvangen.

FAQ

Q: Mijn app is soms traag. Wat kan ik zelf doen om dit sneller te maken?
A: Om de app zo betrouwbaar mogelijk te maken laden we met regelmaat de nieuwste dienstgegevens in. Als er een groot rooster is kan dit soms voor vertraging zorgen. Dit kun je op de volgende manieren verbeteren:

  1. Zet de optie “Alleen mijn diensten” aan op de rooster pagina. Hierdoor hoef je niet te wachten tot alle diensten van je collega’s ingeladen zijn.
  2. Zorg ervoor dat er niet te veel apps open staan in de achtergrond, aangezien die allemaal je telefoon een klein stukje trager maken.
  3. Eventueel kun je op de instellingen pagina “Toon mijn diensten in telefoonagenda” uitzetten, zodat niet elke wijziging ook nog eens naar de telefoonagenda(‘s) doorgezet hoeft te worden.


Q: Ik zie mijn diensten niet in mijn telefoonagenda terugkomen. Wat zou er mis kunnen zijn?
A: Je kunt de volgende dingen controleren:

    1. Staat “Toon mijn diensten in telefoonagenda” aan op de Horeko app instellingenpagina? Probeer ook de instelling eens uit- en weer aan te zetten om de gegevens opnieuw naar de agenda app te sturen.
    2. Heb je wel diensten voor jezelf in de Horeko app staan? Zo niet, dan zijn er simpelweg geen diensten of zijn de diensten nog niet gepubliceerd door de roostermaker.
    3. De Horeko app maakt een losse agenda aan in de agenda app. Controleer of deze aanstaat (meestal kun je dit zien bij de instellingen van de agenda app).

Q: Ik heb een probleem, vraag of verbetersuggestie voor de app. Kan ik dit doorgeven?
A: Ja, graag. Horeko probeert de app continue te verbeteren. Let er daarom op dat je altijd de laatste versie van de app gedownload hebt, want misschien is jouw probleem in de laatste versie al wel opgelost.
Probeer voordat je contact opneemt ook eens de app helemaal te verwijderen en opnieuw te installeren. Dit lost in een hoop gevallen de problemen op.
Als de app crasht krijgt Horeko daar als het goed is automatisch een melding van. We proberen dan zo goed mogelijk de oorzaak te achterhalen en dit probleem zo snel mogelijk op te lossen.

Voor overige problemen of vragen kun je mailen naar support@horeko.com, onze support medewerkers zullen dan zo snel mogelijk reageren. 
Als je verbetersuggesties hebt kun je die plaatsen op https://idee.horeko.nl/ . Kijk eerst of je suggestie al niet bestaat, want dan kun je simpelweg je stem uitbrengen op dit idee. Goede ideeën met veel stemmen worden eerder opgepakt.