Absence - Saisir

Les absences doivent être approuvées par un administrateur et apparaissent dans la Vue employés de la vue Horaires comme suit:

Demande d'absence indécise

 Absence approuvée

Administrateur - Saisir l'absence

Si l'administrateur sait quand un employé est absent et souhaite que cela apparaisse dans les horaires, il peut le saisir comme suit.

Allez dans Planification -> Horaires -> cliquez sur + Absence en haut ->

- sélectionnez l'employé en question ;

- indiquez les bonnes dates ;

- décochez la case Journée entière si l'absence ne concerne qu'une période spécifique de la journée, puis saisissez les heures ;

- sélectionnez le bon type ;

- ajoutez éventuellement une description ;

- cochez Récurrent si le type d'absence est le même pendant une certaine période et indiquez la fréquence à laquelle il doit être répété ;

-> cliquez sur enregistrer.

Comment procéder?

Les points suivants s'appliquent à tous les types d'absence, à l'exception de l'indisponibilité. Rien ne se passera avec les heures saisies comme indisponibles.

• Si vous cochez la case "Journée entière" lors de la saisie des absences, le nombre d'heures contractuelles sera comptabilisé par jour. Le système examine donc le nombre d'heures contractuelles et le nombre de jours contractuels. Si le contrat prévoit 38 heures contractuelles et 5 jours contractuels, alors 7,6 heures d'absence seront comptabilisées.

• Si vous saisissez un nombre d'heures précis, par exemple de 12h00 à 17h00, alors 5 heures d'absence seront comptabilisées. Attention : le nombre d'heures contractuelles par jour ne sera jamais dépassé. Si une personne a 7,6 heures contractuelles par jour et que vous remplissez de 12h00 à 22h00, alors 7,6 heures seront comptabilisées.

• Si vous saisissez une absence du lundi au dimanche, le nombre d'heures contractuelles sera comptabilisé. Si une personne a un contrat de 38 heures, alors 38 heures seront comptabilisées. Attention : cela ne se produit que si l'absence est saisie du lundi au dimanche.

Si un employé ne travaille pas du tout, vous pouvez saisir une ou plusieurs semaines complètes (du lundi au dimanche) d'absence.

Si un employé pointe également des heures, vous pouvez calculer le nombre d'heures qui doivent encore être saisies comme absence cette semaine-là. Exemple : un employé ayant un contrat de 40 heures ne travaille que 20 heures cette semaine. Il reste 20 heures d'absence à saisir, donc 1 fois 2 jours entiers (8 heures par jour) et 1 fois 1 jour de 4 heures.

Employé - Saisir une absence

Les employés peuvent également communiquer les absences. Cela peut se faire dans l'application et quand ils se connectent sur un ordinateur de bureau.

- Bureau : allez dans Planification -> Horaires -> Cliquez sur + Absence au-dessus des horaires -> Entrez les détails et cliquez sur enregistrer.

- App : cliquez sur l'icône du menu -> Absence -> cliquez sur le signe plus (+) -> entrez les détails -> cliquez sur la coche (✓) en haut à droite.