Heures d'absence – Combien de jours/heures dois-je saisir?

Vacances, arrêt maladie ou congé spécial est saisie, combien de jours/heures dois-je saisir ?

Lorsque cet article fait référence aux heures d'absence, il s'agit uniquement des heures d'absence de type Vacances, Arrêt maladie ou Congé spécial. Cet article ne concerne donc pas le type Indisponible (rien ne se passe avec les heures saisies comme indisponibles).

En saisissant les heures d'absence, veuillez prendre en compte toutes les heures travaillées dans une semaine (du lundi au dimanche). Si la somme du nombre d'heures travaillées et du nombre d'heures d'absence dépasse le nombre total d'heures contractuelles par semaine, ces heures sont enregistrées comme des heures positives.

Comment sont calculées les heures positives et négatives dans Horeko?

Les heures sont ajoutées et/ou soustraites en fonction de la différence entre les heures contractuelles et les heures travaillées (pointées) et les heures d'absence par semaine. S'il y a plus d'heures travaillées et d'absence que d'heures contractuelles, alors des heures seront ajoutées au solde. S'il y a moins d'heures travaillées et d'absence que d'heures contractuelles, alors des heures seront déduites du solde.

Dans l'exemple ci-dessous, le regroupement est fait par : Semaine.

Cet article concerne la colonne Heures travaillées et heures d'absence. Dans cette colonne, les heures hebdomadaires (regroupement par : Semaine) suivantes sont calculées :

• Heures pointées
• Heures d'absence de type Vacances, Arrêt maladie ou Congé spécial

Vous pouvez voir que si le nombre d'heures dans la colonne Heures travaillées et heures d'absence est supérieur au nombre d'heures contractuelles, des heures supplémentaires sont accumulées. Si un employé travaille plus d'heures que le nombre d'heures contractuelles, les heures supplémentaires sont logiquement accumulées. Cependant, si un employé travaille à temps partiel et prend une partie de ses vacances, il se peut qu'il accumule des heures supplémentaires parce que "trop" d'heures de vacances ont été saisies. À vous de décider si vous voulez laisser cela tel quel (par exemple, parce que les jours de congé doivent être pris) ou le modifier.

Combien de jours/heures saisir ?

• Si vous cochez la case "Journée entière" lors de la saisie de l'absence, le nombre d'heures contractuelles sera calculé par jour. Le système examine donc le nombre d'heures contractuelles et le nombre de jours contractuels. Si le contrat contient 38 heures contractuelles et 5 jours contractuels, 7,6 heures d'absences seront comptées.
• Si vous saisissez une tranche d'heures précise, par exemple de 12h00 à 17h00, 5 heures d'absence seront comptées. Attention : le nombre d'heures contractuelles par jour ne sera jamais dépassé. Si une personne a 7,6 heures contractuelles par jour et que vous saisissez 12h00 à 22h00, alors 7,6 heures seront comptées.
• Si vous saisissez une absence du lundi au dimanche, le nombre d'heures contractuelles sera comptabilisé. Si une personne a un contrat de 38 heures, 38 heures seront comptabilisées. Attention : cela ne se produit que si l'absence est enregistrée du lundi au dimanche.

Si un employé ne travaille pas du tout, vous pouvez saisir une ou plusieurs semaines (du lundi au dimanche) entières d'absence.

Attention : si un employé pointe également ses heures, vous pouvez calculer combien d'heures il vous reste à saisir comme absent cette semaine. Ceci est illustré ci-dessous par trois exemples.

Exemples

1. Un employé avec un contrat de 40 heures sur 5 jours, ne travaille que 20 heures par semaine, le reste de la semaine il prend des vacances. Il reste encore 20 heures de vacances à enregistrer, donc :
   > 1 fois 2 jours entiers (8 heures par jour);
   > et 1 fois 1 jour de 4 heures (décocher journée entière, par exemple de 12h00 à 16h00).
2. Un employé avec un contrat de 32 heures sur 4 jours est malade à 50 %. L'employé travaille 16 heures et vous devez encore enregistrer 16 heures d'arrêt maladie, donc :
   >1 fois 2 jours entiers (8 heures par jour).
3. Un employé avec un contrat de 38 heures sur 5 jours part en vacances. L'employée travaillera 3 jours cette semaine, les lundi, mardi et mercredi avant de partir en vacances. Vous devez encore saisir 2 jours de vacances, mais vous voulez être sûr de ne pas le planifier pour le reste de la semaine, afin qu'il soit en "rouge". Vous saisissez :
   >1 x 2 jours entiers de vacances (7,6 heures par jour), par exemple le jeudi et le vendredi ;
   >1 x 2 jours entiers d'indisponibilité, par exemple le samedi et le dimanche.

Que faire si je ne sais pas encore combien d'heures l'employé travaillera?

Dans l'Horeca, on ignore souvent à l'avance le nombre d'heures de travail d'un employé. Pendant les périodes de pointe, un employé travaille souvent plus que le nombre d'heures contractuelles par jour. Cela peut signifier que le nombre d'heures d'absence saisies, comme les heures de vacances prises, doit être modifié par la suite.

Vous pouvez modifier les heures d'absence par la suite en suivant la procédure décrite dans cet article.

Attention : si "trop" d'heures de vacances ont été prises et qu'une personne accumule des heures supplémentaires en conséquence, et que vous ne faites pas la modification -> Les heures passent du solde des heures de vacances au solde positif et négatif. Les heures de vacances en trop ne "disparaissent" pas.
D'un point de vue juridique, des règles différentes s'appliquent aux deux soldes, il est donc judicieux d'en assurer un suivi aussi précis que possible.