Afwezigheidsuren - Hoeveel dagen/uren moet ik invoeren?

Er wordt Vakantie, Ziekte of Bijzonder verlof ingevoerd, hoeveel dagen/uren moet ik invoeren?

Als in dit artikel gesproken wordt over afwezigheidsuren, gaat dit enkel over de afwezigheidsuren met de soorten Vakantie, Ziekte of Bijzonder verlof. Het gaat in dit artikel dus niet over de soort Onbeschikbaar (er wordt niets gedaan met de uren die als onbeschikbaar worden ingevoerd).

Houdt bij het invoeren van afwezigheidsuren rekening met eventuele gewerkte uren in een week (maandag t/m zondag). Indien het aantal gewerkte uren plus het aantal afwezigheidsuren de totale contracturen per week overschrijdt, worden deze geregistreerd als plus-uren.

Hoe worden plus-min uren berekend in Horeko?

Aan de hand van het verschil tussen contracturen en gewerkte (geklokte) & afwezigheidsuren per week, worden er uren op- en/of afgebouwd. Als er meer gewerkte & afwezigheidsuren zijn dan contracturen, worden er uren bij het saldo opgeteld. Als er minder gewerkte & afwezigheidsuren zijn dan contracturen, worden er uren van saldo afgehaald. 

In onderstaand voorbeeld staat de groepering op: Week.

In dit artikel gaat het om de kolom Gewerkte & Afwezige uren. In deze kolom zijn de volgende uren per week (groepering: Week) bij elkaar opgeteld:

• Geklokte uren
• Afwezigheidsuren met soort Vakantie, Ziekte of Bijzonder verlof

Je ziet dat als het aantal uren in de kolom Gewerkte & afwezige uren hoger is dan het aantal contracturen, er plus-uren opgebouwd worden. Als een medewerker meer uren werkt dan het aantal contracturen, worden er logischerwijs plus-uren opgebouwd. Echter, als een medewerker bijvoorbeeld gedeeltelijk werkt en gedeeltelijk vakantie opneemt, kan het voorkomen dat de medewerker plus-uren opbouwt omdat er 'te veel' vakantie-uren ingevoerd zijn. Het is aan jou of je dit zo wilt laten (bijvoorbeeld omdat de verlofdagen opgenomen moeten worden) of aanpassen.

Hoeveel dagen/uren voer je in?

• Als je bij het invoeren van afwezigheid het vinkje voor Hele dag aan zet, wordt het aantal contracturen per dag gerekend. Het systeem kijkt dus naar het aantal contracturen en het aantal contractdagen. Als er in het contract 38 contracturen en 5 contractdagen staan, wordt er 7,6 uur afwezigheid gerekend.
• Als je een specifiek aantal uren invult, bijvoorbeeld van 12:00 tot 17:00 uur, worden er 5 uren afwezigheid gerekend. Let op, er wordt nooit meer dan het aantal contracturen per dag gerekend. Als iemand 7,6 contracturen per dag heeft en je vult 12:00 tot 22:00 uur in, wordt er 7,6 uur gerekend.
• Als je van maandag tot en met zondag afwezigheid invoert, wordt het aantal contracturen gerekend. Als iemand een contract van 38 uur heeft, wordt er 38 uur gerekend. Let op, dit gebeurt dus alleen als de afwezigheid van maandag tot en met zondag ingevoerd is.

Als een medewerker helemaal niet werkt kun je dus één of meerdere hele weken (maandag t/m zondag) van afwezigheid invoeren.

Let op, als een medewerker ook uren klokt, kun je berekenen hoeveel uur je die week nog als afwezig moet invoeren. Hieronder wordt dit met drie voorbeelden toegelicht. 

Voorbeelden

1. Een medewerker met een contract van 40 uur in 5 dagen, werkt in een week maar 20 uur, de rest van de week neemt hij vakantie op. Er moet nog 20 uur vakantie ingevoerd worden, dus:
   > 1 keer 2 hele dagen (8 uur per dag);
   > en 1 keer 1 dag van 4 uur (hele dag uitvinken, bijvoorbeeld van 12:00 tot 16:00 uur).
2. Een medewerker met een contract van 32 in 4 dagen uur is voor 50% ziek. De medewerker werkt 16 uur en je moet nog 16 uur ziekte invoeren, dus:
   > 1 keer 2 hele dagen (8 uur per dag). 
3. Een medewerker met een contract van 38 uur in 5 dagen gaat op vakantie. De medewerker zal die week 3 dagen werken, op maandag, dinsdag en woensdag, en dan gaat ze op vakantie. Je moet nog 2 dagen vakantie invoeren, maar je wilt wel zeker weten dat je haar de rest van de week niet inplant, dus dat ze op 'rood' staat. Je voert het volgende in:
   >1 x 2 hele dagen vakantie (7,6 uur per dag), bijvoorbeeld op de donderdag en vrijdag;
   >1 x 2 hele dagen onbeschikbaarheid, bijvoorbeeld op de zaterdag en zondag.

Wil je een afwezigheidsverzoek wijzigen voordat je deze goedkeurt?

Als de medewerker zelf een afwezigheidsverzoek heeft ingediend, en je wil deze nog wijzigen voordat je deze goedkeurt, dan kan dat als volgt:

Klik op achter het verzoek op het oogje:

-> klik op Wijzigen:

-> kies vervolgens in de popup voor 'hele periode':

-> voer de gewenste wijzigingen door -> vink Goedgekeurd aan -> klik op Opslaan.

Wat als ik nu nog niet weet hoeveel uur de medewerker zal werken?

Het is in de Horeca vaak vooraf onbekend hoeveel uren een medewerker zal werken. Bij drukte werkt een medewerker veelal meer dan het aantal contracturen per dag. Dit kan ervoor zorgen dat het aantal ingevoerde afwezigheidsuren, bijvoorbeeld opgenomen vakantie-uren, achteraf gewijzigd moet worden. 

Je kunt afwezigheidsuren achteraf wijzigen, hoe je dat moet doen lees je in dit artikel. 

Let op, mocht het voorkomen dat er 'te veel' vakantie-uren worden opgenomen en iemand daardoor plus-uren opbouwt, en je wijzigt dit niet -> De uren verschuiven als het ware van het vakantie-uren saldo naar het plus-min saldo, het is dus niet zo dat de te veel opgenomen vakantie-uren 'verdwijnen'.
Wettelijk gezien gelden andere regels voor de twee saldo's, daarom is het wel goed om dit zo nauwkeurig mogelijk bij te houden.