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Le fichier journal permet d'enregistrer votre chiffre d'affaires par jour et par groupe de chiffre d'affaires. Ces données peuvent être utilisées pour établir des rapports en général, mais surtout pour analyser la productivité.
Allez dans Gestion (Employee) -> Paramètres -> Cliquez sur la flèche droite dans la barre d'onglets en haut et cliquez sur l'onglet "Groupes de chiffre d'affaires". Vous pouvez également y ajouter des groupes de chiffres d'affaires. Il y a 4 groupes de chiffre d'affaires dans Horeko:
Modifiez le groupe de TVA par nom en double cliquant dessus:
Les groupes de TVA correspondent aux pourcentages de TVA suivants :
>Pas de TVA : 0 %
>TVA réduite : 9 %
>TVA réduite Belgique : 12 %
>TVA haute : 21 %
Si vous utilisez Horeko Kitchen Manager, vous pouvez l'ajuster vous-même. Allez dans Gestion (Kitchen) -> Paramètres. Sous la rubrique pourcentage de TVA, ajoutez et supprimez des groupes de TVA et modifiez les noms et/ou les pourcentages en double cliquant dessus. Si vous n'utilisez que Horeko Employee Manager et que vous souhaitez modifier les groupes de TVA ou leur donner d'autres noms, veuillez contacter le service Support (par chat, par e-mail à support@horeko.com ou par téléphone au +31 (0) 88-7119711).
Dans le fichier journal (Allez dans Gestion (Employee) -> Fichier journal), vous pouvez entrer le chiffre d'affaires manuellement. Cliquez ensuite sur Enregistrer en haut.
Les jours marqués en vert dans le calendrier en haut de la page permettent de voir facilement si le fichier journal a été rempli et enregistré pour cette date. D'autres informations peuvent être ajoutées dans le champ de texte.
Importer le chiffre d'affaires automatiquement
Il est également possible d'importer le chiffre d'affaires automatiquement, mais cela nécessite un lien avec la caisse enregistreuse. Pour plus d'informations sur la demande d'un lien avec la caisse enregistreuse, lisez l'article sur les liens avec la caisse enregistreuse.
Avant de pouvoir remplir automatiquement le fichier journal, il est nécessaire de faire quelques paramétrages. Allez dans Gestion (Employee) -> Paramètres -> Groupes de chiffre d'affaires de la caisse enregistreuse (l'onglet le plus à droite). La colonne Nom du groupe représente le groupe de chiffre d'affaires de la caisse enregistreuse. Les groupes de chiffre d'affaires de la caisse enregistreuse doivent être liés au bon groupe de chiffre d'affaires dans Horeko, en double-cliquant sur le champ vide de la colonne Sorte.
Si la caisse enregistreuse est répartie en plusieurs services, vous pouvez les relier à des services dans Horeko. Vous pouvez également le faire en double-cliquant sur le champ vide dans la colonne de droite Service:
En général, une caisse enregistreuse est répartie en lieux, qui sont tous liés au même service, par exemple:
À moins que le chiffre d'affaires ne soit déjà importé et réparti par service, il n'est pas possible de répartir automatiquement le chiffre d'affaires dans Horeko. Attention : la répartition du chiffre d'affaires par service peut donner une fausse idée de la situation. En réalité, ce n'est pas seulement la cuisine qui est responsable du chiffre d'affaires des aliments. Et le service n'est pas non plus le seul responsable du chiffre d'affaires des boissons. Tout le monde travaille ensemble pour l'ensemble du chiffre d'affaires. Lors d'une analyse de la productivité, nous recommandons toujours de regarder l'ensemble, c'est-à-dire l'ensemble du chiffre d'affaires et l'ensemble des heures pointées, pour une certaine période.
Il convient également de configurer l'heure de fermeture. Le chiffre d'affaires sera inclus dans le fichier journal jusqu'à cette heure. Indiquez l'heure à laquelle vous faites la fermeture, en supposant qu'il s'agit de l'heure la plus tardive. Par exemple, si vous fermez à 23h00 le lundi mais à 02h30 le samedi, choisissez l'heure à laquelle vous fermez au plus tard le samedi.
Attention : si vous travaillez avec la caisse enregistreuse Micros ou Domino, l'heure de fermeture doit toujours être configurée à 23:59. Dans la caisse enregistreuse, et après 00h00, vous pouvez encore annuler/enregistrer les encaissements de la veille, afin que le chiffre d'affaires soit attribué à la bonne date. Horeko reçoit les totaux par date à partir de ces systèmes.
Si tout est correctement configuré, le chiffre d'affaires est automatiquement importé dans le fichier journal. Si vous regardez dans "aujourd'hui", les montants changent constamment. Si vous souhaitez enregistrer le chiffre d'affaires, vous devez le faire manuellement. Allez dans Gestion (Employee) -> Fichier journal Sous la rubrique Chiffre d'affaires (TTC) vous trouverez le bouton Récupérer les données de la caisse enregistreuse.
En cliquant dessus, le chiffre d'affaires de la caisse enregistreuse sera importé. Cliquez sur enregistrer. Tout comme pour la saisie et l'enregistrement manuels du chiffres d'affaires, les jours marqués en vert dans le calendrier en haut indiquent si le fichier journal a été rempli et enregistré pour cette date.
Notifications du fichier journal
Il est possible de recevoir des notifications lorsque des modifications sont apportées au fichier journal. Cliquez sur la flèche vers le bas située en haut à droite derrière le nom de l'entreprise -> Cliquez sur Gestion des droits. Sous la rubrique Notifications, vous trouverez à droite Recevoir des notifications du fichier journal. Si vous le cochez pour un rôle particulier, toutes les personnes ayant ce rôle recevront des notifications concernant le fichier journal.