Importer des ingrédients / Liens avec les fournisseurs

Dans Horeko Kitchen Manager, l'importation d'ingrédients est essentielle pour composer vos sous-recettes et vos plats, faire des calculs, contrôler les marges et fournir des informations sur les allergènes et les nutriments.

Les liens automatiques avec les fournisseurs permettent aux clients d'importer des ingrédients et/ou les dernières mises à jour des prix ou des allergènes de ces ingrédients en un seul clic.

''Et comment doit faire le boulanger du coin?'' Il existe également un template d'importation Excel. Il peut être rempli par vous-même ou par votre fournisseur. Importez ce fichier dans Horeko et tous les ingrédients seront ajoutés à votre base de données.

Il existe 4 façons d'ajouter des ingrédients:

• Automatique - depuis un lien automatique avec le fournisseur;

• Semi-automatique - depuis un fichier Excel spécifique au fournisseur;

• Semi-automatique - depuis un de nos templates d'importation Excel;

• Manuel - en ajoutant les ingrédients manuellement.

Lien automatique avec le fournisseur

Pour de nombreux fournisseurs, les ingrédients et les mises à jour peuvent être importés automatiquement dans Horeko. Pour voir lesquels, allez sur: https://horeko.com/nl/integraties/#suppliers.

Votre fournisseur ne figure pas dans la liste, mais il souhaite faire un lien avec Horeko ? Alors, consultez cet article pour obtenir plus d'informations et les coordonnées des personnes à contacter.

Une grande majorité de ces fournisseurs peuvent faire des importations quotidiennes. Ils préparent pour chaque client des dossiers quotidiens contenant les ingrédients, les prix, les allergènes et les valeurs nutritionnelles. Tous les nouveaux ingrédients sont automatiquement ajoutés dans Horeko et les modifications de prix et autres sont automatiquement écrasées. Les anciens prix des ingrédients restent dans le système et peuvent être trouvés dans un ingrédient sous l'onglet "Historique".

Si vous souhaitez un lien automatique avec un fournisseur dans votre base de données Horeko, veuillez contacter nos collègues du service Support (par chat, par e-mail à support@horeko.com ou par téléphone au +31 (0) 88-7119711). Communiquez toujours votre numéro de client au fournisseur en question. Nous contacterons notre correspondant chez ce fournisseur pour obtenir le lien.

Lorsque nous avons, avec le fournisseur, activé le lien en arrière-plan, le fournisseur doit être ajouté à la base de données du client. En ce qui concerne les liens automatiques, nous le faisons pour vous.

Il y a tout de même une explication sur la manière de procéder. Allez dans Gestion (Kitchen) -> Fournisseurs -> Cliquez sur + Nouveau. Vérifiez que le nom du fournisseur est correct et bien épelé, il doit être identique. À partir de là, vous pouvez importer les fichiers préparés par ce fournisseur.

Une fois le lien activé, vous pourrez effectuer votre première importation le jour suivant. Allez dans Importer -> Sélectionnez le fournisseur. L'importation automatique commence immédiatement lorsque vous sélectionnez le fournisseur.

Il existe un autre moyen d'activer l'importation automatique. Allez dans Tableau de bord -> Sous la rubrique Mises à jour des fournisseurs puis cliquez sur le fournisseur concerné et sur Importer maintenant.

Semi-automatique - Fichier Excel spécifique au fournisseur

Pour certains fournisseurs, les ingrédients ne peuvent pas être importés automatiquement. Ils peuvent vous envoyer un fichier Excel avec leurs ingrédients (mises à jour traitées). Ce fichier a un certain format spécifique au fournisseur. Il est possible de le télécharger dans Horeko pour importer le contenu. Veillez à le mettre à jour chaque semaine/mois et à le télécharger manuellement afin que les prix, les allergènes et les valeurs nutritionnelles restent à jour.

Pour savoir si cela est possible pour vos fournisseurs, veuillez contacter nos collègues du service Support (par chat, par e-mail à support@horeko.com ou par téléphone au +31 (0) 88-7119711).

Ajoutez le fournisseur : Allez dans Gestion (Kitchen) -> Fournisseurs -> Cliquez sur + Nouveau. Un nom est suffisant. Il est possible de fournir plus d'informations si vous le souhaitez.

Allez dans Importer -> Sélectionnez le fournisseur -> Cliquez sur parcourir -> Téléchargez le bon fichier -> Cliquez sur démarrer l'importation.

Semi-automatique - Template d'importation Excel Horeko

Si nous n'avons pas de lien automatique avec un fournisseur ou si certains formats spécifiques au fournisseur ne peuvent pas être importés, utilisez notre template d'importation Excel ou faites-le remplir par votre fournisseur.

L'importation de ce fichier fonctionne de la même manière que pour le fichier Excel spécifique au fournisseur.

Les 5 premières colonnes doivent être remplies pour pouvoir importer:

1. Numéro d'article
   (S'ils n'existent pas, entrez des numéros d'articles fictifs)

2. Nom

3. Contenu
   Vous pouvez le remplir de deux manières. Soit en indiquant une quantité, par exemple 500 s'il s'agit de 500 grammes de fromage. Cela est importé en tant que 1 x 500 grammes.

   Soit en entrant 2 quantités, par exemple 10x250 si c'est 10x250 millilitres de lait. Cela sera importé comme 10 x 250 millilitres.

4. Unité
   Vous avez le choix entre 3 unités, à savoir les kilos, les litres et les pièces. Pour les unités kilo et litre, vous pouvez également utiliser le gramme, le millilitre et le centilitre.

5. Prix d'achat HT

Résultats

Lorsque l'importation est terminée, les résultats de l'importation s'affichent:

Vous pourrez ainsi voir quels ingrédients ont été mis à jour, lesquels sont restés inchangés et lesquels n'ont pas été reconnus.

Cliquez sur "Voir les résultats" pour voir ce qui s'est produit:

Sous l'onglet "Non reconnu", vous pouvez voir quels produits n'ont pas pu être reconnus. C'est souvent parce que la mauvaise unité a été saisie.

Sous l'onglet "Recettes modifiées", vous pouvez voir les modifications apportées à chaque recette en termes de prix de vente et de marge:

 

Si vous cliquez sur Produits non importés, vous verrez quels produits n'ont pas pu être importés pour chaque fournisseur. C'est souvent parce que la mauvaise unité a été saisie.

ASTUCE : double-cliquez sur un produit pour entrer les valeurs correctes et continuer à mettre à jour/importer l'ingrédient.

Pour plus d'informations sur les unités, consultez l'article sur les ingrédients.

Ajouter un ingrédient manuellement

Pour ajouter un ingrédient manuellement, cliquez sur Recettes -> Ingrédients -> + Nouveau. Indiquez toutes les informations dont vous disposez. Sous la rubrique Informations sur les prix, indiquez comment vous recevrez l'ingrédient, c'est-à-dire combien (€) coûte le colis, combien de produits se trouvent dans un même colis et quelle est la quantité utilisable par produit. Pour en savoir plus, consultez l'article sur les ingrédients. En entrant un code EAN, une indication est immédiatement donnée pour savoir si le produit a été trouvé chez PS in Foodservice. Allez dans l'onglet "Nutrition / Nutriments" pour vérifier que tout est rempli. Pour en savoir plus, consultez l'article sur ajouter des informations sur les allergènes.