[Secrétariat social] Exportation vers Prisma

[Belgique]

Prisma est un secrétariat social. Cela signifie qu'il gère certaines tâches administratives pour des entreprises ou employeurs, notamment le traitement des salaires.

Chaque mois, les heures travaillées par les employés, ainsi que d'autres informations comme les heures de maladie, de congé ou de congé spécial, doivent être transmises à Prisma.

Pour faciliter ce processus, Horeko a conçu un fichier d'exportation au format TXT qui peut être importé directement dans Prisma. Cet article vous explique comment configurer cette exportation.

Créer un export Prisma

1. Dans le back-office, allez dans Gestion (Employee) → Paramètres → Onglet Liens RH.
2. Sous Synchroniser avec, sélectionnez Prisma.
3. Pour chaque service, saisissez le numéro d'employeur correspondant:
4. Ajoutez en-dessous des codes pour les différents types d'heures.
   Important : les heures d'absence ne sont pas associées à un service spécifique dans Horeko, mais uniquement à l'employé. Pour que ces heures puissent être exportées, le numéro d'employeur, le numéro de service et le numéro de contrat doivent être identiques pour tous les services. Si ces paramètres sont les mêmes pour tous les services, les données nécessaires seront utilisées pour générer les codes. Si ce n’est pas le cas, il sera impossible de déterminer les données à inclure dans les codes.
   
   >Heures exportables : une coche verte s’affiche derrière le type d’heure.
   
   >Heures non exportables : une croix rouge apparaît derrière le type d’heure.
5. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Vérifier les numéros de personnel

Si une liaison avec Prisma est configurée, il est possible de saisir un numéro de personnel différent pour chaque service auquel un employé est affecté.

Si un numéro de personnel existait déjà dans Horeko avant la configuration de cette liaison, ce numéro a été automatiquement copié dans tous les services où l'employé est assigné.

Pour modifier ces numéros, allez dans Employés > sélectionnez l’employé concerné > Ouvrez la section Détails du service :

Si vous voyez plus de services que ceux auxquels l'employé est actuellement affecté, cela signifie que des heures pointées sont enregistrées pour cet employé dans ce service. Si ces heures pointées doivent encore être exportées, assurez-vous qu’un numéro de personnel est renseigné pour chaque service concerné.

Exporter les heures

1. Dans le back-office, allez dans Gestion (Employee) → Rapports → Exportation des heures pour le traitement des salaires.
2. Définissez la période et appliquez les filtres nécessaires, par exemple par service, équipe ou type de contrat.
3. Sélectionnez le modèle Prisma.
4. [Optionnel] Effectuez un test d’exportation : cochez Test export pour générer un fichier Excel. Cela vous permettra de vérifier les heures qui seront exportées et les codes générés.
5. Décochez Test export, puis cliquez sur Exporter pour exporter les codes d'heure dans un fichier txt.
6. Le fichier sera téléchargé.

Attention : vous devez obligatoirement enregistrer un numéro de personnel dans Horeko pour chaque employé inclus dans l'exportation. Ce numéro est indispensable, car il sera intégré au fichier exporté. Si un numéro de personnel manque pour un employé, une erreur s’affichera pendant l’exportation.