[Sociaal secretariaat] Export naar Securex

[Belgique]

Securex est un secrétariat social. Un secrétariat social est une organisation qui prend en charge diverses tâches administratives pour d'autres entreprises ou employeurs, telles que la gestion des salaires.

Chaque mois, les heures travaillées par les employés, ainsi que d'autres données telles que les heures de maladie, les heures de congé ou les heures de congé spécial, doivent être transmises au secrétariat social. 

Horeko a développé un export zip (contenant des fichiers .LON) qui peut être importé directement dans Securex. Dans cet article, vous pouvez lire comment réaliser cette exportation.

Configurer l'exportation Securex

1. Dans le back-office, allez dans Gestion (Employee) -> Paramètres -> onglet Liens RH.
2. Sélectionnez Synchroniser avec : Securex.
3.  Pour chaque service, indiquez votre numéro d'employeur : 
   
    (Attention, le numéro d'employeur ne peut contenir que des chiffres) 
4. En bas, vous pouvez sélectionner différents types d'heures en saisissant un code d'heure. Les codes d'heure peuvent contenir des chiffres et des lettres. 
   
   Notez que les heures d'absence dans Horeko sont associées à l'employé, et non à un service spécifique. Ces heures d’absence ne peuvent donc être exportées que si tous les paramètres (numéro d'employeur, numéro de service, numéro de contrat) sont les mêmes pour tous les services. Dans ce cas, ces données peuvent être utilisées pour générer les codes. Si ces paramètres varient d’un service à l’autre, il devient impossible de déterminer quelles données doivent être utilisées dans les codes. 
    >S'il est possible d'exporter les heures d'absence, une coche verte apparaît à côté du type d’heure. 
    
    >S'il n'est pas possible d'exporter les heures d'absence, une croix rouge apparaît à côté du type d'heure. 
   
   
   
5. Klik bovenin op Opslaan.

Vérifier les numéros d’employés

Si un lien Securex a été établi, vous pouvez attribuer un numéro d'employé différent pour chaque service auquel un employé est affecté. Si un numéro d'employé existait déjà dans Horeko avant l'établissement de ce lien, il est désormais automatiquement copié pour tous les services où l'employé est affecté. Vous souhaitez modifier cela ?

Allez dans Employés -> sélectionnez l'employé concerné -> allez dans la rubrique Détails du service : 

Vous voyez plus de services répertoriés que le nombre de services auxquels l'employé est actuellement affecté ? Cela signifie qu'il y a des heures pointées pour cet employé dans ces services. Si ces heures pointées doivent encore être exportées -> assurez-vous qu'un numéro d’employé est renseigné.

Le numéro d'employé ne peut contenir que des chiffres.

Exporter des heures

1. Dans le back-office, allez dans Gestion (Employee) -> Rapports -> Exportation des heures pour le traitement des salaires.
2. Sélectionnez les dates souhaitées et d'autres filtres, par exemple les services, les équipes ou les types de contrat.
3. Sélectionnez le modèle : Securex.
4. [Optionnel] Testez l'exportation - En cochant l'option Tester l'exportation, vous pouvez générer un export vers Excel pour visualiser les heures qui seront exportées et vérifier la structure des codes.
5. Cliquez sur Exporter (sans cocher Tester l'exportation) pour exporter les heures. Un fichier zip contenant des fichiers .LON sera généré. Ces fichiers, destinés au secrétariat social, peuvent être ouverts avec un éditeur de texte. Un autre fichier est créé pour chaque service nécessitant une exportation des heures.

Il est obligatoire de saisir le numéro d'employé dans Horeko pour toutes les personnes concernées par l'exportation, car ce numéro sera inclus dans le fichier exporté. Si un numéro d'employé est manquant, un message d'erreur s'affichera lors de l'exportation.

Autres informations : Les deux premières lignes de l'exportation sont toujours différentes et ne contiennent pas de codes d’heure :

1. La première ligne indique s'il s'agit d'un fichier d’environnement de production ou d’acceptation. C’est obligatoire. Il s’agit toujours d’un fichier de production.
2. La deuxième ligne affiche un enregistrement C1, qui contient des informations générales sur la période d’exportation, notamment la date de la première exportation et la date de la dernière exportation.