Afwezigheid - Ziekte

Als een medewerker ziek is en daardoor niet kan werken en niet aan zijn of haar contracturen kan voldoen, kun je voor die medewerker ziekte invoeren. De ingevoerde ziekte-uren worden opgeteld bij geklokte uren (als die er zijn) en zorgen ervoor dat de medewerker geen min-uren opbouwt.

Dit geldt alleen voor medewerkers die plus-min uren opbouwen en dus betaald krijgen op basis van contracturen. Als je ziekte invoert voor een medewerker waarbij dit niet van toepassing is, en die betaald krijgt op basis van gewerkte uren, gebeurd er niets met de ingevoerde uren. Je kunt ze wel terugvinden bij de afwezigheid van de medewerker.

Ziekte invoeren

Ga naar Planning -> Rooster -> klik bovenin op + Afwezigheid ->

-selecteer desbetreffende medewerker;

-vul juiste data in;

-zet het vinkje voor Hele dag uit als de ziekte enkel voor een bepaalde tijd op die dag geldt, en vul de juiste tijden in;

-selecteer de soort Ziekte;

-vul eventueel een omschrijving in;

-vink terugkerend aan als de afwezigheid door ziekte voor een bepaalde periode hetzelfde is en vul in hoe frequent de afwezigheid herhaalt moet worden;

-> klik op opslaan.

Wat voer je in?

• Als je bij het invoeren van ziekte het vinkje voor Hele dag aan zet, wordt het aantal contracturen per dag gerekend. Het systeem kijkt dus naar het aantal contracturen en het aantal contractdagen. Als er in het contract 38 contracturen en 5 contractdagen staan, wordt er 7,6 uur ziekte gerekend.

• Als je een specifiek aantal uren invult, bijvoorbeeld van 12:00 tot 17:00 uur, worden er 5 uren ziekte gerekend. Let op, er wordt nooit meer dan het aantal contracturen per dag gerekend. Als iemand 7,6 contracturen per dag heeft en je vult 12:00 tot 22:00 uur in, wordt er 7,6 uur gerekend.

• Als je van maandag tot en met zondag ziekte invoert, wordt het aantal contracturen gerekend. Als iemand een contract van 38 uur heeft, wordt er 38 uur gerekend. Let op, dit gebeurt dus alleen als de ziekte van maandag tot en met zondag ingevoerd is.

Als een medewerker helemaal niet werkt kun je dus één of meerdere hele weken (maandag t/m zondag) van ziekte invoeren.

Als een medewerker ook uren klokt, kun je berekenen hoeveel uur je die week nog als ziek moet invoeren.

Voorbeeld: Een medewerker met een contract van 40 uur klokt deze week maar 20 uur. Er moet nog 20 uur ziekte ingevoerd worden, dus 1 keer 2 hele dagen (8 uur per dag) en 1 keer 1 dag van 4 uur.

App

Wanneer de medewerker zichzelf via de app ziek meldt, kan je instellen dat de medewerker een pop-up ontvangt waarin je kan aangeven dat er ook contact met de manager opgenomen dient te worden. Dit kan je instellen bij Beheer Employee -> Instellingen -> tabblad Afwezigheid. 
Hier kan je aanvinken dat je wil dat er een bericht naar voren komt als de medewerker via de app ziekte invoert, en ook het bericht zelf invoeren.

Wachturen

Als je onder de Horeca CAO valt mag je als werkgever één wachtdag inhouden per keer dat een medewerker ziek is. Als je onder de wet valt zijn dit er maximaal twee, mits dit in het contract of bedrijfsreglement vermeld staat.

Let op, als een medewerker binnen 4 weken opnieuw ziek wordt, telt dit als één ziekteperiode. Er mag dan niet opnieuw een wachtdag ingehouden worden.

Een wachtdag kan worden ingehouden op het salaris of ingewisseld worden met bovenwettelijk verlof. Zorg ervoor dat ook dit duidelijk in het contract of bedrijfsreglement vastgesteld is. Ook wat er gebeurd als de bovenwettelijke vakantiedagen op zijn.

Wachturen invoeren in Horeko

Om bij het invoeren van ziekte wachturen te kunnen invullen, moet deze optie aan staan in de desbetreffende contractsoort. Ga naar Beheer (Employee) -> Instellingen -> tabblad 'Contractsoorten'. Per contractsoort kun je hier aanvinken of wachturen van toepassing zijn.

Als wachturen voor een medewerker van toepassing zijn, verschijnt er tijdens het invoeren van ziekte een extra invulveld waarin je de wachturen kunt invullen.

Wachturen verwerken - Inhouden op salaris of inwisselen met bovenwettelijk verlof?

Omdat het per bedrijf verschilt wat er met wachturen gedaan wordt, doet Horeko niets met de ingevoerde wachturen. Deze komen wel naar voren in de rapportage Urenoverzicht gedetailleerd.

Als je de wachturen wilt inwisselen met bovenwettelijk verlof kun je een correctie doen op de vakantie-uren van de medewerker. Ga naar Medewerkers -> dubbelklik op desbetreffende medewerker -> ga naar het tabblad 'Vakantie-uren' -> dubbelklik op + Nieuwe correctie en voeg een negatieve correctie toe.

Als je de wachturen wilt inhouden op het salaris van een medewerker, kun je dit zelf in jouw salarisadministratie verwerken of aan jouw boekhouder doorgeven. Als je gebruik maakt van de rapportage Urenexport voor salarisverwerking, kun je de wachturen daar eventueel ook in naar voren laten komen. Als je hier vragen over hebt kun je contact opnemen met support (chat, mail naar support@horeko.com of bel naar +31 (0) 88-7119711).