1. Employee Manager
  2. Dimona en Dagcontracten

Dimona - Scenario's en aangiftes beheren

Scenario's 

Eerder heb je in de Dimona instellingen (Beheer Employee -> Instellingen -> tabblad 'Dimona') geselecteerd of je aangiftes wilt maken vanuit het rooster en/of het klokken.

Er zijn in grote lijnen 3 scenario's voor het versturen van aangiftes.

  1. Wel aangiftes versturen vanuit het rooster;
    wel aangiftes versturen vanuit klokken;
    wel een dienst ingepland / geen dienst ingepland.
  2. Geen aangiftes versturen vanuit het rooster;
    wel aangiftes versturen vanuit klokken;
    wel een dienst ingepland / geen dienst ingepland.
  3. Wel aangiftes versturen vanuit het rooster;
    geen aangiftes versturen vanuit klokken;
    wel een dienst ingepland / geen dienst ingepland.

Scenario 1 

Wel een dienst ingepland

Als je het rooster publiceert, worden er direct aangiftes verstuurd naar de RSZ.

Let op,
> je kunt een rooster niet meer van gepubliceerd afhalen, als je aangiftes verstuurd vanuit het rooster. Je kunt uiteraard wel wijzigingen op het rooster doorvoeren, het systeem verstuurt dan direct de benodigde Dimona aangiftes;

Na verwerking bij de RSZ krijg je in Horeko te zien of de aangiftes geaccepteerd zijn of niet, ofwel of je voldaan hebt aan de voorwaarden van het desbetreffende statuut. Ook is het een voordeel dat de uren direct gereserveerd zijn voor de medewerkers. Voor sommige statuten geldt namelijk een maximaal aantal uren. 

Als de medewerkers inklokken, wordt er gecontroleerd of de inkloktijd overeenkomt met de starttijd van de geroosterde dienst. Als dit wel het geval is, gebeurt er niets. Als dit niet het geval is, wordt er een update verzonden naar RSZ. Dezelfde controle wordt gedaan bij het uitklokken.


Geen dienst ingepland

Er is geen dienst ingepland maar een medewerker klokt alsnog in. De eerste aangifte wordt verzonden zodra de medewerker inklokt. Omdat er geen geroosterde dienst is om de eindtijd te bepalen, wordt de maximale duur van een dienst aangehouden, namelijk 8 uur voor Flexi-job en 11 uur voor Student en Extra.

Bij het uitklokken wordt er een update verzonden met de werkelijke eindtijd. 

Scenario 2

Wel een dienst ingepland

Er is wel een dienst ingepland maar er worden geen aangiftes verzonden vanuit het rooster. De eerste aangifte wordt dan verzonden zodra de medewerker inklokt. Daarbij wordt de inkloktijd aangehouden als starttijd. De eindtijd van de geroosterde dienst wordt aangehouden als eindtijd van de aangifte.

Bij het uitklokken wordt gecontroleerd of de uitkloktijd overeenkomt met de eindtijd van de dienst. Als dat niet zo is, wordt er een update verzonden naar de RSZ. Als dat wel zo is, gebeurt er niets. 


Geen dienst ingepland

Er is geen dienst ingepland. De eerste aangifte wordt verzonden zodra de medewerker inklokt. Omdat er geen geroosterde dienst is om de eindtijd te bepalen, wordt de maximale duur van een dienst aangehouden, namelijk namelijk 8 uur voor Flexi-job en 11 uur voor Student en Extra.

Bij het uitklokken wordt er een update verzonden met de werkelijke eindtijd. 

Scenario 3

Wel een dienst ingepland

Als je het rooster publiceert worden er direct aangiftes verstuurd naar de RSZ.

Let op, je kunt een rooster niet meer van gepubliceerd afhalen, als je aangiftes verstuurd vanuit het rooster. Je kunt uiteraard wel wijzigingen op het rooster doorvoeren, het systeem verstuurt dan direct de benodigde Dimona aangiftes.

Na verwerking bij de RSZ krijg je in Horeko te zien of de aangiftes geaccepteerd zijn of niet, ofwel of je voldaan hebt aan de voorwaarden van het desbetreffende statuut. Ook is het een voordeel dat de uren direct gereserveerd zijn voor de medewerkers. Voor sommige statuten geldt namelijk een maximaal aantal uren. 

Als de medewerkers in- en uitklokken, gebeurt er niets.

Wij raden aan dit scenario in de praktijk niet te gebruiken, omdat het verschil tussen het rooster en de werkelijkheid niet in updates verzonden wordt naar de RSZ.


Geen dienst ingepland

Er is geen dienst ingepland dus vanuit het rooster wordt geen aangifte verzonden. Als de medewerker in- en uitklokt wordt er ok geen aangifte of update verzonden. Wij raden aan dit scenario in de praktijk niet te gebruiken, omdat dit de onwenselijke situatie kan opleveren dat medewerkers werkzaam zijn zonder dat er enige aangiftes verzonden naar de RSZ.

Afrondregels

Wij raden aan afrondregels te gebruiken, om het aantal UPDATE aangiftes te beperken. Het is essentieel dat je nooit meer dan 5 minuten terug in de tijd (ofwel niet lager dan -5) afrond, omdat er dan geen aangiftes gemaakt worden om laattijdigheid te voorkomen. Dit geldt niet voor het afronden vooruit in de tijd (bijvoorbeeld hoger dan +5). 

Controle

Horeko controleert niet of aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan voor elk individueel statuut. Vanuit RSZ krijg je terugkoppeling of het gelukt is of niet. Daarom is het belangrijk om dit zelf in de gaten te houden.


Aangiftes beheren 

Klik in het linker menu op Dimona, om de aangiftes te beheren. 

Je kunt twee verschillende overzichten bekijken.

overview

In het overzicht per aangifte zie je alle aangiftes op chronologische volgorde. In het overzicht per medewerker wordt dit per medewerker op chronologische volgorde weergegeven. 

Als je het vinkje Verberg verlopen declaraties aanzet, zie je alleen de aangiftes van diensten van vandaag en in de toekomst. 

Enkele kolommen toegelicht:

  • Het periodenummer is een uniek nummer per tewerkstelling die wij vanuit RSZ ontvangen.
  • Bij Soort Dimona zijn er 3 mogelijkheden:
    IN - De eerste melding van een tewerkstelling
    UPDATE - Een wijziging op een eerder gemelde tewerkstelling
    CANCEL - Een annulering van een eerder gemelde tewerkstelling
  • Bij Horeko status wordt weergegeven of de aangifte is goedgekeurd of niet.
    Let op, dit gaat om de goedkeuring in Horeko, ofwel of de aangifte goedgekeurd is om te verzenden naar de RSZ.
    Als je automatisch goedkeuren hebt aan staan, staan hier altijd vinkjes. Als je automatisch goedkeuren niet hebt aan staan en je hebt een aangifte nog niet goedgekeurd, staat hier niets. Als je de aangifte hebt afgekeurd, staat hier een kruisje. Later in dit artikel wordt uitgelegd waar en hoe je aangiftes kunt keuren. 
  • Bij Dimona status zijn er 3 mogelijkheden: 
    GESLAAGD - De aangifte is geaccepteerd door RSZ
    WAARSCHUWING - Je ontvangt een terugkoppeling vanuit RSZ dat de aangifte in beginsel wel geaccepteerd is, maar er niet voldaan is aan de voorwaarde van het desbetreffende statuut. Voorbeeld: Wel geaccepteerd dat iemand komt werken, maar er is niet voldaan aan de voorwaarden voor flexijobs. 
    FOUT – De aangifte is niet geaccepteerd door RSZ. Voorbeelden: verkeerd INSZ nummer / medewerker staat al bij een ander bedrijf aangemeld. 

Dimona

 

Als je dubbelklikt op de aangifte komt er meer informatie naar voren, zoals de gegevens van de medewerker, of de verzending van de aangifte is goedgekeurd en door wie (als je automatisch goedkeuren hebt aan staan, staat er autoprove) en wanneer. Ook worden ter controle, onder Dimona details, de gegevens vanuit RSZ op basis van het INSZ nummer weergegeven. Deze zou informatie zou dus altijd overeen moeten komen met de gegevens in Horeko.

Aangifte details1

In dit voorbeeld is de Dimona status: Waarschuwing. Onder Reactie bij omschrijving zie je wat er niet in orde is. In dit voorbeeld is de aangifte wel geaccepteerd, maar is er niet voldaan aan de voorwaarden voor flexijobs. 

Aangifte details2

Als je een waarschuwing/fout terug krijgt vanuit RSZ, kun je in jouw RSZ omgeving de aangifte aanpassen/opnieuw doen. Dit kan ook in Horeko door bijvoorbeeld dienst te verwijderen en iemand anders in te roosteren, of door de tijden van de dienst aan te passen.

Let op, als je bij medewerkers de contractsoort wijzigt naar een ander statuut, of bij de Dimona instellingen wijzigingen doet, dan worden er niet met terugwerkende kracht aangiftes verzonden. Mocht je dit willen, neem contact op met support om te overleggen (chat, mail naar support@horeko.com of bel naar +32 (0)3 303 72 60)


Aangiftes keuren - Dimona wachtrij

Als je in de Dimona instellingen Gebruik automatisch goedkeuren voor inklok- en uitklok aangiftes niet geselecteerd hebt, moet je de aangiftes eerst goedkeuren. Dat doe je in de Dimona wachtrij. 

Ga naar Beheer (Employee) -> Dimona wachtrij. Hier kun je de aangiftes openen en goedkeuren door op de knop goedkeuren te klikken. Ook kun je in het overzicht meerdere aangiftes tegelijk aanvinken en dan goedkeuren.

Het systeem houdt rekening met de regels voor het tijdig doen van aangiftes. Dit betekent dat het systeem geen aangiftes zal doen die te ver in het verleden liggen, om te voorkomen dat dit een laattijdige aangifte zou worden.