Dimona - Aangiftes beheren & Regels

Horeko controleert niet of aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan voor elk individueel statuut. Vanuit RSZ krijg je terugkoppeling of het gelukt is of niet. Daarom is het belangrijk om dit zelf in de gaten te houden.

Aangiftes beheren 

Klik in het linker menu op Dimona, om de aangiftes te beheren. 

Je kunt twee verschillende overzichten bekijken.

In het overzicht per aangifte zie je alle aangiftes op chronologische volgorde. In het overzicht per medewerker wordt dit per medewerker op chronologische volgorde weergegeven. 

Als je het vinkje Verberg verlopen declaraties aanzet, zie je alleen de aangiftes van diensten van vandaag en in de toekomst. 

Enkele kolommen toegelicht:

Periode

Het periodenummer is een uniek nummer per tewerkstelling die wij vanuit RSZ ontvangen.

Soort Dimona

Bij Soort Dimona zijn er 3 mogelijkheden:
IN - De eerste melding van een tewerkstelling
UPDATE - Een wijziging op een eerder gemelde tewerkstelling
CANCEL - Een annulering van een eerder gemelde tewerkstelling

Horeko Status

Bij Horeko status wordt weergegeven of de aangifte is goedgekeurd of niet.
Let op, dit gaat om de goedkeuring in Horeko, ofwel of de aangifte goedgekeurd is om te verzenden naar de RSZ.

Automatisch goedkeuren staat niet aan:

Als je automatisch goedkeuren niet hebt aan staan en je hebt een aangifte nog niet goedgekeurd, staat hier niets. Als je de aangifte hebt afgekeurd, staat hier een kruisje. Later in dit artikel wordt uitgelegd waar en hoe je aangiftes kunt keuren. 

Automatisch goedkeuren staat wel aan - Algemene Dimona regels:

Als je automatisch goedkeuren wel aan hebt staan, worden in principe vanuit jou als werkgever alle aangiftes goedgekeurd. Echter, Horeko checkt voor het versturen van de aangiftes ook nog de volgende regels. Als een aangifte niet aan één of meerdere van deze regels voldoet, dan wordt deze niet verzonden. 

IN AANGIFTES:

• Het is niet mogelijk om een IN aangifte doen voor een dienst in het verleden begonnen is, daarom kon deze aangifte niet verzonden worden.

UPDATE AANGIFTES:

• Het is niet mogelijk om een UPDATE aangifte te doen met een andere starttijd dan de IN aangifte, als de starttijd van de UPDATE aangifte in het verleden is (ten opzichte van de tijd waarop de UPDATE aangifte gedaan wordt).

UPDATE AANGIFTES - Alleen voor FLEXI & EXTRA:

• Als de shift eerder eindigt dan initieel is doorgegeven, heeft de werkgever tot aankomend middennacht om een UPDATE aangifte te doen.
• Als de shift later eindigt dan initieel is doorgegeven, heeft de werkgever tot 8 uur na de initieel doorgegeven eindtijd om een UPDATE aangifte te doen.
• Als de eindtijd van de IN aangifte tussen 20:00 en 24:00 uur lag, heeft de werkgever tot 08:00 uur de volgende ochtend om een UPDATE aangifte te doen.

IN EN UPDATE AANGIFTES – Alleen voor STUDENTEN:

• Maximaal één aangifte per dag met daarop het totaal aantal gewerkte uren.
  Let op:
  -Als de medewerker twee diensten op één dag draait, laat de medewerker dan een lange pauze klokken.
  -Het aantal uren wordt altijd naar boven afgerond, naar hele uren.
  -Als er bij de UPDATE aangifte andere werktijden zijn maar het aantal uren is nog steeds hetzelfde, hoeft deze niet verstuurd te worden.
  - Een wijziging van het aantal uren wanneer de Dimona tijdig werd ingediend, wordt niet als een laattijdige Dimona beschouwd.

Dimona status

Bij Dimona status zijn er 3 mogelijkheden: 
GESLAAGD - De aangifte is geaccepteerd door RSZ
WAARSCHUWING - Je ontvangt een terugkoppeling vanuit RSZ dat de aangifte in beginsel wel geaccepteerd is, maar er niet voldaan is aan de voorwaarde van het desbetreffende statuut. Voorbeeld: Wel geaccepteerd dat iemand komt werken, maar er is niet voldaan aan de voorwaarden voor flexijobs. 
FOUT – De aangifte is niet geaccepteerd door RSZ. Voorbeelden: verkeerd INSZ nummer / medewerker staat al bij een ander bedrijf aangemeld. 

Als je dubbelklikt op de aangifte komt er meer informatie naar voren, zoals de gegevens van de medewerker, of de verzending van de aangifte is goedgekeurd en door wie (als je automatisch goedkeuren hebt aan staan, staat er autoprove) en wanneer. Ook worden ter controle, onder Dimona details, de gegevens vanuit RSZ op basis van het INSZ nummer weergegeven. Deze zou informatie zou dus altijd overeen moeten komen met de gegevens in Horeko.

In dit voorbeeld is de Dimona status: Waarschuwing. Onder Reactie bij omschrijving zie je wat er niet in orde is. In dit voorbeeld is de aangifte wel geaccepteerd, maar is er niet voldaan aan de voorwaarden voor flexijobs. 

Als je een waarschuwing/fout terug krijgt vanuit RSZ, kun je in jouw RSZ omgeving de aangifte aanpassen/opnieuw doen. Dit kan ook in Horeko door bijvoorbeeld dienst te verwijderen en iemand anders in te roosteren, of door de tijden van de dienst aan te passen.

Let op, als je bij medewerkers de contractsoort wijzigt naar een ander statuut, of bij de Dimona instellingen wijzigingen doet, dan worden er niet met terugwerkende kracht aangiftes verzonden. Mocht je dit willen, neem contact op met support om te overleggen (chat, mail naar support@horeko.com of bel naar +32 (0)3 303 72 60)

Aangiftes keuren - Dimona wachtrij

Als je in de Dimona instellingen Gebruik automatisch goedkeuren voor inklok- en uitklok aangiftes niet geselecteerd hebt, moet je de aangiftes eerst goedkeuren. Dat doe je in de Dimona wachtrij. 

Ga naar Beheer (Employee) -> Dimona wachtrij. Hier kun je de aangiftes openen en goedkeuren door op de knop goedkeuren te klikken. Ook kun je in het overzicht meerdere aangiftes tegelijk aanvinken en dan goedkeuren.

Het systeem houdt rekening met de regels voor het tijdig doen van aangiftes. Dit betekent dat het systeem geen aangiftes zal doen die te ver in het verleden liggen, om te voorkomen dat dit een laattijdige aangifte zou worden.