[Sociaal secretariaat] Export naar GroupS

[België]

GroupS is een sociaal secretariaat. Een sociaal secretariaat is een organisatie die voor andere bedrijven of werkgevers een aantal administratieve taken afhandelt, waaronder de salarisadministratie.

Elke maand moeten de gewerkte uren van medewerkers, en in sommige gevallen ook andere gegevens zoals ziekte-uren, verlof-uren of bijzonder verlof-uren, verstuurt worden naar het sociaal secretariaat. 

Horeko heeft een txt export ontwikkeld welke direct in GroupS geimporteerd kan worden. In dit artikel lees je hoe je deze export kan maken.

GroupS export instellen

1. Ga in de backoffice naar Beheer (Employee) -> Instellingen -> tabblad HR koppelingen.
2. Selecteer bij Synchroniseren met: GroupS.
3. Vul per afdeling jullie Werkgevernummer en Connectienummer hier in:
   
   Weet je niet wat jullie werkgevernummer en connectienummer is? Neem contact op met GroupS om deze op te vragen.
   Let op, jullie hebben als het goed is maar één connectienummer, deze is dus identiek en moet je dus bij elke afdeling invullen. 
4. Onderin kan je verschillende urensoorten aanzetten door een urencode in te voeren.
   Let op! Afwezigheidsuren zijn in Horeko niet gekoppeld aan een specifieke afdeling, maar alleen gekoppeld aan de medewerker. Om die reden kunnen afwezigheidsuren alleen geëxporteerd worden als alle instellingen (werkgevernummer, afdeling nummer, contractnummer) voor alle afdelingen hetzelfde zijn, in dat geval kunnen die gegevens namelijk worden gebruikt om de codes te creëren. Als de instellingen per afdeling verschillen, kan niet bepaald worden welke gegevens gebruikt moeten worden in de codes.
   >Als het wel mogelijk is de afwezigheidsuren te exporteren, verschijnt er een groen vinkje achter de urensoort.
    
   >Als het niet mogelijk is de afwezigheidsuren te exporteren, verschijnt er een rood kruisje achter de urensoort. 
   
5. Klik bovenin op Opslaan.

Personeelsnummers controleren

Als er een GroupS koppeling ingesteld is, is het mogelijk om per afdeling waarin een medewerker ingedeeld is, een ander personeelsnummer in te vullen. Als er al een personeelsnummer in Horeko stond voordat je dat koppeling instelde, is deze nu automatisch gekopieerd voor alle afdelingen waar de medewerker in zit. Wil je dit wijzigen?

Ga naar Medewerkers -> selecteer de desbetreffende medeweker -> ga naar het kopje Afdeling details:

Zie je meer afdelingen staan dan het aantal afdelingen waar de medewerker op dit moment in ingedeeld is? Dan is dat omdat er gekokte uren zijn voor deze medewerker in die afdeling. Als die gekokte uren nog geëxporteerd moeten worden -> zorg ervoor dat er een personeelsnummer ingevuld is. 

Uren exporteren

1. Ga in de backoffice naar Beheer (Employee) -> Rapportages -> Urenexport voor salarisverwerking.
2. Selecteer de gewenste data en overige filters, bijvoorbeeld afdelingen, teams of contractsoorten.
3. Selecteer template: GroupS.
4. [Optioneel] Test export - Als je Test export aanvinkt kan je een export naar Excel maken, om te zien welke uren er geëxporteerd zullen worden en/of hoe de codes zijn opgebouwd.
5. Klik op Exporteer (zonder dat Test export aangevinkt is) om de urencodes te exporteren naar een txt bestand. 
6. Er wordt nu een zip-bestand gedownload. Als je dit bestand opent vind je daarin 2 txt bestanden.
   >Het bestand met de bestandsnaam die begint met SA is het reguliere bestand
   >Het bestand met de bestandsnaam die begint met PC is het bestand inclusief starturen

Let op, het is verplicht om voor iedereen waarvoor je de export maakt het personeelsnummer ingevoerd te hebben in Horeko, deze wordt namelijk meegenomen in de export. Als er medewerkers zijn waarvoor het personeelsnummer ontbreekt, zal dit bij het exporteren in een foutmelding naar voren komen.