Productiviteitsanalyse

Het is voor elk horecabedrijf van belang om regelmatig de belangrijkste cijfers te analyseren. Eén van de kengetallen die je doorlopend kan monitoren is de arbeidsproductiviteit.

Arbeidsproductiviteit wordt gemeten door de omzet te delen door het aantal gewerkt uren.

Voorbeeld van de productiviteit op één dag:

Omzet: €4000

Geklokte uren (van alle medewerkers samen): 115 uur

€4000 / 115 = €34,78

Arbeidsproductiviteit: €34,78 per uur

Het is belangrijk om eerst een streefproductiviteit te bepalen. Dit kun je doen door een combinatie van benchmark gegevens, historische cijfers, eventueel weersomstandigheden en eigen inzicht en ambitie. 

In Horeko kun je door middel van de Geklokte uren en de omzet in het Logboek, een productiviteitsanalyse maken. In dit artikel lees je hoe dit in zijn werk gaat. 

Productiviteitsanalyse maken

Om in Horeko een productiviteitsanalyse te kunnen maken heb je twee dingen nodig:

  • Gekeurde geklokte uren (bekijk voor meer informatie dit artikel)
  • Opgeslagen omzet in het Logboek (bekijk voor meer informatie dit artikel)

Om de analyse te maken ga je naar Beheer (Employee) -> Rapportages -> Productiviteitsanalyse.

Volg de volgende stappen:

Stap 1 - Gerealiseerde omzet - Inclusief of exclusief BTW?

Of je bij het berekenen van de productiviteit en het loonkostenpercentage de omzet inclusief of exclusief BTW wilt gebruiken, kun je zelf bepalen. Dit is een algemene instelling. Je kunt bij Beheer (Employee) -> Instellingen -> tabblad Algemeen het vinkje aan- of uitzetten.


Dit geldt dan voor zowel:
  • de productiviteitsanalyse;
  • als de widget op het dashboard;
  • als de omzetprognose die je in het rooster invult;
  • als de omzet waarmee wordt gerekend om het loonkostenpercentage op de geklokte uren pagina te berekenen.


In het logboek wordt altijd de omzet inclusief BTW ingeladen (kassakoppeling) of moet je altijd de omzet inclusief BTW invoeren. Afhankelijk van in welke omzetgroep de omzet staat, wordt de BTW er in de productiviteitsanalyse afgehaald als je BTW uitgevinkt hebt.

Stap 2 - Filters invullen

  • Van & Tot en met - Hier selecteer je de periode waarover je de analyse wilt maken.
  • Afdelingen - Hier selecteer je de afdelingen waarvoor je de analyse wilt maken. 
    Let op:
    -In veel gevallen zijn er meerdere afdelingen (bijvoorbeeld bediening, keuken, kantoor, etc.) maar wordt de omzet maar in één afdeling opgeslagen in het Logboek. Daarbij is het dus belangrijk dat je bij deze filter ook alle afdelingen aangevinkt laat staan. Zodoende wordt de productiviteit berekend aan de hand van de totale omzet en het totale aantal geklokte uren. Als je de totale omzet in het Logboek hebt opgeslagen in afdeling bediening, en hier alleen bediening selecteert, kan dit een vertekend beeld geven. 
    -Het is mogelijk om de omzet al in het Logboek te splitsen per afdeling. Echter, het splitsen van omzetten per afdeling kan een vertekend beeld geven. In werkelijkheid is niet enkel de keuken verantwoordelijk voor de Food omzet en de bediening niet enkel verantwoordelijk voor de Drank omzet. Iedereen werkt samen voor de gehele omzet. Bij het maken van een productiviteitsanalyse raden wij ook altijd aan naar het geheel te kijken, dus alle omzet en alle geklokte uren, voor een bepaalde periode.
  • Locaties - Hier selecteer je de locaties waarvoor je de analyse wilt maken.
    Let op, in het Logboek kun je alleen per afdeling de omzet invoeren, dat geldt ook voor een flexibele afdeling met meerdere locaties. Het is dus niet mogelijk om de omzet per locatie in te voeren. Je kunt de totale omzet naast de totale geklokte uren van alle locaties leggen, of de totale omzet naast de geklokte uren van enkel de geselecteerde locaties leggen. 
  • Personeelskosten berekening - Hier kun je kiezen tussen Geklokte uren of Contracturen & Geklokte uren.
    Hieronder wordt per optie uitgelegd hoe de loonkosten berekend worden.
    Geklokte uren
    Als je kiest voor Geklokte uren, worden de daadwerkelijk geklokte uren vermenigvuldigt met het uurloon. Dat geldt ook voor de medewerkers met een vast contract. Op een dag dat iemand met een vast contract niet werkt, rekent Horeko geen kosten.

    Contracturen & Geklokte uren
    Als je kiest voor Contracturen & Geklokte uren, rekent Horeko voor medewerkers met een 0-uren contract met daadwerkelijk geklokte uren, en voor medewerkers met een vast contract, met contracturen. Het systeem deelt het aantal contracturen door het aantal aangevinkte werkdagen in het contract (in de horeca vaak alle 7, zie voorbeeld in de print screen hieronder), en vermenigvuldigt dat met het uurloon.

     
    38 gedeeld door 7 is 5,4. Op die manier kan het dus zijn dat er voor iemand met een contract van 38 uur, 5,4 uur vermenigvuldigd wordt met het uurloon, terwijl de medewerker in werkelijkheid bijvoorbeeld 8 uur gewerkt heeft op die dag, of helemaal niet gewerkt heeft op die dag.

  • Groepering - Hier selecteer je hoe de gegevens in de geselecteerde periode gegroepeerd moeten worden, de opties zijn Dag, Week of Maand.
    Let op, het is goed om te beseffen dat je met deze filter ook de gemiddelden van een langere periode op verschillende manieren kunt berekenen.
    Voorbeeld:
    Als je bij Van en Tot en met een periode van een week selecteert en de groepering op Dag zet, worden de gegevens per dag weergegeven. Onderin bij Gemiddeldes, wordt dan een gemiddelde van de bovenstaande bedragen/hoeveelheden berekend. Ook de gemiddelde productiviteit van die week wordt in dit geval berekend door het gemiddelde van de bovenstaande bedragen (de productiviteit per dag in die week) te berekenen. Dit heeft dus een andere uitkomst dan wanneer je de totale omzet van die week zou delen door het totaal aantal gewerkte uren van die week.


    Als je wilt dat de gemiddelde productiviteit wordt berekend door de totale omzet van die week te delen door het totaal aantal gewerkte uren van die week, moet je de groepering op Week zetten.


Stap 3 - Gegevens in Productiviteitsanalyse

In de productiviteitsanalyse komen de volgende gegevens naar voren.

  • Datum - Hier wordt de desbetreffende datum of desbetreffende data weergegeven.
  • Gerealiseerde omzet - Hier wordt de omzet weergegeven die in het Logboek ingevuld en opgeslagen is. Of de omzet inclusief of exclusief BTW wordt weergegeven is afhankelijk van hoe dit ingesteld is (zie hoofdstuk Gerealiseerde omzet - Inclusief of exclusief BTW? in dit artikel).
  • Geklokte uren - Hier worden de goedgekeurde geklokte uren weergegeven.
  • Gerealiseerde loonkosten - Hier worden de loonkosten weergegeven. Dit wordt per medewerker als volgt berekend: Geklokte uren x Bruto uurloon x Bedrijfskostenformule = Loonkosten. Vervolgens worden de loonkosten van alle medewerkers bij elkaar opgeteld.
  • Gemiddelde besteding per tafel - Hier komt de gemiddelde besteding per tafel naar voren.
    Dit kan alleen berekend worden als er in het Logboek ook het aantal tafels ingevuld is.
  • Gemiddelde besteding per gast - Hier komt de gemiddelde besteding per gast naar voren.
    Dit kan alleen berekend worden als er in het Logboek ook het aantal gasten ingevuld is.

    Let op, in het logboek worden bovenstaande bedragen (gemiddelde besteding per tafel en per gast) altijd berekend met de omzet inclusief BTW. Of er in de Productiviteitsanalyse wordt gerekend met de omzet inclusief of exclusief BTW, is afhankelijk van hoe dit ingesteld is (zie hoofdstuk Gerealiseerde omzet - Inclusief of exclusief BTW? in dit artikel). Zodoende kan het bedrag in de Productiviteitsanalyse afwijken van het bedrag in het Logboek. 


  • Gerealiseerde productiviteit - Hier wordt de gerealiseerde productiviteit weergegeven. Die wordt als volgt berekend: Gerealiseerde omzet / Geklokte uren = Productiviteit.
  • Gerealiseerd loonkostenpercentage - Hier wordt het gerealiseerde loonkostenpercentage weergegeven. Die wordt als volgt berekend: Gerealiseerde loonkosten / Gerealiseerde omzet x 100% = Loonkostenpercentage.
  • Doel gemiddelde besteding - Hier wordt in procenten weergegeven in hoeverre je je doel gemiddelde besteding per gast behaald hebt. Zie uitleg hieronder.
  • Doel productiviteit - Hier wordt in procenten weergegeven in hoeverre je je doel productiviteit behaald hebt. Zie uitleg hieronder.

    Uitleg: 100% betekent 100% behaald. Minder dan 100% betekent dat de uitkomst lager was dan je ingestelde doel en meer dan 100% betekent dat de uitkomst hoger was dan je ingestelde doel.
    Voorbeeld:
    Je doel productiviteit is €60. Je behaalde productiviteit is €45. De uitkomst in de productiviteitsanalyse is dan 75%. Dit wordt als volgt berekend:
    €45 / €60 x 100% = 75%.

    Om het doel voor de gemiddelde besteding per gast en de productiviteit in te stellen ga je naar Beheer (Employee) -> Instellingen -> tabblad Afdelingen. 


Grafieken

Als je in de productiviteitsanalyse bovenin naar het tabblad Grafieken gaat, kun je een rapportage maken met dezelfde gegevens, maar dan in grafieken. Ga voor meer informatie over het invullen van de filters naar het hoofdstuk Filters in dit artikel. 

In de grafieken komen de volgende gegevens naar voren:

  • Omzet - Hier wordt de gerealiseerde omzet naast de verwachte omzet weergegeven. De gerealiseerde omzet kan alleen worden weergegeven als deze is opgeslagen in het Logboek en de verwachte omzet kan alleen worden weergegeven als deze is ingevuld in een omzetprognose in het rooster. 
  • Uren - Hier worden de daadwerkelijk gekokte uren naast de geroosterde uren weergegeven.
  • Productiviteit - Hier wordt de gerealiseerde productiviteit naast de geroosterde productiviteit weergegeven. De gerealiseerde productiviteit wordt berekend met de opgeslagen omzet in het Logboek en de geklokte uren. De geroosterde productiviteit wordt berekend met de ingevulde omzetprognose en de geroosterde uren. 
  • Loonkosten - Hier worden de gerealiseerde loonkosten naast de geroosterde loonkosten weergegeven. Ook wordt hierbij het daadwekelijke loonkostenpercentage en het verwachte loonkosten percentage weergegeven.
    -De gerealiseerde loonkosten worden als volgt berekend: Geklokte uren x Bruto uurloon x Bedrijfskostenformule = Gerealiseerde loonkosten
    -Het gerealiseerde loonkostenpercentage wordt als volgt berekend: Gerealiseerde loonkosten / Gerealiseerde omzet x 100% = Gerealiseerde loonkostenpercentage
    -De verwachte loonkosten worden als volgt berekend: Geroosterde uren uren x Bruto uurloon x Bedrijfskostenformule = Verwachte loonkosten
    -Het verwachte loonkostenpercentage wordt als volgt berekend: Verwachte loonkosten / Verwachte omzet (Omzetprognose) x 100% = Verwachte loonkostenpercentage
  • Gemiddelde besteding per gast & Productiviteit - Hier wordt de Gemiddelde besteding per gast naast de Gerealiseerde productiviteit weergegeven. De gemiddelde besteding per gast is de omzet gedeeld door het ingevuld aantal gasten in het Logboek. De gerealiseerde productiviteit is de gerealiseerde omzet gedeeld door het totaal aantal geklokte uren.
  • Doelstellingen Gemiddelde besteding per gast & Productiviteit - Hier wordt in procenten weergegeven in hoeverre je je doel gemiddelde besteding per gast en productiviteit behaald hebt. De oranje lijn is 100%.