.svg){kind=logo}
In het onderdeel Analyse kun je twee verschillende soorten analyses maken, deze noemen we Menu Engineering en Voorraadbeheer. In de volgende hoofdstukken wordt toegelicht hoe en waarom deze analyses nuttige inzichten kunnen bieden en je kunnen helpen grip te krijgen op je rendement.
Ga door naar:
Voorraadbeheer
Veel horeca ondernemers vinden het belangrijk een vorm van voorraadbeheer te hanteren in hun zaak. Het is in Horeko niet mogelijk dat het systeem de voorraad voor je bijhoudt of automatisch bestellingen plaatst. Vaak is de achterliggende reden dat men aan voorraadbeheer wilt doen, het willen weten of de inkoop synchroon loopt met de verkoop. Dat laatste is iets waar Horeko je bij kan helpen. In de voorraadbeheer analyse wordt gekeken naar een beginvoorraad, de hoeveelheid die verkocht is, de hoeveelheid die weggegooid is en een eindvoorraad. Dit wordt vergeleken met hoeveelheden die in de tussentijd ingekocht zijn.
Horeko kan je, door middel van de Voorraadbeheer analyse, helpen problemen te signaleren. Je zou bijvoorbeeld de meest gebruikte of duurste ingrediënten kunnen nalopen en/of opvallende uitschieters kunnen onderzoeken. Volgens de analyse zou ik nog 1000 gram walnoten moeten hebben maar ik heb 1500 gram. Hebben we verkeerd geteld? Of kloppen de recepturen niet? Volgens de analyse zou ik nog 2000 gram zalm moeten hebben maar in werkelijkheid heb ik 1000 gram. Is de zalm weggegooid maar is dit niet geregistreerd? Wordt er bij de bereiding van gerechten wel de juiste hoeveelheid zalm aangehouden?
Voor je begint
Voor je begint met het maken van een Voorraadbeheer analyse moeten de volgende zaken geregeld zijn:
- Voorraadtellingen
- Kassakoppeling
- Automatische facturenkoppeling (Bidfood, Sligro, Hanos en Van Gelder)
Voorraadtellingen
In de analyse wordt gekeken naar een beginvoorraad en eindvoorraad. Je kunt zelf bepalen over welke periode je de analyse wilt maken. Je doet een voorraadtelling op de eerste en laatste dag van de door jouw gekozen periode. Deze voorraadtelling moet je in Horeko invoeren. Ga naar Inkoop & Voorraad -> Voorraad -> klik op +Nieuw. Vul een naam en eventueel een omschrijving in. Vul in op welke datum en door wie de telling gedaan is. Als je meerdere locaties hebt, moet je bij Locatie de desbetreffende locatie selecteren. Klik op items toevoegen om ingrediënten op te zoeken en toe te voegen door op de pijltjes (>/<) te klikken. Als je vervolgens klikt op aantallen toevoegen, kun je per ingrediënt de hoeveelheid invullen door te dubbelklikken op de 0,00 in de juiste kolom (per inhoud, per item, per pakket). Als je klaar bent, klik je op Opslaan.
Kassakoppeling
Voor het maken van een Voorraadbeheer analyse is het noodzakelijk een kassakoppeling aan te vragen en in te richten. Deze koppeling zorgt ervoor dat de informatie in Horeko gekoppeld wordt aan de data uit het kassasysteem. Er zijn kassasystemen die dit automatisch in Horeko kunnen importeren. Sommige kassakoppelingen zijn niet helemaal automatisch, dit betekend dat er enkele handmatige handelingen nodig zijn om de analyse te kunnen maken. In dat geval kun je het kassarapport volgens een bepaald format (Excel) importeren. Voor meer informatie, lees het artikel over kassakoppelingen.
Automatische facturenkoppeling
Om in de analyse mee te nemen wat er in de gekozen periode ingekocht is, is een automatische facturenkoppeling vereist. Momenteel is het voor de leveranciers Bidfood, Sligro, Hanos, Van Gelder en Zegro mogelijk deze koppeling te maken. Als je deze koppeling wilt aanvragen kun je contact opnemen met de afdeling Support (chat, mail naar support@horeko.com of bel naar +31 (0) 88-7119711).
Neem jij je ingrediënten af van een andere leverancier en wil je toch een analyse maken? Dat kan. Vraag jouw leverancier om een afnamerapport, met daarin de ingekochte aantallen per artikel over de periode van de analyse. In dat geval hoef je niet zelf ingekochte aantallen niet zelf bij elkaar op te tellen en kun je alsnog de analyse maken. Je kunt het theoretische verbruik vergelijken met de getallen op het afnamerapport.
Voorraadbeheer analyse maken
Klik op Analyse -> Voorraadbeheer -> +Nieuw. Vul een naam en eventueel een omschrijving in. Bij Startdatum en Einddatum vul je de data in waarbinnen de analyse gedaan moet worden. Als je meerdere locaties hebt, moet je bij Locatie de desbetreffende locatie selecteren. Door het selecteren van de desbetreffende locatie komen onder het kopje Voorraad periode de juiste voorraadtellingen naar voren. Selecteer bij Beginvoorraad en Eindvoorraad de desbetreffende voorraadtellingen.
Klik op importeren, het volgende scherm komt naar voren:
Selecteer de juiste kassa. Als je een automatische kassakoppeling hebt, kun je de desbetreffende kassalocatie aanvinken. Als je een handmatige kassakoppeling hebt, klik je op upload file. Na het aanvinken van de kassalocatie of uploaden van het kassarapport klik je op import. De resultaten, ofwel verkochte aantallen per gerecht/menu, komen naar voren onder de tabbladen ‘Geïmporteerd’ en ‘Niet herkend’. Ook bij niet herkende gerechten en menu’s kun je de verkochte aantallen terugvinden. Echter, deze kunnen niet gekoppeld worden aan getelde ingrediënten in de voorraadtellingen of inkoopfacturen, omdat er aan de hand van het PLU nummer of naam geen overeenkomsten gevonden zijn. Deze worden dus niet meegenomen in de analyse. Klik op Opslaan.
Bij het maken van deze analyse worden de inkoopfacturen, met lever- of factuur data binnen de geselecteerde periode, automatisch geïmporteerd.
In de facturenkoppeling met Bidfood wordt gekeken naar de leverdata van de inkopen. Let op, in de facturenkoppeling met Sligro, Zegro en Hanos wordt gekeken naar de factuurdata. Houdt hier rekening mee bij het selecteren van een start- en einddatum en voorraadlijsten (en op welke data deze zijn geteld).
Deze krijg je te zien in de tabel onder tabblad ‘Ingrediënten’. In die tabel kun je onderstaande gegevens inzien:
TIP - Klik op de kolomnaam Inkoopwaarde verschil (de meest rechter kolom), om juist de hoge bedragen onder en boven de €0, ofwel de uitschieters, omhoog te filteren.
- Kolom Naam
In deze kolom wordt de naam van het ingrediënt weergegeven. - Kolom Kassanummer
In deze kolom is het kassanummer (PLU) te zien. - Kolom Leverancier
In deze kolom wordt naam van de leverancier weergegeven. - Kolom Beginvoorraad
In deze kolom wordt weergegeven in welke hoeveelheid het ingrediënt op de eerste dag van de geselecteerde periode aanwezig was. - Kolom Verkocht
In deze kolom is te zien hoeveel er, binnen de geselecteerde periode, van het ingrediënt verkocht is. Het systeem kijkt naar verkochte aantallen van gerechten en rekent dus om welke hoeveelheid dit per ingrediënt is. - Kolom Afval
In deze kolom wordt weergegeven hoeveel er van het ingrediënt is weggegooid in de geselecteerde periode. - Kolom Eindvoorraad
In deze kolom wordt weergegeven in welke hoeveelheid het ingrediënt op de laatste dag van de geselecteerde periode aanwezig was. - Theoretisch ingekocht
In deze kolom wordt weergegeven hoeveel je van dit ingrediënt ingekocht zou moeten hebben. In andere woorden, als je de hoeveelheid aangegeven in deze kolom ook daadwerkelijk gekocht hebt, kloppen de getallen in voorgaande kolommen.
Voorbeeld: In de beginvoorraadtelling had je 1500 gram gnocchi, er is 1400 gram verkocht, 0 gram weggegooid en in de eindvoorraadtelling heb je 1000 gram gnocchi.1500 – 1400 = 100 gram
1000 – 100 = 900 gram
Dit betekent dat er in de periode van de analyse 900 gram gnocchi ingekocht zou moeten zijn. - Kolom Verbruikt waarde
In deze kolom is verbruikte hoeveelheid (vorige kolom) omgerekend in euro’s (€). - Verbruikte verpakkingen
In deze kolom wordt de verbruikte hoeveelheid omgerekend naar aantal verpakkingen.
Voorbeeld: Als de gnocchi wordt verkocht in verpakkingen van 500 gram, zijn er 3 verpakkingen verbruikt.
1350 / 500 = 2,7
- Verpakking hoeveelheid
In deze kolom is de totale hoeveelheid (gram/milliliter/stuks) van de verbruikte verpakkingen te zien.
Voorbeeld: De totale inhoud van 3 verpakkingen is 1500 gram (de inhoud per verpakking is dus 500 gram).
- Verpakking waarde
In deze kolom is de waarde van de hoeveelheid verpakkingen in euro’s (€) weergegeven.
Voorbeeld: 3 verpakkingen kosten €8,25 (dat is dus €2,75 per verpakking).
- Totaal ingekocht
In deze kolom is te zien hoeveel verpakkingen er daadwerkelijk ingekocht zijn. Deze gegevens worden ingeladen aan de hand van de automatische facturen koppeling. Hierbij wordt dus gekeken naar de leverdatum van de producten op de factuur.
Voorbeeld: Er zijn 10 verpakkingen gnocchi ingekocht.
- Inkoopverschil
In deze kolom is te zien wat het verschil is in Verbruikte verpakkingen (hoeveelheid verpakkingen die je volgens de analyse ingekocht had moeten hebben) en het daadwerkelijke aantal ingekochte verpakkingen.
Voorbeeld: Stel je hebt in werkelijkheid 10 verpakkingen gnocchi ingekocht (in plaats van 3), dan staat hier 7.
- Inkoopwaarde
In deze kolom is aan de hand van de daadwerkelijk ingekochte verpakkingen de daadwerkelijke inkoopwaarde (€) te zien.
Voorbeeld: Als je 10 verpakkingen gnocchi hebt gekocht in plaats van 3, is de daadwerkelijke inkoopwaarde €27,50.
€2,75 x 10 = €27,50
- Inkoopwaarde verschil
In deze kolom is het verschil in waarde (€) tussen kolom Verpakking waarde (de waarde van de hoeveelheid die je volgens de analyse ingekocht zou moeten hebben) en kolom Inkoopwaarde (daadwerkelijk ingekochte waarde) weergegeven.
Voorbeeld: Het verschil tussen 10 en 3 verpakkingen gnocchi is €19,25.
Conclusie voorbeeld: Horeko heeft je geholpen te signaleren dat er meer gnocchi is ingekocht dan je volgens de ‘cijfers’/analyse ingekocht zou moeten hebben. Wat is hiervan de oorzaak geweest? Misschien wordt er meer geportioneerd dan in de recepturen staat aangegeven, wordt er gnocchi gebruikt in recepteren waarin het niet ingevoerd staat of is er toch gnocchi weggegooid. Het is aan jou dit verder te onderzoeken.
Ga door naar: