Achat théorique

Dans la section Analyse, vous pouvez créer deux sortes d'analyse différentes, appelées Menu Engineering et Achat théorique. Les chapitres suivants expliquent comment et pourquoi ces analyses peuvent fournir des informations utiles et vous aider à maîtriser vos résultats.

Achat théorique

De nombreux entrepreneurs de l'horeca estiment qu'il est important d'avoir une certaine forme de gestion des stocks dans leur entreprise. Horeko n'est pas un système de gestion des stocks et ne peut donc pas assurer le suivi de vos stocks ni passer des commandes automatiquement. La raison pour laquelle on souhaite faire une gestion des stocks est souvent de savoir si les achats sont synchronisés avec les ventes. Horeko peut vous aider dans ce dernier point, qui s'appelle l'achat théorique. Cette analyse porte sur un stock initial, la quantité vendue, la quantité jetée et un stock final. Elle est comparée aux quantités achetées entre-temps.

Horeko peut vous aider à identifier les problèmes grâce à une analyse de l'achat théorique. Par exemple, vous aimeriez peut-être faire le point sur les ingrédients les plus utilisés ou les plus chers et/ou examiner les valeurs extrêmes. Selon l'analyse, je devrais toujours avoir 1000 grammes de noix mais j'en ai 1500 grammes. Avons-nous mal compté ? Ou les recettes ne sont pas correctes ? Selon l'analyse, je devrais avoir 2000 grammes de saumon mais en réalité j'en ai 1000 grammes. Le saumon a été jeté sans que cela soit enregistré ? La quantité de saumon utilisée pour la préparation des plats est-elle correcte?

Avant de commencer

Avant de commencer à faire une analyse d'achat théorique, les points suivants doivent être mis en place:

• Comptage des stocks

• Lien avec la caisse enregistreuse

• Lien automatique avec les factures (Bidfood, Sligro et Zegro)

Comptage des stocks

L'analyse porte sur un stock initial et un stock final. Vous pouvez décider vous-même sur quelle période vous souhaitez faire l'analyse. Vous effectuez un comptage des stocks le premier et le dernier jour de la période choisie. Le comptage des stocks doit être saisi dans Horeko. Allez dans Achats et stocks -> Stock -> cliquez sur +Nouveau. Entrez un nom et éventuellement une description. Indiquez la date et le nom de la personne qui a fait le comptage. Si vous avez plusieurs lieux, vous devez sélectionner le lieu correspondant dans Lieu(x). Cliquez sur ajouter des produits puis sur les flèches (>/<) pour rechercher et ajouter des ingrédients. Si vous cliquez ensuite sur ajouter des quantités, vous pouvez indiquer la quantité par ingrédient en double-cliquant sur le 0,00 dans la colonne correspondante (par contenu, par produit, par paquet). Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Lien avec la caisse enregistreuse

Pour faire une analyse d'achat théorique, il est nécessaire de demander et de mettre en place un lien avec la caisse enregistreuse. Ce lien permet de relier les informations dans Horeko aux données de la caisse enregistreuse. Il existe des caisses enregistreuses qui peuvent importer automatiquement ces données dans Horeko. Certains liens de caisse ne sont pas entièrement automatiques et nécessitent donc des interventions manuelles pour effectuer l'analyse. Dans ce cas, vous pouvez importer le rapport de caisse dans un certain format (Excel). Pour plus d'informations, lisez l'article sur les liens avec les caisses enregistreuses.

Lien automatique avec les factures

Un lien automatique avec la facture est nécessaire pour que l'analyse prenne en compte ce qui a été acheté pendant la période sélectionnée. Actuellement, les fournisseurs Bidfood, Sligro et Zegro peuvent faire ce lien. Si vous souhaitez obtenir ce lien, veuillez contacter le service Support (par chat, par e-mail à support@horeko.com ou par téléphone au +31 (0) 88-7119711).

Vous achetez vos ingrédients chez un autre fournisseur et vous souhaitez faire une analyse ? C'est possible. Demandez à votre fournisseur un rapport d'achat contenant les quantités achetées par article sur la période de l'analyse. Ainsi, vous n'aurez pas à faire le calcul vous-même et vous pourrez toujours faire l'analyse. Vous pouvez comparer l'achat théorique avec les chiffres figurant sur le rapport d'achat.

Faire un analyse de l'achat théorique

Cliquez sur Analyse -> Achat théorique -> +Nouveau. Entrez un nom et éventuellement une description. Dans les champs Date de début et Date de fin, saisissez les dates auxquelles l'analyse doit être effectuée. Si vous avez plusieurs lieux, vous devez sélectionner le lieu correspondant dans Lieu(x). En sélectionnant le lieu concerné, les comptages de stock corrects apparaîtront sous la rubrique Période de stock. Sélectionnez les comptages de stock correspondants dans Stock initial et le Stock final.

Cliquez sur importer pour voir l'écran suivant:

Sélectionnez la bonne caisse enregistreuse. Si vous avez un lien automatique avec la caisse enregistreuse, vous pouvez cocher l'emplacement de la caisse enregistreuse concernée. Si vous avez un lien manuel avec la caisse enregistreuse, cliquez sur télécharger le fichier. Après avoir sélectionné le lieu de la caisse enregistreuse ou téléchargé le rapport de caisse, cliquez sur importer. Les résultats, ou le nombre de ventes par plat/menu, sont indiqués sous les onglets "Importé" et "Non reconnu". Vous trouverez également les quantités vendues pour les plats et les menus non reconnus. Cependant, il n'est pas possible de les relier aux ingrédients comptés dans les comptages de stocks ou les factures d'achat de Sligro, car aucune correspondance n'a été trouvée sur la base du code PLU ou du nom. Ils ne sont donc pas pris en compte dans l'analyse. Cliquez sur Enregistrer.

Lors de cette analyse, les factures d'achat dont la date de livraison se situe dans la période sélectionnée sont automatiquement importées. Elles sont indiquées dans le tableau sous l'onglet "Ingrédients". Ce tableau montre les informations ci-dessous:

Cliquez sur le nom de la colonne Différence de valeur d'achat (la colonne la plus à droite), pour filtrer les montants élevés inférieurs et supérieurs à 0 €, ou les valeurs extrêmes.

• Colonne Nom
  Cette colonne affiche le nom de l'ingrédient.

• Colonne Numéro de caisse enregistreuse
  Cette colonne indique le numéro de caisse (PLU).

• Colonne Fournisseur
  Cette colonne indique le nom du fournisseur.

• Colonne Stock initial
  Cette colonne indique la quantité de l'ingrédient au premier jour de la période sélectionnée.

• Colonne Vendu
  Cette colonne indique la quantité de l'ingrédient qui a été vendue au cours de la période sélectionnée. Le système prend en compte le nombre de plats vendus et calcule ainsi la quantité par ingrédient.

• Colonne Pertes
  Cette colonne indique la quantité de l'ingrédient qui a été jetée au cours de la période sélectionnée.

• Colonne Stock final
  Cette colonne indique la quantité de l'ingrédient au dernier jour de la période sélectionnée.

• Achat théorique
  Cette colonne indique la quantité de cet ingrédient que vous auriez dû acheter. En d'autres termes, si vous avez réellement acheté la quantité indiquée dans cette colonne, alors les chiffres des colonnes précédentes sont corrects.

  Exemple : Dans le stock initial, vous aviez 1500 grammes de gnocchi, 1400 grammes ont été vendus, 0 gramme a été jeté et le stock final compte 1000 grammes de gnocchi.

  1500 - 1400 = 100 grammes

  1000 - 100 = 900 grammes

  Cela signifie que 900 grammes de gnocchi auraient dû être achetés pendant la période d'analyse.

• Colonne Valeur consommée
  Dans cette colonne, la quantité consommée (colonne précédente) est convertie en euros (€).

• Emballages utilisés
  Dans cette colonne, la quantité consommée est convertie en nombre d'emballages.

  Exemple : si les gnocchi sont vendus par emballages de 500 grammes, 3 emballages ont été utilisés.

  1350 / 500 = 2,7

• Quantité d'emballage
  Cette colonne indique la quantité totale (grammes/millilitres/pièces) d'emballages utilisés.

  Exemple : le contenu total de 3 emballages est de 1500 grammes (le contenu de chaque emballage est de 500 grammes).

• Valeur de l'emballage
  Cette colonne indique la valeur du nombre d'emballages en euros (€).

  Exemple : 3 emballages coûtent 8,25 € (soit 2,75 € par emballage).

• Total des achats
  Cette colonne indique le nombre d'emballages réellement achetés. Ces données sont chargées à l'aide du lien automatique des factures. La date de livraison des produits figurant sur la facture est donc prise en compte.

  Exemple : 10 emballages de gnocchi ont été achetés.

• Écart d'achat
  Cette colonne montre l'écart entre le nombre d'emballages utilisés (le nombre d'emballages que vous auriez dû acheter selon l'analyse) et le nombre réel d'emballages achetés.

  Exemple: si vous avez acheté 10 emballages de gnocchi (au lieu de 3), le chiffre 7 est indiqué ici.

• Valeur d'achat
  Cette colonne indique la valeur d'achat réelle (€) sur la base de l'emballage réellement acheté.

  Exemple : si vous avez acheté 10 emballages de gnocchi au lieu de 3, la valeur d'achat réelle est de 27,50 €.

  2,75 € x 10 = 27,50 €

• Écart de valeur d'achat
  Cette colonne montre l'écart en valeur (€) entre la colonne Valeur d'emballage (la valeur de la quantité qui aurait dû être achetée selon l'analyse) et la colonne Valeur d'achat (la valeur réellement achetée).

  Exemple : l'écart entre 10 et 3 emballages de gnocchi est de 19,25 €.

   

  Exemple de conclusion : Horeko vous a aidé à vous rendre compte que vous avez acheté plus de gnocchi que ce que vous auriez dû acheter selon les "chiffres"/analyse. Quelle en est la cause ? Peut-être que les portions sont plus nombreuses que celles indiquées dans les recettes, que le gnocchi est utilisé dans des recettes où il n'est pas mentionné, ou que le gnocchi a été jeté quand même. C'est à vous de poursuivre l'enquête.