Achat théorique

Une gestion efficace des stocks peut faire toute la différence pour les entrepreneurs dans le secteur de l’horeca.

Grâce à une approche bien organisée, vous pouvez tenir un inventaire précis, optimiser les coûts des denrées alimentaires, minimiser les écarts d'achat et réduire les pertes. Horeko est prêt à vous accompagner en vous offrant une analyse complète de la gestion des stocks, qui intègre tous ces aspects et vous aide à maintenir un équilibre parfait entre vos achats et vos ventes.

L'analyse de la gestion des stocks

Cette analyse montre ce que vous avez réellement acheté au cours d'une période donnée et le compare à ce qui aurait théoriquement dû être acheté. L'achat théorique est calculé à partir du stock initial, des plats vendus, des pertes enregistrées et du stock final. Ces données sont ensuite comparées aux informations contenues dans les factures et les bons de livraison des différents fournisseurs, que vous pouvez importer via la fonction Factures [link].

La différence est calculée en soustrayant l'achat théorique de l'achat réel. Un montant positif signifie que vous avez acheté plus que ce qui avait été théoriquement calculé, tandis qu'un montant négatif indique que vous avez acheté moins que prévu. Dans les deux cas, il est nécessaire de prendre des mesures pour identifier les causes et optimiser les processus de gestion des stocks.

 

Démarrer

Pour commencer, vous avez besoin des données suivantes

• Inventaires des stocks
• Enregistrement des pertes
• Factures
• Plats

Facultatif : un lien avec la caisse enregistreuse

Plus vous avez d'informations, mieux c'est !

Faire une analyse

1. Cliquez sur Analyse > Gestion des stocks > +Nouveau.
2. Saisissez un nom et sélectionnez les dates de début et de fin de la période à analyser.
3. Sélectionnez un ou plusieurs emplacements.
4. Si nécessaire, saisissez un pourcentage de seuil pour ignorer les petits écarts et vous concentrer sur les écarts plus importants.
5. Ajoutez des descriptions ou des notes si nécessaire.
6. Sélectionnez une liste de stocks initiale et finale, qui est automatiquement filtrée en fonction de la période et du ou des lieux sélectionnés.
7. Les pertes enregistrées et les factures sont automatiquement téléchargées.
8. En cas de lien automatique avec une caisse enregistreuse, les ventes sont téléchargées automatiquement. Sans lien automatique, vous pouvez saisir manuellement les plats vendus ou les importer via un fichier Excel.
9. Sauvegardez les informations saisies et sélectionnées et passez à l'onglet Analyse.

L’analyse

En haut de l'analyse, les totaux sont affichés : le total des achats réels et le total des achats théoriques. La différence entre ces deux montants est indiquée en euros et en pourcentage, ce qui vous permet de voir immédiatement si vous avez acheté plus ou moins que ce qui était théoriquement nécessaire.

Ensuite, une vue d'ensemble des ingrédients est présentée, que vous pouvez visualiser de manière simple ou détaillée. Les colonnes sont expliquées comme suit :

Informations sur les ingrédients

• Nom du produit : le nom du produit
• Numéro d'article : numéro d'article de l'ingrédient.
• Fournisseur : fournit le produit
• Quantité utilisable : contenu et unité dans laquelle le produit est livré
• Prix du produit : prix du produit
• Prix unitaire : prix au kilo, au litre, à la pièce

Données Horeko

• Stock initial : données provenant de la liste de stock initial sélectionnée.
• Vendu : quantités provenant de la caisse ou de l'importation manuelle, mises en correspondance avec les plats dans Horeko.
• Pertes : données extraites automatiquement des registres de déchets.
• Stock final : données provenant de la liste de stock final sélectionnée.

Achats réels

• Quantité : quantité achetée à partir des factures.
• Valeur : valeur de la quantité achetée.
• Emballage : nombre d'emballages achetés.
• Valeur de l'emballage : valeur des emballages.

 Achats théoriques

• Quantité : quantité calculée sur la base du stock initial, des ventes, des pertes et du stock final.
• Valeur : valeur de l'achat théorique.
• Emballage : nombre d'emballages calculé.
• Valeur de l'emballage : valeur théorique des emballages.

Réel – Théorique =

• Quantité : différence entre les quantités achetées et les quantités théoriquement calculées.
• Valeur : différence entre les valeurs achetées et les valeurs théoriques.
• Emballage : différence entre les valeurs des emballages achetés et celles calculées théoriquement.
• Valeur de l'emballage : différence entre les valeurs des emballages achetés et calculés théoriquement.

 

Autres détails et actions

En double-cliquant sur le nom d'un ingrédient, vous pouvez accéder à ses détails. Cela inclut des informations générales, les unités de mesure, les prix, ainsi que la liste des plats et sous-recettes dans lesquels l'ingrédient a été utilisé. Vous pouvez également consulter les pertes enregistrées, les niveaux de stock, ainsi que les quantités achetées par facture.

Pour obtenir un aperçu par fournisseur, vous pouvez utiliser les filtres ou accéder à l'onglet Fournisseurs.

Et maintenant ? On passe à l'action !

L'analyse vous fournit un aperçu des ingrédients pour lesquels les achats réels diffèrent des achats théoriques. Ces ingrédients méritent une attention particulière. Mais par où commencer ?

Étape 1 : Analyser les données

Double-cliquez sur l'ingrédient dans l'analyse pour afficher les informations détaillées. Vérifiez les points suivants :

1. Général

• Le contenu, l'unité et le prix sont-ils corrects ?

1. Recettes et ventes
   • L'ingrédient est-il correctement incorporé dans les recettes présentées ?
   • Y a-t-il des recettes manquantes ?
   • La quantité indiquée dans la recette est-elle correcte ?
2. Pertes
   • Le produit est-il enregistré comme une perte ?
   • Les informations enregistrées sont-elles réalistes ?
3. Stock
   • L'ingrédient peut-il être trouvé dans les listes de stocks sélectionnées ?
4. Factures
   • Le produit a-t-il été acheté au cours de la période sélectionnée ?
     • Oui : les quantités sont-elles plausibles ?
     • Non : vous achetez peut-être un autre produit que celui utilisé dans vos recettes ? Si c'est le cas, ajoutez l'ingrédient correct à vos recettes.

Étape 2 : Passer à l'action

Sur la base des résultats des points de contrôle ci-dessus, vous pouvez prendre les mesures nécessaires :

1. Vérifier l'état des stocks
   • Point d'action : discutez avec vos collègues de la manière dont les comptages sont effectués et effectuez des vérifications régulières.
2. Vérifier les registres de pertes
   • Point d'action : vérifiez que toutes les pertes sont bien enregistrées. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe participe à l'enregistrement des pertes, et non seulement quelques employés.
3. Vérifier les recettes
   • Point d'action : vérifiez que les ingrédients achetés figurent bien dans les recettes. Remplacez les ingrédients de votre recette par des ingrédients que vous utilisez réellement.
4. Vérifier les portions
   • Point d'action : vérifiez régulièrement que les plats servis correspondent bien à la taille des portions décrites dans les recettes.
5. Enregistrer les plats ou suppléments gratuits
   • Point d'action : vérifiez si certains plats ou suppléments sont offerts sans être enregistrés comme des ventes. Envisagez de créer un bouton spécifique dans la caisse pour ces cas.
6. Vérifier les articles vendus
   • Point d'action : Assurez-vous que tous les plats et suppléments sont correctement répertoriés dans votre caisse et évitez l'utilisation de termes ambiguës comme « cuisine ouverte » ou « extra ».
7. Vérifier les factures
   • Point d'action : comparez toujours les livraisons avec les factures et les bordereaux d'expédition pour vous assurer que tout a été livré correctement.
8. Enregistrer l'utilisation d'ingrédients en dehors des ventes régulières
   • Point d'action : veillez à enregistrer l'utilisation des ingrédients pour les repas des employés, qu'ils proviennent d'un autre établissement ou qu'ils soient utilisés directement par l'entreprise.

Autres conseils :

1. Formation et sensibilisation
   • Point d'action : formez régulièrement vos employés à l'importance d'un comptage précis des stocks et d'un enregistrement rigoureux des pertes. Sensibilisez-les à l'impact de leurs actions sur les niveaux de stock et les coûts.
2. Audits réguliers
   • Conseil : réalisez régulièrement des audits internes pour vérifier que tous les processus sont correctement suivis. Cela permet de détecter rapidement toute anomalie.
3. Améliorer la communication
   • Conseil : veillez à une bonne communication entre la cuisine, les achats et l'administration. Une équipe bien informée travaille plus efficacement et commet moins d'erreurs.
4. Se concentrer sur les ingrédients essentiels
   • Conseil : accordez une attention particulière aux ingrédients à fort taux de rotation ou ayant un impact significatif sur vos coûts. De petites déviations dans ces éléments peuvent entraîner de grandes conséquences.
5. Boucle de feedback
   • Conseil : créez une boucle de feedback permettant aux employés de signaler les écarts et de proposer des améliorations. Cela favorise une culture d'amélioration continue.

 

L'optimisation de la gestion des stocks est un processus continu qui offre des avantages directs à votre entreprise. En effectuant des analyses régulières et en agissant sur les résultats, vous pourrez non seulement mieux maîtriser vos coûts, mais aussi améliorer l'efficacité de vos opérations. Chaque action visant à identifier et corriger les anomalies contribue à renforcer la stabilité et la rentabilité de votre entreprise.

Grâce aux informations fournies par l'analyse de la gestion des stocks d'Horeko, vous serez mieux équipé pour prendre des décisions qui augmentent votre rentabilité. Cet outil puissant vous aidera à réduire le gaspillage, à gérer les stocks avec plus de précision et, en fin de compte, à maximiser vos bénéfices. Restez cohérent dans votre approche, impliquez votre équipe, et utilisez les technologies et conseils disponibles pour faire un grand pas vers une entreprise horeca prospère et durable.