Voor leveranciers: Koppelen met Horeko?

Leuk dat je geïnteresseerd bent om met Horeko te koppelen! Een leverancierskoppeling met Horeko kan onze gezamenlijke klanten helpen hun kostprijzen altijd actueel en inzichtelijk te hebben en grip te krijgen op hun marges. 

De meeste bestaande leverancierskoppelingen werken door middel van het exporteren en importeren van een bestand. Vaak is dit een Excel bestand wat elke nacht automatisch gegenereerd wordt en op de FTP server geplaatst wordt. De klant kan het bestand dan vanuit hun database met één druk op de knop importeren. 

In dit artikel vind je meer informatie over hoe de koppeling ongeveer moet werken en hoe dit tot stand gebracht kan worden.

Inhoud van het bestand

Klik hier om een voorbeeld te downloaden. 

De exacte volgorde van de kolommen en het bestandsformaat is ons om het even. We zijn al bekend met XML, Excel, CSV en ASCII tekst.

Wat betreft de uit te wisselen gegevens, is het volgende vereist.

Vereist:

• Artikelnummer
• Artikelnaam/omschrijving, bijvoorbeeld “Tomaten”
• Inhoud van de verpakking, bijvoorbeeld “5”
• Eenheid (bij voorkeur gescheiden van inhoud), bijvoorbeeld “kg”. Wij ondersteunen allerlei variaties op stuk, kg en liter. Dus ook st in plaats van stuk, of ml in plaats van liter. Doos, blik, en andere opties zijn niet mogelijk. In die gevallen is het het beste om dit te verwerken naar een aantal stuks, liters of kilo’s. Dit omdat alleen dan duidelijk te berekenen is wat de prijs is per eenheid die in een recept verwerkt wordt.
• Netto aanschafprijs (die overeenkomt met inhoud/eenheid combinatie, bijvoorbeeld “ € 10,63” voor “5” “kg” “Tomaten”)

En het volgende optioneel.

Optioneel:

• EAN code (indien bekend bij de PS in Foodservice kunnen wij hiermee ook de allergenen importeren)
• Merk
• Productgroep
• Allergenen
• Voedingswaardes

Verzending

Nadat de te verzenden informatie is vastgesteld, is het belangrijk dit zo geautomatiseerd mogelijk uit te wisselen, zodat alle partijen hier zo min mogelijk tijd aan kwijt zijn. Ook hier zijn er verschillende methodes waar we bekend mee zijn.

• FTP
  De meest voorkomende methode om data op te halen is met behulp van FTP server van jullie of die van ons waar met reguliere interval door jullie bestanden op worden geplaatst. Wij verwerken deze en zorgen dat het voor de juiste klant wordt geïmporteerd. Idealiter worden de geplaatste bestanden in de bestandsnaam voorzien van de klantnaam, klantnummer en datum van plaatsing.
• API
  Een alternatief is koppelen via API. De data dient dan opgehaald te worden met behulp van een externe API. Dit kan in verscheidene formaten zoals XML of JSON. Zolang de data consistent gestructureerd is kunnen wij hier vaak mee werken. Wel is het van belang dat we data kunnen ophalen op basis van datum of dat er op een manier te zien is of data al is opgehaald.

Proces & kosten

Wij rekenen onze gemeenschappelijke klanten of jullie geen kosten voor het maken van een koppeling. Qua tijdsplanning hangt het af van van hoe snel we samen ontdekt hebben wat er qua data en bestand mogelijk is. Des te meer het lijkt op het standaardbestand, des te vlotter wij ons deel kunnen maken. Natuurlijk is er aan jullie kant ook wat werk nodig om de export te genereren en die op de FTP server te plaatsen, daarna kunnen wij aan de slag met het verwerken van de import.

Promotie

Na het opleveren van de koppeling testen we dit gezamenlijk met de initiële klant die er gebruik van gaat maken. Ook vermelden wij de nieuwe koppeling in onze nieuwsbrief en op onze site en is het fijn als jullie dat ook doen, zodat zo veel mogelijk gemeenschappelijke en toekomstige klanten er gebruik van gaan maken. Verdere samenwerking qua promotie en marketing is ook te bespreken.

Contact

Een handige eerste stap is het doorsturen van een voorbeeldexport uit jullie systeem. Wij zullen dan nagaan of we daarop kunnen voortborduren. Wil je een voorbeeldexport doorsturen of heb je andere vragen? Vul dit contactformulier in of mail naar support@horeko.com.