Voorraadbeheer

Efficiënt voorraadbeheer kan een wereld van verschil maken voor horecaondernemers. Met een goed georganiseerde aanpak kun je nauwkeurig voorraadtellingen bijhouden, foodcosts optimaliseren, inkoopverschillen minimaliseren en verspilling tegengaan.

Horeko staat klaar om je te ondersteunen met de Voorraadbeheer Analyse, die al deze aspecten samenbrengt en je helpt om altijd de perfecte balans te vinden tussen jouw inkoop en verkoop.

De Voorraadbeheer Analyse

Deze analyse toont wat je gedurende een periode hebt ingekocht en vergelijkt dit met wat theoretisch ingekocht had moeten zijn. De theoretische inkoop wordt berekend met de startvoorraad, verkochte gerechten, geregistreerd afval en eindvoorraad. Deze gegevens worden vergeleken met de informatie van de facturen en leverbonnen van de verschillende leveranciers, die je kunt inladen via de Facturen Functie [link].

Het verschil wordt berekend door de theoretische inkoop af te trekken van de werkelijke inkoop. Een positief bedrag betekent dat er meer is ingekocht dan theoretisch berekend, terwijl een negatief bedrag aangeeft dat er minder is ingekocht dan theoretische berekend. In beide gevallen is actie vereist om de oorzaken te achterhalen en de voorraadbeheerprocessen te optimaliseren.

Aan de slag

Om aan de slag te gaan heb je data nodig uit:

• Voorraadtellingen
• Afval registratie
• Facturen
• Gerechten
• Optioneel: een kassakoppeling

Hoe meer informatie je hebt, hoe beter!

Het maken van een analyse

1. Klik op Analyse > Voorraadbeheer > +Nieuw.
2. Vul een naam in en selecteer de start- en einddatum van de periode die geanalyseerd moet worden.
3. Selecteer één of meerdere locaties.
4. Vul eventueel een drempelwaardepercentage in om minimale verschillen te negeren en focus te leggen op grotere afwijkingen.
5. Voeg omschrijvingen of notities toe indien nodig.
6. Selecteer een start- en eindvoorraadlijst, die automatisch gefilterd worden op basis van de geselecteerde periode en locatie(s).
7. Geregistreerd afval en facturen worden automatisch ingeladen.
8. Bij een automatische kassakoppeling worden de verkopen automatisch ingeladen. Zonder automatische koppeling kun je de verkochte gerechten handmatig invoeren of importeren via een Excel-bestand.
9. Sla de ingevoerde en geselecteerde informatie op en ga naar de tab Analyse.

De Analyse

Bovenaan de analyse worden de totalen weergegeven: het totaal van de werkelijke inkopen en de theoretische inkopen. Het verschil hiertussen wordt zowel in euro’s als in een percentage weergegeven, waardoor je direct kunt zien of je meer of minder hebt ingekocht dan theoretisch nodig was.

Daarna volgt een overzicht met de ingrediënten, in te zien in een basis- of gedetailleerd overzicht. De kolommen worden als volgt uitgelegd:

Ingrediënten informatie

• Productnaam – de naam van het product
• Artikel nummer – het artikel nummer van het ingrediënt
• Leverancier – levert het product
• Bruikbare hoeveelheid – inhoud en eenheid hoe het product geleverd wordt
• Productprijs – prijs van het product
• Prijs per eenheid – prijs per kilo, liter, stuks

Horeko data

• Start voorraad - gegevens uit de geselecteerde startvoorraadlijst.
• Verkocht - hoeveelheden vanuit de kassa/handmatige import, gematcht met de gerechten in Horeko.
• Afval - automatisch opgehaalde gegevens van afvalregistratie.
• Eind voorraad - gegevens uit de geselecteerde eindvoorraadlijst.

Werkelijke inkopen

• Hoeveelheid - ingekochte hoeveelheid vanuit de facturen.
• Waarde - waarde van de ingekochte hoeveelheid.
• Verpakkingen - aantal ingekochte verpakkingen.
• Verpakkingswaarde - waarde van de verpakkingen.

Theoretische inkopen

• Hoeveelheid - berekende hoeveelheid op basis van startvoorraad, verkopen, afval en eindvoorraad.
• Waarde - waarde van de theoretische inkoop.
• Verpakkingen - aantal berekende verpakkingen.
• Verpakkingswaarde - theoretische waarde van de verpakkingen.

Werkelijk – Theoretische=

• Hoeveelheid - verschil tussen ingekochte en theoretisch berekende hoeveelheden.
• Waarde - verschil tussen ingekochte en theoretisch berekende waarden.
• Verpakkingen - verschil tussen ingekochte en theoretisch berekende verpakkingen.
• Verpakkingswaarde - verschil tussen ingekochte en theoretisch berekende verpakkingswaarden.

 

Verdere details en acties

Door dubbel te klikken op de ingrediëntnaam, kun je de details inzien. Dit omvat algemene informatie, eenheden en prijzen, en je kunt zien in welke gerechten en halffabricaten het ingrediënt is verwerkt. Ook zie je wat er qua afval en voorraad is geregistreerd en de ingekochte hoeveelheden per factuur.

Voor een overzicht per leverancier kan je of de filters gebruiken of je kan naar de tab Leveranciers.

En nu? In de actie!

Door de analyse krijg je inzicht in de ingrediënten waarbij de werkelijke en theoretische inkoop afwijken. Deze ingrediënten verdienen extra aandacht. Maar waar begin je?

 

Stap 1: Analyseer de gegevens

Dubbelklik op het ingrediënt in de analyse om de gedetailleerde informatie te bekijken. Controleer de volgende punten:

1. Algemeen

• • Kloppen de inhoud, eenheid en prijs?

1. Recepturen & Verkoop

1. • Is het ingrediënt correct verwerkt in de getoonde recepturen?
   • Missen er recepturen?
   • Klopt de hoeveelheid in de receptuur?
2. Afval
   • Is het product geregistreerd als afval?
   • Is de geregistreerde informatie realistisch?
3. Voorraad
   • Is het ingrediënt terug te vinden in de geselecteerde voorraadlijsten?
4. Facturen
   • Is het product ingekocht in de geselecteerde periode?
     • Ja: Zijn de hoeveelheden aannemelijk?
     • Nee: Koop je misschien een ander product in dat je gebruikt in de recepturen? Voeg dan het juiste ingrediënt toe aan je recepturen.

Stap 2: Onderneem actie

Op basis van de bevindingen uit de bovenstaande controlepunten, kun je de nodige acties ondernemen:

1. Voorraadtelling controleren
   • Actiepunt: Bespreek met je collega’s hoe de tellingen worden uitgevoerd en voer regelmatig controles uit.
2. Afvalregistratie controleren
   • Actiepunt: Controleer of al het afval wordt geregistreerd. Zorg ervoor dat iedereen afval registreert, niet slechts enkele medewerkers.
3. Recepturen controleren
   • Actiepunt: Controleer of de ingekochte ingrediënten in de recepturen staan. Vervang ingrediënten in je receptuur door ingrediënten die je daadwerkelijk gebruikt.
4. Portiegroottes controleren
   • Actiepunt: Controleer af en toe de gerechten die worden geserveerd op de juiste portiegrootte zoals beschreven in de receptuur.
5. Gratis gerechten of supplementen registreren
   • Actiepunt: Controleer of er gerechten of supplementen worden weggegeven zonder deze als verkoop te registreren. Overweeg om een knop aan te maken in de kassa voor deze gevallen.
6. Verkochte items controleren
   • Actiepunt: Zorg ervoor dat alle gerechten en supplementen terug te vinden zijn in je kassa, en dat er geen onduidelijke termen zoals ‘open keuken’ of ‘extra’ worden gebruikt.
7. Facturen controleren
   • Actiepunt: Vergelijk altijd de leveringen met de facturen en pakbonnen om zeker te zijn dat alles correct is geleverd.
8. Gebruik van ingrediënten buiten de reguliere verkopen registreren
   • Actiepunt: Zorg ervoor dat gebruik van ingrediënten voor medewerkersmaaltijden, wanneer je het meeneemt uit een andere vestiging of eigen gebruik wordt geregistreerd.

Extra tips:

En dan nog een aantal extra tips:

1. Training en bewustwording
   • Actiepunt: Train je medewerkers regelmatig over het belang van correcte voorraadtelling en afvalregistratie. Maak ze bewust van de impact van hun handelingen op de voorraad en kosten.

1. Regelmatige Audits
   • Tip: Voer regelmatig interne audits uit om te controleren of alle processen goed worden gevolgd. Dit helpt om eventuele afwijkingen vroegtijdig op te sporen.
2. Verbeter communicatie
   • Tip: Zorg voor een goede communicatie tussen keuken, inkoop en administratie. Een goed geïnformeerd team werkt efficiënter en maakt minder fouten.
3. Focus op kritieke ingrediënten
   • Tip: Besteed extra aandacht aan ingrediënten met een hoge omloopsnelheid of een grote impact op je kosten. Kleine afwijkingen in deze items kunnen grote gevolgen hebben.
4. Feedbackloop
   • Tip: Creëer een feedbackloop waarin medewerkers afwijkingen kunnen melden en verbeteringen kunnen voorstellen. Dit bevordert een cultuur van continue verbetering.

 

Het optimaliseren van je voorraadbeheer is een continu proces dat directe voordelen oplevert voor je onderneming. Door regelmatig analyses uit te voeren en actie te ondernemen op basis van de bevindingen, krijg je niet alleen meer grip op je kosten, maar verbeter je ook de efficiëntie van je bedrijfsvoering. Elke stap die je neemt om afwijkingen te identificeren en te corrigeren, draagt bij aan een stabielere en winstgevendere onderneming.

Met de inzichten die je verkrijgt uit de voorraadbeheeranalyse van Horeko, ben je beter in staat om beslissingen te nemen die je rendement verhogen. Het is een krachtige tool die je helpt om verspilling te verminderen, de voorraad nauwkeuriger te beheren en uiteindelijk meer winst te maken. Blijf consistent in je aanpak, betrek je team bij het proces en maak gebruik van de technologie en tips die beschikbaar zijn. Zo zet je een belangrijke stap richting een succesvolle en duurzame horecazaak.