HR koppeling - Nmbrs

Om het verwerken van de uren makkelijker te maken heeft Horeko in samenwerking met de volgende partijen een automatische koppeling ontwikkeld:

  • Kolibrie
    Medewerker gegevens kunnen vanuit Kolibrie naar Horeko gesynchroniseerd worden. Urenexports kunnen vanuit Horeko naar Kolibrie verstuurd worden.
  • NMBRS 
    Medewerker gegevens kunnen zowel vanuit NMBRS naar Horeko als van Horeko naar NMBRS gesynchroniseerd worden. Urenexports kunnen vanuit Horeko naar NMBRS verstuurd worden.

Nmbrs

Voor je begint

Medewerkers worden bij de eerste synchronisatie gematcht op basis van de volgende gegevens, ook op die volgorde:

  1. Personeelsnummer
  2. BSN nummer
  3. E-mailadres

Zorg er dus voor dat, in beide systemen, minimaal één van deze gegevensgroepen volledig overeenkomt voor alle medewerkers. Als er tijdens de eerste synchronisatie geen personeelsnummers zijn in Horeko, dan worden die gevuld met die uit NMBRS. Vanaf dat moment zijn de personeelsnummers leidend, ook tijdens een salarisexport. 

Koppeling instellen

Het instellen van een koppeling gaat met een aantal stappen, waar ook een aantal keuzes gemaakt moeten worden. Het is mogelijk dat dit misgaat en er daarbij gegevens verloren gaan. Wij raden je aan om ons te mailen op support@horeko.nl dat je graag de koppeling met NMBRS wil inrichten. Dan maken we een afspraak en nemen we het samen door. Wij helpen je hier graag bij, om het zo makkelijker te maken en zeker te weten dat het goed gaat. 

Handmatige synchronisatie - Vergelijk resultaten

Als je bij het aanmaken van de koppeling hebt gekozen voor Synchroniseer frequentie ‘Nooit’, kun je af en toe de synchronisatie handmatig aanzetten. Ga naar Beheer (Employee) -> HR koppeling -> klik op start handmatige synchronisatie.

Voor het synchroniseren is het natuurlijk belangrijk dat de juiste medewerker in Horeko met de juiste medewerker in NMBRS vergeleken wordt. Daarvoor wordt allereerst gekeken naar het veld Personeelsnummer. Als tweede optie wordt gekeken naar het veld BSN nummer. Als derde mogelijkheid wordt gekeken naar het email adres.  

Bij eventuele wijzigingen komt er een tabel naar voren. Achter elke medewerker staat het totaal aantal regels en het aantal problemen. Als er problemen zijn betekend het dat er bepaalde informatie in NMBRS  niet overeenkomt met informatie in Horeko. Als je op het plusje voor de naam van de medewerker klikt verschijnt er 5 kolommen aan informatie:

  • Veldnaam - Hier wordt de naam van het te synchroniseren veld weergegeven.
  • Horeko gegevens - Hier staan de gegevens zoals die in Horeko zijn ingevoerd.
  • Externe gegevens - Hier staan de gegevens zoals die in NMBRS zijn ingevoerd.
  • Synchronisatie resultaten - Hier worden de gegevens weergegeven welke na de synchronisatie worden gebruikt. Of de informatie in NMBRS of Horeko leidend is, is afhankelijk van wat je hebt ingevuld bij de synchronisatie instellingen.
  • Problemen – Als er problemen gesignaleerd worden, bijvoorbeeld dat er informatie ontbreekt, komt dat hierin naar voren. Pas indien nodig de informatie aan in Horeko of NMBRS (afhankelijk van welke kant op gesynchroniseerd wordt), en voer de handmatige synchronisatie opnieuw uit.
  • Klik op Opslaan.

Nmbrs_vergelijk_resultaten

Synchroniseer frequentie

Als je wilt dat de gegevens periodiek automatisch gesynchroniseerd worden, kun je dat als volgt instellen. Ga naar Beheer (Employee) -> Instellingen -> HR koppelingen -> selecteer bij Synchroniseer frequentie met welke frequentie je wilt dat de gegevens gesynchroniseerd worden -> klik op Opslaan. Het automatisch synchroniseren is alleen van toepassing voor het wijzigen van medewerkers gegevens. Het synchroniseren van nieuwe medewerkers gebeurt alleen bij een handmatige synchronisatie. 

Geklokte uren exporteren

Het exporteren van de geklokte uren naar NMBRS werkt hetzelfde als voor Kolibrie. Om uren succesvol te kunnen exporteren is het nodig dat het personeelsnummer van die medewerker overeenkomt tussen Horeko en Nmbrs. 

  1. Ga naar Beheer (Employee) -> Rapportages
  2. Kies Urenexport voor salarisverwerking
  3. Vul gewenste variabelen in
  4. Selecteer bij template: NMBRS direct
  5. Er komt een extra invulveld naar voren genaamd Period. Standaard wordt deze al ingevuld met de huidige actieve periode in NMBRS
  6. Selecteer indien nodig Unprotected mode (hieronder toegelicht)
  7. Klik op exporteer. De gegevens worden nu verstuurd naar NMBRS .

Unprotected mode (Schakel over naar onveilige modus)
De onbeschermde modus is een functionaliteit van NMBRS en moet gebruikt worden wanneer je in het verleden wijzigingen wilt aanbrengen. Stel je zit in periode 2020-3 en je wilt een nieuw uurcomponent toevoegen in 2020-1, moet je de Unprotected mode aanzetten. Meer hierover lees je in de volgende twee artikelen:
https://support.nmbrs.nl/hc/nl/articles/204054016-TWK-correctie-in-het-huidige-jaar-draaien

https://support.nmbrs.nl/hc/nl/articles/204054026-TWK-run-forceren


In NMBRS vind je de uren op de volgende plek: Employees -> klik op een medewerker -> zie Extra hours / days. Uren worden altijd verstuurd onder uurcode 2100 - Gewerkte uren. 

Nmbrs_import