Financieel overzicht

Tevreden gasten, volle tafels en hardwerkend personeel: dé ingrediënten voor succes. Tot je de boekhouding erbij pakt en ziet dat je amper winst maakt. Dat wil natuurlijk niemand.

Het dagelijks kunnen inzien van je omzet en kosten geeft je de mogelijkheid om sneller te reageren op eventuele problemen en zo erger te voorkomen. Bovendien helpt het je om snel het effect van genomen beslissingen te zien en te beoordelen of je je financiële doelen behaalt.

Om je deze inzichten te bieden, introduceert Horeko nu het Financieel Overzicht.

Het Financieel Overzicht

Deze nieuwe functie geeft je een dagelijks en wekelijks overzicht in de vorm van een gestapelde grafiek. Dit overzicht toont in feite je winst- en verliesrekening en bevat de volgende onderdelen:

Totale omzet
De omzet wordt ingeladen via de kassakoppeling en is exclusief btw.
Zolang een gerecht gematcht kan worden (zoals bij Menu Engineering), wordt het meegenomen in de omzet.

Let op: De omzet in het Logboek is wel inclusief btw.

Totale inkoopkosten
Net als bij Menu Engineering wordt gekeken naar de verkochte aantallen van ‘geïmporteerde’ gerechten. We gebruiken hiervoor de kassanummers of gerechtnamen, die zowel in de kassa als in Horeko hetzelfde moeten zijn. Zorg er dus voor dat al je kassa-items met bijbehorend PLU-nummer in Horeko staan.
Brutowinst
De brutowinst wordt berekend door de totale inkoopkosten van de omzet af te trekken.
Totale personeelskosten
Personeelskosten worden alleen berekend als deze in Horeko zijn geregistreerd. Op basis van de geklokte uren en de contracten van medewerkers worden de totale personeelskosten berekend.
Totale vaste kosten
Vaste kosten per maand kun je handmatig invoeren via Beheer (Kitchen) > Instellingen > Vestigingen. Voer deze in per vestiging.
Nettowinst
De nettowinst is wat je onder de streep overhoudt. Dit wordt berekend door de brutowinst te verminderen met de personeelskosten en vaste kosten

Aan de slag

Om ervoor te zorgen dat alle data correct kan worden ingeladen, is het belangrijk dat je de volgende stappen hebt doorlopen:

Een kassakoppeling hebt ingesteld
Vestigingen hebt ingesteld
De vaste kosten zijn ingevoerd
De inkoopkosten en kassanummers up to date zijn.

De Kassakoppeling

Voor het gebruik van het financieel overzicht is omzet nodig. Deze wordt ingeladen via een kassakoppeling en gematcht met de gerechten in Horeko. Zorg er daarom voor dat alle gerechten in de kassa ook in Horeko staan, inclusief kassanummer.

Het handmatig inladen van kassa data is niet mogelijk.
Heb je nog geen kassakoppeling, kijk hier of er al een koppeling is met jouw kassasysteem en/of neem contact op met onze Customer Support afdeling per mail support@horeko.com of bel naar +31 (0) 88-7119711.
Vestigingen instellen

Voor Kitchen en Full Suite klanten:
De vestigingen geven een overzicht van de verschillende zaken die je hebt. Om deze te beheren, ga je naar Beheer (Kitchen) > Instellingen en open je de tab 'Vestigingen'.
Klik op + Nieuw om een nieuwe Vestiging toe te voegen.

Voor Employee klanten:
De vestigingen geven een overzicht van de verschillende zaken die je hebt. Om deze te beheren, ga je naar Beheer (Employee) > Instellingen en open je de tab ‘Vestigingen'.
Klik op + Nieuw om een nieuwe Vestiging toe te voegen.

Dit kan één zaak zijn, maar als je meerdere zaken hebt, kun je deze ook per regel toevoegen. Vervolgens koppel je de afdeling(en) vanuit Employee aan de vestiging.
Heb je alleen Horeko Kitchen, dan koppeling je de afdeling vanuit je kassakoppeling.

Het is mogelijk dat de naam van een afdeling hetzelfde is als de naam van de vestiging; dit is geen probleem. Voeg de afdeling gewoon toe en sla op.
Misschien heb je een aparte afdeling voor de Keuken en een voor de Bediening. Voeg beide dan toe aan de betreffende vestiging.

Heb je nog een ander restaurant? Voeg die ook toe en koppel de juiste afdelingen eraan.
Hieronder vind je een voorbeeld:
De Vaste Kosten
Het invoeren van de vaste kosten gebeurt op dezelfde plek waar je de vestigingen hebt ingesteld. Per Vestiging is er een kolom beschikbaar waarin je de vaste kosten per maand kunt invoeren. Het systeem verwerkt deze informatie automatisch verder voor je.

Voorbeelden van vaste kosten zijn de huur/hypotheek, verzekering, telefoon, internet, water, elektriciteit, leningen, licentiekosten, belastingen, aanschaf en onderhoud van apparatuur, en andere kosten die essentieel zijn om de dagelijkse gang van zaken binnen je bedrijf soepel te laten verlopen.
Twijfel je wat je vaste kosten zijn? Vraag het je boekhouder.
De inkoopkosten berekenen (Beschikbaar voor Kitchen en Full Suite klanten)

Het berekenen van de inkoopkosten wordt automatisch voor je gedaan, zolang je ervoor zorgt dat je volledige menukaart (inclusief alle gerechten, bijgerechten, dranken, cocktails, etc.) in Horeko staat. Om ervoor te zorgen dat alle gerechten goed geïmporteerd kunnen worden, is het aan te raden om elk gerecht van een kassanummer te voorzien. Dit is niet alleen handig voor het Financieel Overzicht, maar ook voor je Menu Engineering en Voorraadbeheer Analyse. Hoe je dit doet kan je hier vinden.

Zodra de gerechten zijn geïmporteerd, worden ze meegenomen in de berekening van de inkoopkosten. De verkochte aantallen worden vermenigvuldigd met de inkoopkosten, die gebaseerd zijn op de ingrediënten in de recepturen, en vervolgens bij elkaar opgeteld.

Tip: Zorg ervoor dat je regelmatig de prijzen van je ingrediënten importeert, zodat je altijd met de meest actuele prijzen werkt.

Het financieel overzicht

Bovenaan kun je de gewenste dag selecteren om de financiële informatie in te zien. Standaard worden alle vestigingen automatisch geselecteerd, maar je kunt er ook voor kiezen om de gegevens van één of meerdere vestigingen te bekijken.

De grafiek

De grafiek is een gestapelde grafiek, waarbij elke laag een kostenonderdeel vertegenwoordigt. Daarnaast zijn er lijnen voor de omzet en de nettowinst. De grafiek toont een overzicht van je week (maandag t/m zondag), en met je muis kun je de details per dag bekijken.

De opbouw van de grafiek, van boven naar beneden:

Dikke blauwe lijn: Totale omzet
Paarse vlak: Inkoopkosten
Gele vlak: Personeelskosten
Blauwe vlak: Vaste kosten
Groene lijn (en vlak): Nettowinst

Rechts van de grafiek vind je een samenvatting van de geselecteerde dag, waarin zowel de percentages als de bedragen in euro’s worden weergegeven.

Zowel de grafiek als de samenvatting kun je lezen als een winst-en-verliesrekening. Met bovenaan in de totale omzet. Wanneer hier de inkoopkosten af worden gehaald krijg je je brutowinst.
Vervolgens haal je van deze brutowinst nog de personeelskosten en vaste kosten af, waardoor de nettowinst overblijft.

De tabel

Onder de grafiek vind je een tabel met een overzicht van de vestigingen in jouw database. Hierin kun je per vestiging zien wat hun bijdrage was aan de totale omzet, kosten en nettowinst.

Wie ziet dit overzicht?
Om het Financieel overzicht te kunnen zien moet voor specifieke Rol de permissie geactiveerd zijn.
Dit kan je controleren bij het rechtenbeheer.

Hoe het financieel overzicht jou kan helpen

De informatie in je Financieel Overzicht is natuurlijk interessant om naar te kijken, maar hoe kun je deze inzichten daadwerkelijk gebruiken?
Wat je Financieel Overzicht eigenlijk laat zien, is hoe financieel gezond jouw zaak of zaken zijn.

Maak je winst? Stijgen de personeelskosten te snel? Of zijn de Inkoopkosten juist aan de lage of hoge kant?

Dit zijn allemaal signalen om verder te onderzoeken.

Neem dus de tijd om goed naar je overzicht te kijken. Misschien herken je een bepaald patroon, bijvoorbeeld dat de omzet op donderdagen om de week hoger ligt. Wat gebeurt er op die dagen dat je meer omzet behaalt? Zijn er specifieke medewerkers aan het werk? Of is er misschien elke week een grote lunchgroep?

Kun je iets vergelijkbaars doen op andere dagen? Misschien is het een kans om een marketingactie te starten.

De beschikbare data helpt je niet alleen om patronen te ontdekken, maar ook om je prestaties te vergelijken met die van de markt of met de doelen die je hebt gesteld voor je bedrijf.

Best practices voor financieel beheer

Wat zijn nu gezonde cijfers?

Inkoopkosten
Een gezonde verhouding voor een restaurant zou tussen de 25 en 35% moeten zijn. Deze indicator helpt je om de kosten van ingrediënten te optimaliseren en om je gasten eerlijke prijzen te laten betalen.
Personeelskosten
In de ideale wereld zou deze verhouding tussen de 30 en de 45% moeten liggen, om je personeelskosten in balans te brengen met de gegenereerde inkomsten van je restaurant.
Vaste kosten
Je kijkt dan naar de verhouding tussen de inkomsten en de noodzakelijke bedrijfskosten, zoals water, gas, elektriciteit, onderhoud, huur, en verzekeringen. Deze kosten liggen idealiter tussen 10 en 20%.

Deze cijfers zijn een schatting en kunnen verschillen, afhankelijk van de situatie en locatie. Restauranthouders wordt aangeraden altijd goed onderzoek te doen naar hun eigen regio en markt.