État financier

Des clients satisfaits, des tables bien remplies et un personnel travailleur : les ingrédients du succès. Jusqu'à ce que vous consultiez votre comptabilité et réalisiez que vous faites à peine des bénéfices. Personne ne souhaite cela.

Consulter quotidiennement votre chiffre d'affaires et vos coûts vous permet de réagir plus rapidement à d'éventuels problèmes et d'éviter des situations plus graves. De plus, cela vous aide à voir l'effet des décisions prises et à évaluer si vous atteignez vos objectifs financiers.

Pour vous offrir ces précieuses informations, Horeko introduit désormais l’État financier. 

L’état financier

Cette nouvelle fonctionnalité vous offre un aperçu quotidien et hebdomadaire sous forme de graphique empilé. Ce tableau récapitule en réalité votre compte de résultats et comprend les éléments suivants :

• Chiffre d'affaires total
  Le chiffre d'affaires est importé via le lien avec la caisse et est hors TVA.
  Tant qu'un plat peut être associé (comme dans le Menu Engineering), il sera pris en compte dans le chiffre d'affaires.

Remarque : Le chiffre d'affaires affiché dans le widget « Chiffre d'affaires et main-d'œuvre » sur votre tableau de bord est, lui, indiqué avec TVA incluse.

• Coûts d'achat totaux
  Comme dans l'outil Menu Engineering, nous analysons les quantités vendues des plats « importés ». Pour cela, nous utilisons les numéros de caisse ou les noms des plats, qui doivent être identiques dans la caisse et dans Horeko. Veillez donc à ce que tous vos articles de caisse, avec leurs numéros PLU correspondants, soient bien enregistrés dans Horeko.
• Marge brute
  La marge brute est calculée en soustrayant les coûts d'achat totaux du chiffre d'affaires.
• Coûts totaux du personnel
  Les coûts du personnel ne sont calculés que s'ils sont enregistrés dans Horeko. Les coûts totaux du personnel sont calculés sur la base des heures pointées et des contrats des employés.
• Coûts fixes totaux
  Les coûts fixes mensuels peuvent être saisis manuellement via Gestion (Cuisine) > Paramètres > Établissements. Saisissez ces coûts pour chaque établissement.
• Bénéfice net
  Le bénéfice net est ce qu'il vous reste au final. Il est calculé en déduisant les coûts du personnel et les coûts fixes de la marge brute.

Commencer

Pour garantir que toutes les données puissent être correctement importées, il est important que vous ayez complété les étapes suivantes :

1. Configurer un lien vers la caisse enregistreuse
2. Paramétrer les établissements
3. Saisir les coûts fixes
4. Mise à jour des coûts d'achat et des numéros de caisse
   
   

1. Lien vers la caisse enregistreuse 

Pour utiliser l'état financier, des données de chiffre d'affaires sont nécessaires.
Celui-ci est chargé via une intégration de caisse enregistreuse et associé aux plats dans Horeko. Assurez-vous que tous les plats de la caisse enregistreuse sont également présents dans Horeko, y compris le numéro de caisse.

Il n'est pas possible d'importer manuellement les données de caisse. Si vous n'avez pas encore de liaison avec votre système de caisse, vérifiez ici s'il existe déjà une connexion avec votre système de caisse et/ou contactez notre service support client par e-mail à support@horeko.com ou par téléphone au +31 (0) 88-7119711.

2. Paramétrer les établissements

Pour les clients Kitchen et Full Suite :

Les établissements fournissent un aperçu des différentes entreprises que vous possédez. Pour les gérer, allez dans Gestion (Cuisine) > Paramètres et ouvrez l'onglet « Établissements ».

Cliquez sur +Nouveau pour ajouter un nouvel établissement.

Pour les clients Employee :

Les établissements fournissent un aperçu des différentes entreprises que vous possédez. Pour les gérer, allez dans Gestion (Employé) > Paramètres et ouvrez l'onglet « Établissements ».

Cliquez sur +Nouveau pour ajouter un nouvel établissement.

Cela peut être un seul établissement, mais si vous en avez plusieurs, vous pouvez également les ajouter ligne par ligne. Ensuite, vous pouvez associer les services d'Employee à l'établissement.
Si vous utilisez uniquement Horeko Kitchen, vous pouvez associer les services via votre lien avec la caisse.

Il est possible que le nom d'un service soit identique à celui de l'établissement ; cela n’est pas un problème. Il vous suffit d'ajouter le service et d'enregistrer.

Peut-être avez-vous un service séparé pour la Cuisine et un autre pour le Service. Dans ce cas, ajoutez-les tous les deux à l'établissement concerné.
Vous avez un autre restaurant ? Ajoutez-le également et associez-y les services correspondants.

Exemple :

3. Les coûts fixes
La saisie des coûts fixes se fait au même endroit où vous avez configuré les établissements. Pour chaque établissement, une colonne est disponible pour saisir les coûts fixes mensuels. Le système traite ensuite automatiquement ces informations pour vous.

Des exemples de coûts fixes incluent le loyer/hypothèque, l'assurance, le téléphone, internet, l'eau, l'électricité, les prêts, les frais de licence, les taxes, l'achat et la maintenance d'équipements, ainsi que d'autres coûts essentiels au bon fonctionnement quotidien de votre entreprise.

Vous ne savez pas exactement quels sont vos coûts fixes ? Demandez à votre comptable.

4. Calculer les coûts d'achat (Disponible pour les clients Kitchen et Full Suite)
Le calcul des coûts d'achat se fait automatiquement, à condition que le menu soit correctement enregistré dans Horeko (y compris tous les plats, accompagnements, boissons, cocktails, etc.). Pour que tous les plats soient correctement importés, il est conseillé d’associer un numéro de caisse à chaque plat. Cela est non seulement pratique pour l'État Financier, mais aussi pour votre Menu Engineering et votre Analyse de gestion des stocks. Cliquez ici pour savoir comment procéder.

Une fois les plats importés, ils sont pris en compte dans le calcul des coûts d'achat. Les quantités vendues sont multipliées par les coûts d'achat, qui sont basés sur les ingrédients des recettes, puis additionnées.

Conseil : Veillez à importer régulièrement les prix de vos ingrédients afin de toujours travailler avec les prix les plus récents.

L'état financier

En haut, vous pouvez sélectionner le jour souhaité pour consulter les informations financières. Par défaut, tous les établissements sont automatiquement sélectionnés, mais vous pouvez également choisir de visualiser les données d'un ou plusieurs établissements.

Le graphique

Le graphique est un graphique empilé, où chaque couche représente un élément de coût. De plus, des lignes sont tracées pour le chiffre d'affaires et le bénéfice net. Le graphique donne un aperçu de votre semaine (du lundi au dimanche), et vous pouvez visualiser les détails par jour en utilisant votre souris.

La structure du graphique, de haut en bas :

• Ligne bleue épaisse : Chiffre d'affaires total
• Zone violette : Coûts d'achat
• Zone jaune : Coûts du personnel
• Zone bleue : Coûts fixes
• Ligne (et zone) verte: Bénéfice net

À droite du graphique, vous trouverez un résumé du jour sélectionné, affichant à la fois les pourcentages et les montants en euros.

Tant le graphique que le résumé peuvent être interprétés comme un compte de résultats. En haut se trouve le chiffre d'affaires total. En soustrayant les coûts d'achat, vous obtenez votre marge brute. En déduisant les coûts du personnel et les coûts fixes de cette marge brute, vous obtenez le bénéfice net.

Le tableau

Sous le graphique, vous trouverez un tableau récapitulatif des établissements dans votre base de données. Vous pouvez y voir, pour chaque établissement, sa contribution au chiffre d'affaires total, aux coûts et au bénéfice net.

Qui peut voir cet aperçu ?

Pour pouvoir consulter l'état financier, l'autorisation doit être activée pour un rôle spécifique. Vous pouvez vérifier cela dans la gestion des droits.

Comment l'état financier peut vous aider

Les informations contenues dans votre état financier sont bien sûr intéressantes à consulter, mais comment pouvez-vous réellement utiliser ces insights ?
Ce que votre état financier montre en réalité, c'est la santé financière de votre entreprise ou de vos établissements.

Faites-vous des bénéfices ? Les coûts du personnel augmentent-ils trop rapidement ? Ou les coûts d'achat sont-ils plutôt bas ou élevés ?
Ce sont des choses à examiner de plus près.

Prenez donc le temps d'analyser attentivement votre aperçu. Peut-être remarquerez-vous un certain schéma, par exemple que le chiffre d'affaires est plus élevé les jeudis toutes les deux semaines. Que se passe-t-il ces jours-là qui génère plus de chiffre d'affaires ? Y a-t-il des employés spécifiques qui travaillent ? Ou peut-être y a-t-il chaque semaine un grand groupe pour le déjeuner ?
Pouvez-vous faire quelque chose de similaire les autres jours ? Cela pourrait être une opportunité de lancer une campagne marketing.

Les données disponibles vous aident non seulement à découvrir des schémas, mais aussi à comparer vos performances avec celles du marché ou avec les objectifs que vous avez fixés pour votre entreprise.

Les meilleures pratiques en matière de gestion financière

Que sont des chiffres sains ?

• Coûts d'achat
  Un ratio sain pour un restaurant devrait se situer entre 25 et 35 %. Cet indicateur vous aide à optimiser les coûts des ingrédients et à faire payer des prix équitables à vos clients.
• Coûts du personnel
  Dans un monde idéal, ce ratio devrait se situer entre 30 et 45 % afin d'équilibrer les coûts du personnel avec les revenus générés par votre restaurant.

 Coûts fixes

• Vous regardez alors le ratio entre les revenus et les coûts d'exploitation nécessaires, tels que l'eau, le gaz, l'électricité, l'entretien, le loyer et les assurances. Idéalement, ces coûts devraient se situer entre 10 et 20 %.

Ces chiffres sont des estimations et peuvent varier en fonction de la situation et de l'emplacement. Il est recommandé aux restaurateurs de toujours effectuer des recherches approfondies sur leur propre région et leur marché.