[Video tutorial] Vakantie-uren

In deze video tutorial geven we uitleg over Vakantie-uren in Horeko.

Klik op de blauwe bolletjes in de tijdlijn om direct naar een ander hoofdstuk te gaan.

• 00:10 - Contractsoorten
• 00:31 - Vakantie-uren opbouw & Correcties
• 06:03 - Startbalans
• 08:21 - Vakantie-uren opnemen

Medewerkers met een vast urencontract bouwen vakantie-uren op. Sommige medewerkers met een 0-uren contract wellicht ook, als dit in het contract zo is vastgelegd. Om in Horeko vakantie-uren voor een medewerker te kunnen bijhouden, moet er een berekening ingevuld zijn bij Vakantieberekening in de betreffende contractsoort. Als er Geen berekening is ingevuld, wordt er geen vakantie-uren saldo weergegeven voor de medewerker, deze is dan namelijk niet van toepassing.

Om het vakantie-uren saldo van een medewerker te bekijken ga je naar Medewerkers -> dubbelklik op desbetreffende medewerker -> ga naar tabblad ‘Vakantie-uren’.

Startbalans

Als je begint met Horeko Employee Manager, heb je te maken met bestaande saldo’s van je huidige medewerkers. Het huidige saldo is het startpunt van de telling in Horeko. Daarom noemen we het startbalans.

Ga naar Medewerkers -> dubbelklik op desbetreffende medewerker -> ga naar tabblad ‘Vakantie-uren’ -> dubbelklik onder het kopje Correcties op + Nieuwe correctie. Selecteer de datum waarop jullie, en dus ook deze medewerker, zijn begonnen met uren klokken in Horeko. Dubbelklik eventueel op het lege veld onder Omschrijving om een omschrijving toe te voegen. Dubbelklik op de 0 onder Waarde om de waarde te veranderen naar het juiste vakantie-uren saldo. Als het saldo 0 is, hoef je de waarde dus niet te wijzigen. Zet het vinkje onder Startbalans aan. Een startbalans hoef je maar één keer in te vullen, daarna loopt het saldo altijd door.

Let op, als je al met Horeko werkt en een medewerker toevoegt of een medewerker een vast contract geeft, hoef je geen startbalans in te voeren. De medewerker begint gelijk met klokken in Horeko en de vakantie-uren worden berekend vanaf de startdatum van het contract.

Opbouw

In Horeko kun je op twee manieren de vakantie-uren opbouw voor jouw medewerkers bijhouden.

• Automatische opbouw aan de hand van vakantie-uren formule

Als je in de contractsoort een vakantieberekening aanzet, ofwel aan de hand van Contracturen of Gewerkte uren, en een vakantie-uren formule (bijvoorbeeld 0,096) invult, zal Horeko automatisch de opbouw van verlof berekenen en bijhouden voor de medewerkers met die contractsoort. De contracturen of gewerkte uren vermenigvuldigt met de formule is de opbouw van de vakantie-uren.

Ga naar Medewerkers -> dubbelklik op een medewerker -> ga naar het tabblad ‘Contracten’. Als je in het contract van een medewerker de betreffende contractsoort selecteert, worden de bedrijfskostenformule en vakantie-uren formule automatisch ingevuld. Je kunt dit indien gewenst wel zelf nog aanpassen.

Ga naar Medewerkers -> dubbelklik op desbetreffende medewerker -> ga naar tabblad ‘Vakantie-uren’. Onder het kopje Balans zie je het huidige saldo van de medewerker, zowel in uren als in dagen. Als je op het plusje voor de naam van de medewerker klikt kun je zien hoe het saldo opgebouwd is. Met de filter Groepering kun je aangeven hoe je de opbouw van het vakantie-uren saldo wilt zien, per dag, week, maand, kwartaal of jaar.

• Handmatig een vakantie-uren saldo toevoegen

Het is ook mogelijk om voor bestaande medewerkers in het begin van een nieuw jaar, of voor een nieuwe medewerker ergens gedurende het jaar, het vakantie-uren saldo voor (de rest van) dat jaar te berekenen en deze door middel van een correctie aan het saldo toe te voegen. In dit geval wil je dus wel een vakantie-uren saldo bijhouden voor de medewerker, maar is er geen sprake van automatische opbouw van vakantie-uren door het systeem. Zorg ervoor dat de betreffende contractsoort als volgt is ingericht: Vul bij Vakantieberekening Contracturen of Gewerkte uren in, maar vul bij Vakantie-uren formule 0 in.

Ga naar Medewerkers -> dubbelklik op een medewerker -> ga naar het tabblad ‘Contracten’. Selecteer de juiste contractsoort in het contract van de medewerker(s).

Je kunt bijvoorbeeld in het begin van een nieuw jaar 152 vakantie-uren aan het saldo van een medewerker toevoegen. Ga naar Medewerkers -> dubbelklik op desbetreffende medewerker -> ga naar tabblad ‘Vakantie-uren’ -> dubbelklik onder het kopje Correcties op + Nieuwe correctie. Selecteer de datum, bijvoorbeeld 1 januari. Dubbelklik eventueel op het lege veld onder Omschrijving om een omschrijving toe te voegen, bijvoorbeeld ‘Vakantie-uren voor 2024’. Dubbelklik op de 0 onder Waarde om de waarde te veranderen naar het juiste vakantie-uren saldo.

Ander voorbeeld: Als je een medewerker toevoegt die op jaarbasis ook recht heeft op 152 vakantie-uren, maar op 1 mei in dienst treed, kun je de vakantie-uren naar rato berekenen en aan het saldo toevoegen. Van 1 mei tot en met 31 december telt 8 maanden, de medewerker heeft dus recht op 8/12e van de 152 vakantie-uren. 152 uur / 12 maanden = 12,67. 12,67 x 8 maanden = 101,33 uur.

Ga naar Medewerkers -> dubbelklik op desbetreffende medewerker -> ga naar tabblad ‘Vakantie-uren’ -> dubbelklik onder het kopje Correcties op + Nieuwe correctie. Selecteer de datum, in dit geval 1 mei. Dubbelklik eventueel op het lege veld onder Omschrijving om een omschrijving toe te voegen, bijvoorbeeld ‘Vakantie-uren 2024 naar rato’. Dubbelklik op de 0 onder Waarde om de waarde te veranderen naar het juiste vakantie-uren saldo.

Als een medewerker eerder dan 31 december uit dienst gaat, kun je naar rato berekenen op hoeveel vakantie-uren de medewerker eigenlijk recht had. Dit kun je corrigeren door een negatieve correctie toe te voegen.

Saldo

Ga naar Medewerkers -> dubbelklik op desbetreffende medewerker -> ga naar tabblad ‘Vakantie-uren’. Onder het kopje Balans zie je het huidige saldo van de medewerker, zowel in uren als in dagen.

Vakantie opnemen

Als je in Horeko Vakantie invoert, wordt er verlof opgenomen. Er worden automatisch uren van het vakantie-uren saldo van de medewerker afgehaald. Als vakantie-uren voor een medewerker niet van toepassing zijn en je voert alsnog vakantie in, gebeurt er niets.

Een beheerder kan als volgt vakantie invoeren: Ga naar Planning -> Rooster -> klik bovenin op + Afwezigheid -> selecteer soort Vakantie -> selecteer de betreffende medewerker en vul de juiste gegevens in. Bij het invoeren van Vakantie in het verleden, wordt de verlofaanvraag onmiddellijk goedgekeurd. Bij het invoeren van Vakantie in de toekomst, heb je de optie om Goedgekeurd al aan te vinken.

Het is uiteraard ook mogelijk dat de medewerker zelf Vakantie aanvraagt. Een medewerker kan enkel in de toekomst Vakantie invoeren en dit moet altijd goedgekeurd worden door een beheerder. Meer hierover lees je in het artikel over beschikbaarheid en afwezigheid (dit artikel wordt nog geschreven en zo spoedig mogelijk op de kennisbank geplaatst).

Wat moet je invoeren?

• Als je bij het invoeren van vakantie het vinkje voor Hele dag aan zet, wordt het aantal contracturen per dag gerekend. Het systeem kijkt dus naar het aantal contracturen en het aantal contractdagen. Als er in het contract 38 contracturen en 5 contractdagen staan, wordt er 7,6 uur van het vakantie-uren saldo afgehaald.
• Als je een specifiek aantal uren invult, bijvoorbeeld van 12:00 tot 17:00 uur, worden er 5 uren van het vakantie-uren saldo afgetrokken. Let op, er wordt nooit meer dan het aantal contracturen per dag gerekend. Als iemand 7,6 contracturen per dag heeft en je vult 12:00 tot 22:00 uur in, wordt er 7,6 uur van het vakantie-uren saldo afgehaald.
• Als je van maandag tot en met zondag vakantie invoert, wordt het aantal contracturen gerekend. Als iemand een contract van 38 uur heeft, wordt er 38 uur van het vakantie-uren saldo afgehaald. Let op, dit gebeurt dus alleen als de vakantie van maandag tot en met zondag ingevoerd is.

Als een medewerker bijvoorbeeld van donderdag tot en met donderdag op vakantie is, moet je nagaan wat er in beide weken gaat gebeuren. Het systeem kijkt naar maandag tot en met zondag. Als er in een week uren geklokt worden en vakantie is ingevoerd, worden de uren bij elkaar opgeteld. Dat zorgt ervoor dat een medewerker geen min-uren opbouwt. Echter, er moet dus niet te veel vakantie ingevoerd worden. Als de medewerker een contract heeft van 32 uur in 4 dagen en in de eerste week wel werkt op maandag, dinsdag en woensdag, zal hij waarschijnlijk +/- 24 uur klokken. Vanaf donderdag is de medewerker op vakantie maar er hoeft nog maar 8 uur vakantie opgenomen te worden om de 24 uur aan te vullen tot 32 uur. In dat geval kun je bijvoorbeeld op de donderdag 1 dag vakantie invoeren en op de vrijdag, zaterdag en zondag onbeschikbaarheid invoeren. Zodoende is donderdag tot en met zondag wel rood gekleurd in het rooster en weet je dat de medewerker niet ingepland kan worden.

Bij het invoeren van vakantie in een week waarin ook uren geklokt worden, worden de geklokte uren dus niet automatisch aangevuld tot het aantal contracturen. De geklokte uren en vakantie-uren worden bij elkaar opgeteld. Het kan natuurlijk voorkomen dat een medewerker, die 32 uur moet werken in 4 dagen, 1 dag (ofwel 8 uur) vakantie invoert en 3 dagen werkt, maar in die 3 dagen meer dan 24 uur werkt. De te veel gewerkte uren worden automatisch bij het plus-min saldo opgeteld.

Correcties

Ga naar Medewerkers -> dubbelklik op desbetreffende medewerker -> ga naar tabblad ‘Vakantie-uren’. Onder het kopje correcties kun je correcties maken op het saldo. Een correctie met een positieve waarde is een toevoeging van uren aan het saldo. Een correctie met een negatieve waarde zorgt ervoor dat er uren van het saldo afgehaald worden. Voorbeelden van correcties die je zou moeten toevoegen zijn:

-Uitbetalen van overschot aan vakantie-uren;

-Vakantie-uren toevoegen voor een gewerkte feestdag.

Dubbelklik onder het kopje Correcties op + Nieuwe correctie. Selecteer de datum waarop de correctie plaats moet vinden, dat kan vandaag, in het verleden of in de toekomst zijn. Dubbelklik eventueel op het lege veld onder Omschrijving om een omschrijving toe te voegen, bijvoorbeeld ‘8 extra vakantie-uren voor werken op 1e kerstdag’. Het toevoegen van een omschrijving is handig omdat je dan later kan herkennen waarom je de correctie hebt toegevoegd. Dubbelklik op de 0 onder Waarde om de waarde te veranderen naar de juiste waarde. Bijvoorbeeld: 8, als er 8 vakantie-uren worden toegevoegd.