Heures de vacances

Les employés ayant un contrat à horaire fixe accumulent des heures de vacances. Certains employés ayant un contrat de 0 heure peuvent également le faire, si cela est stipulé dans le contrat. Un calcul doit être effectué sous la rubrique "Calcul des congés" dans le type de contrat en question pour pouvoir comptabiliser les heures de vacances d'un employé dans Horeko. Si aucun calcul n'a été saisi, aucun solde d'heures de vacances n'apparaîtra pour l'employé, car il n'est pas applicable à ce moment-là.

Pour consulter le solde des heures de vacances d'un employé, allez dans Employés -> double-cliquez sur l'employé en question -> allez dans l'onglet "Heures de vacances".

Solde de départ

Si vous commencez avec Horeko Employee Manager et ajoutez des employés, il est fort probable que beaucoup de ces employés aient des contrats qui ont débuté dans le passé. Le système ne sait donc pas à partir de quel moment les heures de vacances doivent être calculées et/ou prises en compte. Il se peut que l'employé ait un certain solde d'heures de vacances à ce moment-là qui n'est pas exactement égal à 0. C'est pourquoi il faut indiquer un solde de départ.

Allez dans Employés -> double-cliquez sur l'employé en question -> allez dans l'onglet "Heures de vacances" -> double-cliquez sur + Nouvelle correction sous la rubrique Corrections. Sélectionnez la date à laquelle vous, et donc cet employé, avez commencé à pointer des heures dans Horeko. Double-cliquez sur le champ vide sous Description pour ajouter une description. Double-cliquez sur le 0 sous Valeur pour modifier la valeur du solde d'heures de vacances. Si le solde est à 0, il n'est pas nécessaire de modifier la valeur. Cochez la case sous Solde de départ. Vous ne devez remplir un solde de départ qu'une seule fois, après quoi il se poursuivra.

Attention : si vous utilisez déjà Horeko et ajoutez un employé ou donnez un contrat à durée indéterminée à un employé, vous n'avez pas besoin d'entrer un solde de départ. L'employé pointe immédiatement dans Horeko et les heures de vacances sont calculées à partir de la date de début du contrat.

Accumulation

Dans Horeko, vous pouvez suivre l'accumulation des heures de vacances de vos employés de deux façons.

• Accumulation automatique avec la formule des heures de vacances

Si vous définissez un calcul de congés dans le type de contrat, soit en utilisant Heures contractuelles ou Heures travaillées, et que vous remplissez une formule d'heures de vacances (par exemple 0.096), Horeko calculera et maintiendra automatiquement l'accumulation de congés pour les employés avec ce type de contrat. Les heures contractuelles ou les heures travaillées multipliées par la formule représentent l'accumulation des heures de vacances.

Allez dans Employés -> double-cliquez sur un employé -> allez dans l'onglet "Contrats". En sélectionnant le type de contrat approprié dans le contrat d'un employé, la formule des charges d'exploitation et celle des heures de vacances seront remplies automatiquement. Vous pouvez toujours faire des modifications si vous le souhaitez.

Allez dans Employés -> double-cliquez sur l'employé en question -> allez dans l'onglet "Heures de vacances". Sous la rubrique Solde, vous pouvez voir le solde actuel de l'employé en heures et en jours. Cliquez sur le signe plus devant le nom de l'employé pour voir son solde. Le filtre de regroupement permet de spécifier comment vous voulez voir le solde des heures de vacances, soit par jour, semaine, mois, trimestre ou année.

• Ajouter manuellement un solde d'heures de vacances

Il est également possible de calculer le solde des heures de vacances pour (le reste de) cette année pour les employés actuels en début d'année, ou pour un nouvel employé en cours d'année, et de l'ajouter au solde en faisant une correction. Dans ce cas, le solde des heures de vacances de l'employé doit être conservé, mais le système n'accumule pas automatiquement les heures de vacances. Vérifiez que le type de contrat en question est configuré comme suit : sous la rubrique Calcul des congés, entrez les heures contractuelles ou les heures travaillées, et entrez 0 sous la formule des heures de vacances.

Allez dans Employés -> double-cliquez sur un employé -> allez dans l'onglet "Contrats". Sélectionnez le bon type de contrat dans le contrat de l'employé.

Par exemple, vous pouvez ajouter 152 heures de vacances au solde d'un employé en début d'année. Allez dans Employés -> double-cliquez sur l'employé en question -> allez dans l'onglet "Heures de vacances" -> double-cliquez sur + Nouvelle correction sous la rubrique Corrections. Sélectionnez la date du 1er janvier par exemple. Double-cliquez éventuellement sur le champ vide sous Description pour ajouter une description, par exemple "Heures de vacances pour 2020". Double-cliquez sur le 0 sous Valeur pour modifier la valeur du solde d'heures de vacances.

Autre exemple : si vous ajoutez un employé qui a également droit à 152 heures de vacances sur une base annuelle, mais qui entre en service le 1er mai, vous pouvez calculer les heures de vacances sur une base proportionnelle et les ajouter au solde. La période du 1er mai au 31 décembre compte huit mois, le salarié a donc droit à 8/12e des 152 heures de vacances. 152 heures / 12 mois = 12,67 x 8 mois = 101,33 heures.

Allez dans Employés -> double-cliquez sur l'employé en question -> allez dans l'onglet "Heures de vacances" -> double-cliquez sur + Nouvelle correction sous la rubrique Corrections. Sélectionnez la date, dans ce cas le 1er mai. Double-cliquez éventuellement sur le champ vide sous Description pour ajouter une description, par exemple "Heures de vacances 2020 au prorata". Double-cliquez sur le 0 sous Valeur pour modifier la valeur du solde d'heures de vacances.

Si un employé est inactif avant le 31 décembre, vous pouvez calculer au prorata le nombre d'heures de vacances auxquelles il avait effectivement droit. Vous pouvez corriger cela en ajoutant une correction négative.

Solde

Allez dans Employés -> double-cliquez sur l'employé en question -> allez dans l'onglet "Heures de vacances". Sous la rubrique Balance, vous pouvez voir le solde actuel de l'employé en heures et en jours.

Prendre des vacances

Les congés sont pris lorsque vous entrez Vancaces dans Horeko. Les heures sont automatiquement déduites du solde d'heures de vacances de l'employé. Si les heures de vacances ne s'appliquent pas à un employé et que vous entrez quand même Vacances, rien ne se passe.

Un administrateur peut entrer les congés comme suit : Allez dans Planification -> Horaires -> cliquez sur + Absence -> sélectionnez le type de congé -> sélectionnez l'employé en question et entrez les détails correspondants. Lorsque vous entrez des congés dans le passé, la demande de congé est immédiatement approuvée. Lorsque vous saisirez des congés dans le futur, vous aurez la possibilité de cocher déjà la case Approuvé.

Bien entendu, il est également possible pour l'employé de faire lui-même une demande de Vacances. Un employé ne peut que saisir des congés dans le futur et cela doit toujours être approuvé par un administrateur. Pour en savoir plus, consultez l'article sur la disponibilité et l'absence (cet article est en cours de rédaction et sera ajouté à la base de connaissances dès que possible).

Comment procédér?

• Si vous cochez la case "Journée entière" lors de la saisie des congés, le nombre d'heures contractuelles sera calculé par jour. Le système examine donc le nombre d'heures contractuelles et le nombre de jours contractuels. Si le contrat contient 38 heures contractuelles et 5 jours contractuels, 7,6 heures seront déduites du solde des heures de vacances.

• Si vous saisissez une tranche d'heures spécifique, par exemple de 12h00 à 17h00, 5 heures seront déduites du solde des heures de vacances. Attention : le nombre d'heures contractuelles par jour ne sera jamais dépassé. Si une personne a 7,6 heures contractuelles par jour et que vous saisissez 12h00 à 22h00, alors 7,6 heures seront déduites du solde d'heures de vacances.

• Si vous saisissez des jours de congé du lundi au dimanche, le nombre d'heures contractuelles sera comptabilisé. Si une personne a un contrat de 38 heures, alors 38 heures seront déduites de son solde d'heures de vacances. Attention : cela ne se produit que si les congés sont enregistrés du lundi au dimanche.

Par exemple, si un employé est en congé du jeudi au jeudi, vous devez déterminer ce qui se passera pendant les deux semaines. Le système regarde la période du lundi au dimanche. Si des heures sont pointées dans une semaine et que des jours de congé sont saisis, alors les heures sont additionnées. Cela permet d'éviter qu'un employé accumule des heures négatives. Toutefois, il ne faut pas saisir trop de congés. Si l'employé a un contrat de 32 heures réparties sur 4 jours et qu'il travaille les lundi, mardi et mercredi de la première semaine, il pointera probablement +/- 24 heures. L'employé est en congés à partir de jeudi mais il ne doit prendre que 8 heures de vacances pour compléter le passage de 24 à 32 heures. Dans ce cas, vous pouvez saisir 1 jour de vacances le jeudi et une indisponibilité le vendredi, le samedi et le dimanche. La période du jeudi au dimanche est donc colorée en rouge dans les horaires pour indiquer que l'employé ne peut pas être planifié.

Si vous saisissez des congés dans une semaine au cours de laquelle des heures sont également pointées, les heures pointées ne sont pas automatiquement complétées par le nombre d'heures contractuelles. Les heures pointées et les heures de vacances sont additionnées. Il peut arriver qu'un employé avec un contrat de 32 heures en 4 jours prenne 1 jour (ou 8 heures) de congé et travaille 3 jours, mais fasse plus de 24 heures pendant ces 3 jours. Les heures supplémentaires sont automatiquement ajoutées au solde des heures positives et négatives.

Corrections

Allez dans Employés -> double-cliquez sur l'employé en question -> allez dans l'onglet "Heures de vacances". Sous la rubrique Corrections, vous pouvez apporter des corrections au solde. Une correction avec une valeur positive ajoute des heures au solde. Une correction avec une valeur négative déduit des heures au solde. Exemples de corrections à ajouter :

- Payer des heures de vacances supplémentaires ;

- Ajouter des heures de vacances pour un jour férié travaillé.

Sous la rubrique Corrections, double-cliquez sur + Nouvelle correction. Sélectionnez la date à laquelle la correction doit avoir lieu, qui peut être aujourd'hui, dans le passé ou dans le futur. Double-cliquez éventuellement sur le champ vide sous Description pour ajouter une description, par exemple "8 heures de vacances supplémentaires pour avoir travaillé le jour de Noël". Ajouter une description est utile car elle permet de savoir pourquoi vous avez ajouté la correction. Double-cliquez sur le 0 sous Valeur pour changer la valeur. Par exemple : 8, si 8 heures de vacances sont ajoutées.