Persoonlijke en bedrijfsdocumenten

In dit artikel:

  • Introductie documenten beheer
  • Persoonlijke documenten
  • Bedrijfsdocumenten
  • Rechtenbeheer
  • Instellingen

Omdat in Horeko verschillende rollen gebruikt kunnen worden, met elk verschillende rechten, kan het zijn dat onderdelen die in dit artikel beschreven worden voor jou niet inzichtelijk of aanpasbaar zijn.

Introductie documentenbeheer

Documentenbeheer is een onderdeel van Horeko Planning. In dit onderdeel kan je centraal je documenten opslaan. Deze documenten kan je beschikbaar stellen voor een medewerker of groepen van medewerkers. In Horeko is er de mogelijkheid om twee soorten document te uploaden: persoonlijke documenten en bedrijfsdocumenten. Persoonlijke documenten hebben uitsluitend betrekking op een individuele medewerker. Voorbeelden hiervan zijn salarisstroken of evaluatiegesprekken.
Bedrijfsdocumenten hebben betrekking op groepen medewerkers zoals functie(s), een team(s), een afdeling(en) of het hele bedrijf. Voorbeelden van deze documenten zijn: vergunningen of handboeken. Deze twee documenten worden op verschillende manieren in Horeko verwerkt en weergegeven.

Dit artikel legt uit hoe de twee soorten documenten in Horeko geplaatst kunnen worden; waar en hoe deze documenten in te zien zijn en hoe het rechtenbeheer invloed heeft op wat je kan bewerken en zien.

De volgende bestanden worden ondersteund door Horeko:

Afbeeldingsbestanden:pdf, .jpg, .png, .gif, .bmp, .jpg .svg,
Officebestanden:.doc, .docx, .xls, .xlsx, .xlsb, .ppt, .pptx.
Openofficebestanden: .odt, .ods, .odp, .
Overige bestanden: .csv, .txt

Persoonlijke documenten

Afhankelijk van de instellingen kan de medewerker en/of leidinggevende persoonlijke bestanden zoals bijvoorbeeld loonstroken, evaluatiegesprekken en meer inzien. Deze documenten staan op een apart tabblad bij de medewerker, net als Contracten, Plus-min overzicht en Vakantieuren.

Persoonlijke documenten bekijken
Door dubbel te klikken op de naam opent het document in een nieuw venster (zie ook het onderstaande voorbeeld van een ingevuld venster). De bovenste helft van het venster geeft algemene informatie over het document: Naam, Omschrijving, Documentsoort en Verloopdatum. Onderaan het venster vind je twee tabbladen: Bestanden en Activiteitenlogboek. Door in het tabblad Bestanden te klikken op de naam wordt het desbetreffende bestand gedownload en kan het vervolgens op jouw computer geopend worden. Het tabblad Activiteitenlogboek geeft inzicht in wie het document hebben ingezien en wie eventueel wijzigingen aan het document hebben aangebracht.

Hoe voeg ik persoonlijke documenten toe?

  1. Klik op Medewerkers.
  2. Selecteer de juiste medewerker.
  3. Klik op het tabblad Documenten.
  4. Klik op Nieuw linksboven.
  5. Vul het nieuw verschenen venster in:

Naam: vul de naam in van het document, bijvoorbeeld "Evaluatiegesprek juli 2018".
Omschrijving: voeg hier een omschrijving toe om het document makkelijker terug te vinden.
Soort: selecteer de juiste soort. Documenten met dezelfde Soort worden onder hetzelfde kopje gegroepeerd. Het goed gebruiken van soorten biedt dus extra structuur. Een voorbeeld van een soort is Salarisstrook.
Bestanden: Sleep een bestand naar dit veld of klik op Bestand(en) toevoegen om het juiste bestand te selecteren.

6. Klik op Opslaan.

Bedrijfsdocumenten

Als je inlogt in jouw Horeko omgeving vind je in het linker menu tussen Planning en Beheer Planning de knop Bedrijfsdocumenten. Dit is de centrale plek waar alle voor jou toegankelijke bedrijfsdocumenten worden weergegeven.
Alle documenten worden onder de desbetreffende kopjes ondergebracht. De volgorde van deze kopjes is aanpasbaar. Zo kun je bijvoorbeeld de voor jou meest gebruikte documenten bovenaan zetten. Wil je meer weten over hoe je de instellingen kan wijzigen? Ga dan naar Instellingen.

Bedrijfsdocumenten bekijken
Door dubbel te klikken op een document, opent dit in een nieuw venster (zie ook het onderstaande voorbeeld van een ingevuld venster). De bovenste helft van dit venster geeft algemene informatie over het document zoals onder andere: Naam, Omschrijving en Verloopdatum. Onderaan het venster vind je twee tabbladen: Bestanden en Activiteitenlogboek. Door in het tabblad Bestanden te klikken op de naam wordt het desbetreffende bestand gedownload en kan het vervolgens op jouw computer geopend worden. Het tabblad Activiteitenlogboek geeft inzicht in wie het document hebben ingezien en wie eventueel wijzigingen aan het document hebben aangebracht.

Hoe voeg ik bedrijfsdocumenten toe?

  1. Klik op Beheer Planning.
  2. Klik op Documenten.
  3. Klik op Nieuw linksboven.

4. Vul het nieuw verschenen venster in:

Naam: voeg de juiste naam in, bijvoorbeeld "Menukaart 2019".
Omschrijving: vul hier een omschrijving in om het document makkelijker terug te vinden.
Soort: selecteer de juiste soort. Documenten met dezelfde Soort worden onder hetzelfde kopje weergegeven. Het goed gebruik van soorten biedt dus extra structuur. Voorbeeld: Handleidingen of Verzekeringen.
Verloopdatum: als het document een verloopdatum heeft kan deze hier ingevoerd worden.
Bestanden: sleep een bestand naar dit veld of klik op Bestand(en) toevoegen om het juiste bestand te selecteren.

5. Klik op Opslaan.

6. Ga naar Bedrijfsdocumenten in het menu om het geüploade document in te zien.

Instellingen documenten

De instellingen voor documenten zijn te beheren via Beheer Planning ->Documenten. Op deze pagina zijn twee tabbladen: Overzicht en Documentsoorten.

Overzicht
Op het tabblad Overzicht heb je een overzicht van alle documenten die je kan inzien. Zowel de persoonlijke documenten van alle medewerkers als alle bedrijfsdocumenten. Verder kan je op het tabblad Overzicht bedrijfsdocumenten toevoegen zoals besproken in Hoe voeg ik Bedrijfsdocumenten toe?

Bij alle document velden is het mogelijk om de volgorde van de kopjes aan te passen. Dit kan gedaan worden door ze naar de gewenste plaats te slepen zoals je hieronder kan zien.

Documentsoorten
In Horeko worden een aantal standaard Documentsoorten ingeladen zoals Salarisstrook, Diploma's, Handleidingen en Identificatie. Deze standaard Documentsoorten kunnen niet worden aangepast. Als je een nieuw document toevoegt, moet je kiezen uit een van de documentsoorten.
Wil je een nieuwe documentsoort aanmaken, dan kan dit op het tabblad Documentsoorten. Klik linksboven op Nieuw - er zal een nieuw venster openen.
Door dit venster in te vullen kun je een nieuwe documentsoort creëren. Houdt er rekening mee dat je bij het aanmaken van een documentsoort de keuze moet maken of dit voor een persoonlijk of voor een bedrijfsdocument is.

Rechtenbeheer documenten

Het rechtenbeheer voor documenten is uit verschillende onderdelen opgebouwd. De rechten die medewerkers hebben om documenten in te zien en eventueel aan te passen kunnen verschillen. Daarom kan in het rechtenbeheer aangegeven worden wat een bepaalde rol mag zien en doen.
Het rechtenbeheer is terug te vinden door te klikken op het poppetje rechtsboven en vervolgens op Rechtenbeheer.

Verloopdatum herinnering

Onder het kopje Notificaties staat het recht "Ontvang verloopdatum herinneringen". Dit heeft onder andere betrekking op het verzenden van notificaties als de verloopdatum van een document nadert. Deze notificaties worden per email verstuurd naar iedereen die een rol heeft bij wie deze optie aangevinkt staat. Hoe lang voor de verloopdatum je deze email krijg kun je instellen bij Beheer Planning -> Instellingen -> tabblad Horeko Planning, onder het kopje Ontvang verloopdatum herinneringen.
De verloopdatum van een document wordt weergegeven bij Beheer Planning->Documenten en kan hier ook aangepast worden.

DocumentManagementSysteem

Onder dit kopje staan de instellingen voor rechten die betrekking hebben op documenten.

  • Documentsoorten bekijken
    Documenten worden gecategoriseerd op Documentsoort. Wanneer dit recht is aangevinkt heeft de gebruiker de mogelijkheid om de verschillende documentsoorten in te zien. Dit is te vinden bij Beheer Planning->Documenten->Documentsoorten.
  • Documentsoorten wijzigen
    Je kan ook een rol de mogelijkheid geven om Documentsoorten aan te maken, verwijderen of aan te passen. Dit valt onder Documentsoorten wijzigen.
  • Bedrijfsdocumenten bekijken
    Het bekijken van de bedrijfsdocumenten kan worden afgeschermd door dit recht af te vinken. De medewerkers die onder deze rol vallen, zullen niet meer de mogelijkheid hebben om deze gegevens in te zien.
  • Alle bedrijfsdocumenten wijzigen
    Niet iedereen zal bedrijfsdocumenten mogen aanpassen. Door deze optie aan te vinken krijgen medewerkers met de rol wel deze mogelijkheid. Dit recht maakt het mogelijk om alle bedrijfsdocumenten te wijzigen, ongeacht de afdeling, team of functie van de medewerker.
  • Wijzig bedrijfsdocumenten van eigen afdelingen
    Wanneer het recht om bedrijfsdocumenten van eigen afdeling(en) te wijzigen is aangevinkt, zal de medewerker documenten kunnen toevoegen die betrekking hebben op de eigen afdeling(en).
  • Wijzig bedrijfsdocumenten van eigen teams
    Bij dit recht zal de medewerker het recht krijgen om wijzigingen aan te brengen in documenten van zijn of haar eigen team(s).
  • Wijzig bedrijfsdocumenten van eigen functies
    Als een medewerker documenten gericht op de eigen functie(s) moet kunnen wijzigen, kan het bovenstaande recht aangevinkt worden.
  • Persoonlijke documenten bekijken
    Persoonlijke documenten bekijken regelt het recht om het tabblad Documenten te kunnen zien.
    Als een rol het recht heeft om alle medewerkers details te bekijken, zal deze de persoonlijke documenten van alle medewerkers in kunnen zien. Kan de rol alleen eigen details zien, kan hij of zij ook alleen eigen documenten in zien.
  • Eigen persoonlijke documenten wijzigen
    Dit recht regelt of een medewerker zijn of haar eigen persoonlijke documenten kan toevoegen, aanpassen en verwijderen.
  • Alle persoonlijke documenten wijzigen
    Deze regel geeft aan of een medewerker alle documenten van alle medewerkers mag toevoegen, aanpassen en verwijderen.