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Dans cet article, nous vous guidons à travers la configuration unique de Dimona afin de pouvoir faire des déclarations à partir de Horeko.
Dimona est le message électronique avec lequel l'employeur déclare chaque début de service (pointage d'arrivée) et fin de service (pointage de départ) d'un employé au l'ONSS (Office national de sécurité sociale). La déclaration Dimona est obligatoire pour tous les employeurs des secteurs public et privé.
Vous pouvez faire cette déclaration vous-même à l'ONSS, faire appel à un secrétariat social, ou utiliser Horeko.
Accorder l'accès à Horeko
Pour faire des déclarations depuis Horeko Dimona, Horeko doit devenir co-administrateur dans votre environnement ONSS. Pour ce faire, procédez comme suit:
- Allez sur: https://www.socialsecurity.be/site_fr/general/helpcentre/lexique/applic_acces.htm
- Cliquez sur le bouton Gestion des accès en bas à droite
- Connectez-vous au portail de la sécurité sociale
- Cliquez sur Employeur ONSS en bas de page:
- Cliquez surUtilisateurs dans le menu de droite
- En bas, cliquezsur l'option Ajouter un utilisateuret sélectionnez Ajouter un administrateur co-local
- Dans le champ à côté, entrezle numéro INSZ 78062646151 et cliquez sur Suivant
-
Cliquez sur Enregistrer en bas de la page et à nouveau sur Confirmer sur l'écran suivant
Nous aurons ensuite accès à l'environnement Dimona de votre entreprise. Nous devons encore faire en sorte de pouvoir envoyer des déclarations, du côté de l'ONSS et dans Horeko.
Veuillez contacter le service support avant de poursuivre la configuration du lien Dimona. Envoyez un e-mail à support@horeko.com avec le nom de la BVBA en question. Nous activerons le lien entre ONSS et Horeko et vous informerons lorsque cela aura été fait. Nous passerons ensuite aux étapes ci-dessous ensemble.
Configurer le lien
Activer Dimona
Pour configurer le lien dans Horeko : allez dans Gestion (Employee) -> Paramètres -> onglet "Dimona".
- Activer le lien Dimona
Une fois le lien mis en place, vous pouvez cocher cette option pour activer ce lien. - Utiliser l'environnement de test
Ce paramètre garantit que toutes les déclarations sont envoyées dans un environnement de test différent. N'activez cette option qu'après avoir consulté notre service support. - Faire des déclarations à partir de l'horaire
Si vous cochez cette option, les déclarations seront envoyées dès la publication de l'horaire. (Allez à la rubrique Gérer les déclarations dans cet article pour voir quels sont les différents scénarios.) - Faire des déclarations à partir des pointages
Si vous cochez cette option, les déclarations seront envoyées au moment du pointage d'arrivée et/ou de départ d'un employé. (Allez à la rubrique Gérer les déclarations dans cet article pour voir quels sont les différents scénarios.) - Utiliser l'approbation automatique pour les déclarations de pointage d'arrivée
Si vous cochez cette option, les déclarations seront envoyées immédiatement lorsque les employés pointent, vous n'avez donc pas à les approuver au préalable. Si vous ne cochez pas l'option et que vous devez d'abord approuver les déclarations, vous pouvez le faire dans Gestion (Employee) -> file d'attente Dimona. Ceci est expliqué plus loin dans cet article. - Utiliser l'approbation automatique pour les déclarations de pointage de départ
Si vous cochez cette option, les déclarations seront envoyées immédiatement lorsque les employés pointent, vous n'avez donc pas à les approuver au préalable. Si vous ne cochez pas l'option et que vous devez d'abord approuver les déclarations, vous pouvez le faire dans Gestion (Employee) -> file d'attente Dimona. Ceci est expliqué plus loin dans cet article. - Sélectionner les statuts
Ici, vous pouvez sélectionner pour quels statuts les déclarations doivent être envoyées. Plus tard, vous pourrez sélectionner le statut pertinent pour chaque type de contrat dans les types de contrat dans Horeko. Ceci est expliqué plus loin dans cet article. - Numéro ONSS (RNZ)
Le numéro d'enregistrement de la BVBA doit être saisi ici. Nous le remplirons pour vous (sans trait d'union). - Numéro d'expédition
Il s'agit d'un numéro unique pour l'envoi des déclarations, nous le remplissons également pour vous. - Nom d'utilisateur
Le nom d'utilisateur de l'utilisateur technique pour la soumission des déclarations est saisi par nos soins.
Définir les services
Vous pouvez indiquer par service si des déclarations doivent être faites pour ce service. Pour ce faire, allez dans Gestion (Employee) -> Services.
Définir les statuts
Les statuts suivants existent dans Dimona:
- Flexi (FLX)
- Étudiant (STU)
- Extra (EXT)
Selon les statuts que vous avez activés dans les paramètres de Dimona (Gestion Employee -> Paramètres -> onglet "Dimona"), vous pouvez sélectionner un statut par type de contrat dans Horeko.
Allez dans Gestion (Employee) -> Paramètres -> onglet "Types de contrat". Double-cliquez sur la colonne Statut pour sélectionner un Statut pour chaque type de contrat.
Entrez les numéros INSZ
Les numéros INSZ des employés doivent tous être remplis pour pouvoir faire des déclarations. Pour les remplir, allez dans Employés -> double-cliquez sur un employé -> onglet "Généralités" -> sous la rubrique Détails de l'emploi, vous trouverez le champ : BSN / INSZ.
Règles d'arrondi
Nous vous recommandons d'utiliser des règles d'arrondi pour limiter le nombre de déclarations MISE À JOUR. Il est important de ne jamais remonter le temps de plus de 5 minutes (c'est-à-dire pas moins de -5), car aucune déclaration ne peut être faite pour éviter les retards. Ceci ne s'applique pas aux arrondis dans le futur (par exemple supérieurs à +5).