Heures positives/négatives

Il est possible de faire le suivi des heures positives/négatives des employés dans Horeko. Le système assure automatiquement le suivi des heures contractuelles, des heures pointées, des congés et des arrêts maladie. Cette méthode est moins propice aux erreurs et, en utilisant les soldes positifs et négatifs, vous pouvez planifier votre personnel de manière plus efficace. Il est judicieux de conclure des accords clairs avec vos employés concernant les heures positives/négatives et de les mettre par écrit. Consultez la CCT pour savoir ce qui est légalement autorisé.

En cochant la case "Heures positives/négatives" dans le type de contrat, Horeko prendra en compte les heures positives et négatives des employés ayant ce type de contrat. Les heures positives/négatives sont prises en compte pour les employés ayant un contrat à heures fixes, c'est-à-dire qu'ils sont payés pour un nombre d'heures fixe dans la semaine ou le mois. Cela ne s'applique qu'aux contrats dans lesquels le calcul du salaire est basé sur les heures contractuelles. Si vous remplissez la rubrique Heures travaillées sous Calcul du salaire, aucune heure positive/négative ne sera prise en compte (même si vous avez coché la case heures positives/négatives). Si un employé (avec un contrat de zéro heure, par exemple) est payé pour toutes les heures travaillées, les heures positives/négatives ne sont pas applicables.

Pour visualiser le solde d'heures positives/négatives d'un employé, allez dans Employés -> double-cliquez sur l'employé en question -> allez dans l'onglet "Vue d'ensemble heures positives/négatives".

Solde de départ

Si vous commencez avec Horeko Employee Manager et ajoutez des employés, il est fort probable que beaucoup de ces employés aient des contrats qui ont débuté dans le passé. Le système ne sait donc pas à partir de quel moment les heures positives et négatives doivent être calculées et prises en compte. Il se peut que les heures positives et négatives aient déjà été prises en compte et que l'employé ait un certain solde à ce moment-là. C'est pourquoi il faut indiquer un solde de départ.

Allez dans Employés -> double-cliquez sur l'employé en question -> allez dans l'onglet "Aperçu des heures positives/négatives" -> double-cliquez sur + Nouvelle correction sous la rubrique Corrections. Sélectionnez la date à laquelle vous, et donc cet employé, avez commencé à pointer des heures dans Horeko. Si nécessaire, double-cliquez sur le champ vide sous Description pour ajouter une description. Double-cliquez sur le 0 sous Valeur pour modifier le solde positif et négatif. Si le solde est à 0, il n'est pas nécessaire de modifier la valeur. Cochez la case sous Solde de départ. Vous ne devez remplir un solde de départ qu'une seule fois, après quoi il se poursuivra.

Attention

Si tous les jours ouvrables sont cochés dans le contrat, ce qui est généralement le cas dans le secteur Horeca car on peut travailler tous les jours, le système répartit les heures du contrat sur 7 jours ouvrables. Sur une base hebdomadaire (du lundi au vendredi), c'est toujours correct. Cependant, un contrat peut commencer n'importe quel jour de la semaine. Tenez en compte en entrant un solde de départ.

2 exemples :

1. Vous commencez à pointer dans Horeko un mercredi ;

Pour un employé ayant un contrat de 38 heures, 5,43 heures contractuelles par jour sont calculées dans la vue d'ensemble d'heures positives et négatives. Pour la période du mercredi au dimanche (5 jours), cela représente 5,43 x 5 = 27,14 heures. Si l'employé a déjà travaillé le lundi et le mardi, et qu'à partir de mercredi il ne travaillera qu'environ (38 / 5 =) 7,6 heures pendant 3 jours, cela donnera un total d'environ 22,8 heures. Cela signifie que l'employé accumule 27,14 - 22,8 = 4,34 heures négatives cette semaine-là.

Lorsque vous commencez avec Horeko, il est préférable d'entrer le solde de départ un lundi. Cela facilite le calcul du solde à ce moment-là, à savoir jusqu'à la fin de la semaine précédente (base hebdomadaire).

2. Le contrat d'un nouvel employé commence un vendredi (peut-être parce que c'est le premier du mois).

Pour un employé ayant un contrat de 38 heures, 5,43 heures contractuelles par jour sont calculées dans la vue d'ensemble d'heures positives et négatives. Pour la période du vendredi au dimanche (3 jours), cela représente 5,43 x 3 = 16,29 heures. Si l'employé ne travaille qu'un jour au cours de ces 3 jours et que +/- 7,6 heures sont pointées, l'employé accumule déjà (16,26 - 7,6 =) 8,69 heures négatives.

Si le contrat d'un employé ne commence pas le lundi, corrigez les heures positives et négatives accumulées ou entrez un solde de départ de 0 le lundi.

Accumulation

Des heures sont accumulées en fonction de la différence entre les heures contractuelles et les heures travaillées (pointées), et les heures d'absence (congé/arrêt maladie). S'il y a plus d'heures travaillées (pointées) et d'heures d'absence (congés/arrêt maladie) que d'heures contractuelles, alors des heures seront ajoutées au solde. Si le nombre d'heures travaillées (pointées) et d'heures d'absence (congé/arrêt maladie) est inférieur au nombre d'heures contractuelles, alors des heures seront déduites du solde.

Solde

Sous la rubrique Solde, vous pouvez voir le solde actuel de l'employé en heures et en jours. Cliquez sur le signe plus devant le nom de l'employé pour voir son solde. Au-dessus de la rubrique Solde se trouvent 3 filtres : De, À (incl.) et Regroupement. Les filtres De et À (incl.) permettent de voir le solde d'une période donnée. Le filtre Regroupement permet de spécifier comment vous voulez voir la composition du solde positif ou négatif, par jour, semaine, mois, trimestre ou année. Étant donné que les heures contractuelles sont saisies pour une semaine, l'aperçu Semaine donne une image claire. Vous pouvez voir par semaine comment les heures travaillées et les heures d'absence se positionnent par rapport aux heures contractuelles.

Le solde positif et négatif se poursuit toujours, même en changeant d'année. Vous ne devrez donc plus jamais remplir un nouveau solde de départ.

Aperçu par semaine:

Corrections

Sous la rubrique Corrections, vous pouvez apporter des corrections au solde. Une correction avec une valeur positive ajoute des heures au solde. Une correction avec une valeur négative déduit des heures au solde. Exemples de corrections à ajouter:

- Paiement des heures positives;

- Déplacer les heures positives vers les heures de vacances;

- Ajouter des heures positives pour un jour férié travaillé.

Sous la rubrique Corrections, double-cliquez sur + Nouvelle correction. Sélectionnez la date à laquelle la correction doit avoir lieu, qui peut être aujourd'hui, dans le passé ou dans le futur. Double-cliquez sur le champ vide sous Description pour ajouter une description, par exemple "Paiement de 40 heures positives". Ajouter une description est utile car elle permet de savoir pourquoi vous avez ajouté la correction. Double-cliquez sur le 0 sous Valeur pour changer la valeur. Par exemple : -40 si plus de 40 heures positives sont payées.