1. Employee Manager
  2. België - Dimona, Dagcontracten en ASA

ASA (Alternatief systeem van aanwezigheidsregistratie) - Inrichten

In België hebben werkgevers onder bepaalde voorwaarden recht op een vermindering van sociale bijdragen voor vaste, voltijdse werknemers.

De vermindering bedraagt in beginsel:

  • € 800 per kwartaal voor werknemers die aan het einde van het kwartaal jonger zijn dan 26;
  • € 500 per kwartaal voor andere werknemers.

Kijk hier voor actuele informatie over de voorwaarden: https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/infos/horeca/about-tax-cut.htm

Een belangrijke voorwaarde voor de toekenning van de lastenverlaging voor vaste werknemers is de dagelijkse registratie van alle vaste werknemers die aanwezig zijn in de onderneming. Deze registratie is mogelijk via de geregistreerde kassa en/of een alternatief systeem ontwikkeld door de RSZ dat gerelateerd is aan Dimona.

In Horeko kun je deze registratie automatisch doen. Door middel van het in- en uitklokken in Horeko, verstuurt Horeko aangiftes naar het platform van ASA. 

Horeko toegang verlenen

Als je nog geen Dimona gebruikt:

  • moet Horeko co-beheerder worden in jouw RSZ omgeving, in het artikel over de inrichting van Dimona lees je hoe je dit kunt doen;

Let op, neem contact op met support voordat je verder gaat met het instellen van de Dimona koppeling. Stuur een email naar support@horeko.com met de naam van de BVBA in kwestie. Wij zullen de koppeling tussen RSZ en Horeko activeren en jou op de hoogte brengen als dit geregeld is.

  • moet de dagelijkste registratie geconfigureerd worden, hieronder lees je hoe je dit kunt doen.

Als je al Dimona gebruikt: 

  • moet de dagelijkste registratie geconfigureerd worden, hieronder lees je hoe je dit kunt doen.

De dagelijkse registratie configureren

Ga naar https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/dimona/index.htm en klik rechts onderin, onder Een Dimona indienen, op Personeelsbestand: aangeven en beheren.

Personeelsbestand aangeven en beheren


Klik onderin op De dagelijkse registratie configureren.

De dagelijkse registratie configureren


Kies de optie die voor jullie van toepassing is, dit kan optie 1 of optie 3 zijn:

optie 1 of 3-1


Klik
daarna op Valideer

Koppeling instellen

Waarschijnlijk staat Dimona al ingesteld op het moment dat je ASA ook wilt activeren. Als de Dimona koppeling nog niet actief is, neem contact op met support om te overleggen (chat, mail naar support@horeko.com of bel naar +32 (0)3 303 72 60).

  • Als de Dimona koppeling nog niet actief is, ga naar Dimona - Inrichten.
  • Als de Dimona koppeling al wel actief is, ga door naar de volgende stap.


Volg onderstaande stappen op de aangegeven volgorde.

Stap 1 - Contractsoorten - Statuten bepalen

Ga naar Beheer (Employee) -> Instellingen -> tabblad 'Contractsoorten. Dubbelklik in de kolom Statuut om bij de desbetreffende contractsoorten Other (OTH) te selecteren

Statuut selecteren in contractsoort
Stap 2 - Afdelingen bepalen

Je kunt per afdeling aangeven of er voor die afdeling aangiftes gedaan moeten worden. Dit doe je bij Beheer (Employee) -> Afdelingen

Activeerd Dimona voor afdeling

Stap 3 - INSZ nummers invoeren

De INSZ nummers van de medewerkers moeten allemaal ingevuld zijn, om aangiftes te kunnen doen. Om deze in te vullen ga je naar Medewerkers -> dubbelklik op een medewerker -> tabblad 'Algemeen' -> onder het kopje Arbeidsdetails vind je het veld: BSN / INSZ.

Wil je in één oogopslag controleren of de INSZ nummers ingevuld zijn? Ga naar Medewerkers -> klik met je rechter muisknop ergens tussen de kolomnamen -> klik op Configureer kolommen -> zorg ervoor dat BSN/INSZ bij getoond staat -> klik op opslaan. In het overzicht zie je nu voor welke medewerkers er wel of geen INSZ nummer ingevuld is. 

Stap 4 - Statuten selecteren / Contractaangiftes

Voor we OTH aangiftes kunnen versturen moet er eenmalig een contractaangifte gedaan worden. Vervolgens doen we dagaangiftes, dit werkt hetzelfde als bij Dimona. (Ga voor meer informatie hierover naar Dimona - Scenario's en aangiftes beheren)

Zodra je onderstaande stap uitvoert, komt er in Horeko nog een controle melding naar voren dat voor alle medewerkers met een OTH contract eenmalig een contractaangifte gedaan wordt.
Let op, zorg er dus voor dat je alle voorgaande stappen doorlopen hebt. 

Ga naar Beheer (Employee) -> Instellingen -> tabblad 'Dimona'. Hier kun je selecteren voor welke statuten er aangiftes verzonden worden. In dit geval gaat het om de statuut Other (OTH). Vink deze aan en klik op Opslaan

OTH selecteren in Dimona instellingen

Afrondregels

Wij raden aan afrondregels te gebruiken, om het aantal UPDATE aangiftes te beperken. Het is essentieel dat je nooit meer dan 5 minuten terug in de tijd (ofwel niet lager dan -5) afrond, omdat er dan geen aangiftes gemaakt worden om laattijdigheid te voorkomen. Dit geldt niet voor het afronden vooruit in de tijd (bijvoorbeeld hoger dan +5). 

Werking ASA koppeling

Ga naar Dimona - Scenario's en aangiftes beheren.