1. Employee Manager
  2. België - Dimona, Dagcontracten, ASA en Export naar sociaal secretariaat

ASA (Alternatief systeem van aanwezigheidsregistratie) - Inrichten

In België hebben werkgevers onder bepaalde voorwaarden recht op een vermindering van sociale bijdragen voor vaste, voltijdse werknemers.

De vermindering bedraagt in beginsel:

  • € 800 per kwartaal voor werknemers die aan het einde van het kwartaal jonger zijn dan 26;
  • € 500 per kwartaal voor andere werknemers.

Kijk hier voor actuele informatie over de voorwaarden: https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/infos/horeca/about-tax-cut.htm

Een belangrijke voorwaarde voor de toekenning van de lastenverlaging voor vaste werknemers is de dagelijkse registratie van alle vaste werknemers die aanwezig zijn in de onderneming. Deze registratie is mogelijk via de geregistreerde kassa en/of een alternatief systeem ontwikkeld door de RSZ dat gerelateerd is aan Dimona.

In Horeko kun je deze registratie automatisch doen. Door middel van het in- en uitklokken in Horeko, verstuurt Horeko aangiftes naar het platform van ASA. 

Stap 1 - Horeko toegang verlenen

Als je nog geen Dimona gebruikt:

  • moet Horeko co-beheerder worden in jouw RSZ omgeving, in het artikel over de inrichting van Dimona lees je hoe je dit kunt doen;

Let op, neem contact op met support voordat je verder gaat met het instellen van de Dimona koppeling. Stuur een email naar support@horeko.com met de naam van de BVBA in kwestie. Wij zullen de koppeling tussen RSZ en Horeko activeren en jou op de hoogte brengen als dit geregeld is.

  • moet de dagelijkste registratie geconfigureerd worden, hieronder lees je hoe je dit kunt doen.

Als je al Dimona gebruikt: 

  • moet de dagelijkste registratie geconfigureerd worden, hieronder lees je hoe je dit kunt doen.

De dagelijkse registratie configureren

Ga naar https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/dimona/index.htm en klik rechts onderin, onder Een Dimona indienen, op Personeelsbestand: aangeven en beheren.

Personeelsbestand aangeven en beheren


Klik onderin op De dagelijkse registratie configureren.


Kies de optie die voor jullie van toepassing is, dit kan optie 1 of optie 3 zijn:


Klik
daarna op Valideer

Stap 2 - Huidige moederaangiftes stopzetten

Let op, je kunt deze stappen alleen uitvoeren op een moment dat je op dezelfde dag ook tijd hebt om alle punten bij stap 3 ook uit te voeren. Houdt daarbij rekening met het volgende: Eén van de punten die bij stap 3 uitgevoerd moet worden is het veranderen van de startdata van contracten in Horeko, dit is alleen mogelijk als de medewerkers niet ingeklokt zijn. 

Ga naar https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/dimona/index.htm en klik rechts onderin, onder Een Dimona indienen, op Personeelsbestand: aangeven en beheren.

Personeelsbestand aangeven en beheren


Klik op Actieve werknemers.


Het betreft alle werknemers met een OTH contract met wel een begindatum maar zonder einddatum.

Moeder aangifte stoppen 2-2


Volg voor al die werknemers de volgende stappen:

Klik achterin op het vergrootglas icoontje. 

Moeder aangifte stoppen 3-1


Nu kom je in het overzicht van de werknemer terecht. Klik achterin op onder Acties op het vinkje en daarna op De periode afsluiten


Vul een datum in en klik rechts onderin op volgende.

Moeder aangifte stoppen 5


Herhaal deze stappen voor alle werknemers met een OTH contract met wel een begindatum maar zonder einddatum.

Stap 3 - Koppeling instellen

Waarschijnlijk staat Dimona al ingesteld op het moment dat je ASA ook wilt activeren. Als de Dimona koppeling nog niet actief is, neem contact op met support om te overleggen (chat, mail naar support@horeko.com of bel naar +32 (0)3 303 72 60).

  • Als de Dimona koppeling nog niet actief is, ga naar Dimona - Inrichten.
  • Als de Dimona koppeling al wel actief is, ga door naar de volgende stap.


Volg onderstaande stappen op de aangegeven volgorde.

Stap 3.1 - Startdata van contracten wijzigen

Let op, deze stap kun je alleen uitvoeren als de medewerkers niet ingeklokt zijn. 

In stap 2 zijn de moeder aangiftes stop gezet. Vanuit Horeko moeten er nieuwe moeder aangiftes gedaan worden. Als je vandaag de moeder aangiftes hebt stopgezet, moet de startdatum van de contracten van de medewerkers (met een OTH een contract) nu gewijzigd worden naar de datum van morgen.

Dit doe je door het huidige contract vandaag te beëindigen en een nieuw (waarschijnlijk exact hetzelfde) contract toe te voegen met als startdatum de de datum van morgen. 

Ga naar Medewerkers -> dubbelklik op een medewerker met een vast (OTH) contract -> ga naar het tabblad Contracten -> wijzig de einddatum van het contract naar vandaag -> wijzig ook de einddatum van het uurloon naar vandaag -> klik op opslaan -> de volgende melding komt naar voren, selecteer hier maakt nieuw contract in de plaats

maak nieuw contract in de plaats-1

Er wordt nu automatisch een nieuw contract aangemaakt met als startdatum de datum van morgen. Daarbij worden ook de overige gegevens uit het vorige contract gekopieerd. Controleer of de overige gegevens nog correct zijn. 

Herhaal bovenstaande voor alle medewerkers met een OTH contract. 

Stap 3.2 - Contractsoorten - Statuten bepalen

Ga naar Beheer (Employee) -> Instellingen -> tabblad 'Contractsoorten. Dubbelklik in de kolom Statuut om bij de desbetreffende contractsoorten Other (OTH) te selecteren

Statuut selecteren in contractsoort

Stap 3.3 - Afdelingen bepalen

Je kunt per afdeling aangeven of er voor die afdeling aangiftes gedaan moeten worden. Dit doe je bij Beheer (Employee) -> Afdelingen

Activeerd Dimona voor afdeling

Stap 3.4 - INSZ nummers invoeren

De INSZ nummers van de medewerkers moeten allemaal ingevuld zijn, om aangiftes te kunnen doen. Om deze in te vullen ga je naar Medewerkers -> dubbelklik op een medewerker -> tabblad 'Algemeen' -> onder het kopje Arbeidsdetails vind je het veld: BSN / INSZ.

Wil je in één oogopslag controleren of de INSZ nummers ingevuld zijn? Ga naar Medewerkers -> klik met je rechter muisknop ergens tussen de kolomnamen -> klik op Configureer kolommen -> zorg ervoor dat BSN/INSZ bij getoond staat -> klik op opslaan. In het overzicht zie je nu voor welke medewerkers er wel of geen INSZ nummer ingevuld is. 

Stap 3.5 - Controleer de afrondregels

Wij raden aan afrondregels te gebruiken, om het aantal UPDATE aangiftes te beperken. Het is essentieel dat je nooit meer dan 5 minuten terug in de tijd (ofwel niet lager dan -5) afrond, omdat er dan geen aangiftes gemaakt worden om laattijdigheid te voorkomen. Dit geldt niet voor het afronden vooruit in de tijd (bijvoorbeeld hoger dan +5). 

Stap 3.6 - Statuten selecteren / Contractaangiftes

Voor we OTH aangiftes kunnen versturen moet er eenmalig een moederaangifte gedaan worden. Vervolgens doen we dagaangiftes, dit werkt hetzelfde als bij Dimona. (Ga voor meer informatie hierover naar Dimona - Scenario's en aangiftes beheren)

Zodra je onderstaande stap uitvoert, wordt per medewerker met OTH contract een moederaangifte verstuurd. Let op, zorg er dus voor dat je alle voorgaande stappen doorlopen hebt. 

Ga naar Beheer (Employee) -> Instellingen -> tabblad 'Dimona'. Hier kun je selecteren voor welke statuten er aangiftes verzonden worden. In dit geval gaat het om de statuut Other (OTH). Vink deze aan en klik op Opslaan

OTH selecteren in Dimona instellingen


Je ziet de moederaangifte nu hier naar voren komen: Ga in het linker menu naar Dimona. Een OTH aangifte waarbij de einddatum het jaartal 9999 bevat, is een moederaangifte. 


Werking ASA koppeling

Ga naar Dimona - Scenario's en aangiftes beheren.