HR koppeling - Nmbrs - Koppeling instellen

Om het verwerken van de uren makkelijker te maken heeft Horeko in samenwerking met de volgende partijen een automatische koppeling ontwikkeld:

  • Kolibrie
    Medewerker gegevens kunnen vanuit Kolibrie naar Horeko gesynchroniseerd worden. Urenexports kunnen vanuit Horeko naar Kolibrie verstuurd worden.
  • Nmbrs 
    Medewerker gegevens kunnen zowel vanuit Nmbrs naar Horeko als van Horeko naar Nmbrs gesynchroniseerd worden. Urenexports kunnen vanuit Horeko naar Nmbrs verstuurd worden.

Nmbrs

In deze instructievideo wordt uitgelegd hoe je de koppeling kunt aanzetten en inrichten, medewerker gegevens kunt synchroniseren en uren exports vanuit Horeko naar Nmbrs kunt versturen.

 

Alles wat in de video voorbij komt, staat hieronder nogmaals toegelicht.

Voor je begint

Medewerkers worden voor het synchroniseren gematcht op basis van de volgende gegevens, ook op die volgorde:

  1. Personeelsnummer
  2. BSN nummer
  3. E-mailadres

Zorg er dus voor dat, in beide systemen, minimaal één van deze gegevensgroepen volledig overeenkomt voor alle medewerkers. Tijdens de eerste synchronisatie worden personeelsnummers in Horeko overschreven met die uit Nmbrs. Want voor het uitvoeren van een salarisexport moet het personeelsnummer in Horeko overeenkomen met die van Nmbrs. 

Let op: Synchroniseren gebeurt alleen voor medewerkers die in Nmbrs van het type 'Payroll' zijn, niet voor 'applicants', 'new hire', of 'external'. 

Koppeling instellen

De stappen van het instellen zijn:

  1. Zoek je gebruikersnaam en API token op in Nmbrs . In dit artikel wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen. Vanuit Horeko gezien mag dit zowel een token op het hoogste niveau zijn of een token op debiteurniveau. Debiteurniveau is meestal de juiste keuze. Mocht je bij deze stap hulp nodig hebben dan kan de support van Nmbrs helpen: https://support.nmbrs.nl/hc/nl/articles/115001736812-Telefonisch-contact
  2. Log in op https://app.horeko.com/.
  3. Ga naar Beheer (Employee) -> Instellingen -> ga naar het tabblad ‘HR koppelingen’ -> kies bij Synchroniseren met: Nmbrs .
  4. Vul de verkregen gegevens in bij Gebruikersnaam en API token. Let op, als je het e-mailadres of de API token kopieert en plakt, kan het zijn dat er een tab (witte ruimte) ervoor staat, zorg ervoor dat je die weghaalt.
  5. De Synchroniseer frequentie kun je nu nog niet selecteren, dit kan nadat je de eerste keer een handmatige synchronisatie hebt uitgevoerd. Ga door naar de volgende stap. Later in dit artikel wordt uitgelegd hoe je kunt instellen dat er eens in de zoveel tijd automatisch gesynchroniseerd wordt.
  6. Selecteer het betreffende Bedrijf. De opties komen pas naar voren als de inloggegevens correct zijn en de gegevens opgehaald kunnen worden.
  7. Optioneel: Klik op de knop test instellingen om te controleren of de inloggegevens correct zijn.
    >Als deze correct zijn verschijnt: geldige inloggegevens.
    >Als deze niet correct zijn verschijnt: ongeldige inloggegevens.
  8. Onder Synchronisatie instellingen – Nieuwe medewerkers
    Selecteer
    bij Synchroniseer nieuwe medewerkers of je wilt dat, bij het aanmaken van een nieuwe medewerker, de gegevens van Horeko naar Nmbrs, van Nmbrs naar Horeko of helemaal niet gesynchroniseerd worden. Als je kiest voor van Horeko naar Nmbrs of van Nmbrs naar Horeko, selecteer je per veld of, en zo ja welke kant op, je de gegevens wilt synchroniseren.
    Let op, het synchroniseren gebeurt alleen als je een handmatige synchronisatie uitvoert.
  9. Onder Synchronisatie instellingen – Bestaande medewerkers
    Onder Synchronisatie Instellingen selecteer je per veld of, en zo ja welke kant op, je de gegevens wilt synchroniseren.
    Vanuit privacy en AVG oogpunt raden wij aan om alleen gegevens op te slaan en/of te synchroniseren als dat een duidelijke doel dient. Bij twijfel is het altijd beter om minder gegevens op te slaan of te synchroniseren. Wanneer gegevens geselecteerd worden om te synchroniseren dan zullen deze niet meer handmatig aanpasbaar zijn op de pagina met details van de medewerker.
    Let op:
    -> bij het synchroniseren wordt de oude data overschreven en deze kan dus niet teruggehaald worden.
    -> houdt rekening met verplichte velden, in Horeko zijn dit de voor- en achternaam en het e-mailadres.
    -> het veld Voornaam in Horeko wordt gesynchroniseerd met het veld Roepnaam in Nmbrs.
    -> als de verloning wordt gedaan door een externe/accountant en je zelf niet kunt inloggen in Nmbrs om gegevens te wijzigen, kan het handig zijn om voor de velden e-mailadres en telefoonnummer te kiezen dat deze van Horeko naar Nmbrs gesynchroniseerd worden. De kans is aanwezig dat de medewerkers zelf de rechten hebben om deze gegevens te wijzigen in hun account in Horeko. In andere gevallen kan de leidinggevende dit voor de medewerker aanpassen in Horeko. Door synchronisatie blijven het e-mailadres en telefoonnummer van de medewerker dan ook in Nmbrs up to date.
    -> daarnaast, medewerkers moeten in Horeko inloggen met hun e-mailadres. Als ervoor gekozen wordt om het e-mailadres te synchroniseren van Nmbrs naar Horeko, en het e-mailadres wordt in Nmbrs gewijzigd, wordt het e-mailadres ook in Horeko aangepast. Het aangepaste e-mailadres moet dan ook gebruikt worden om in te loggen.
    -> voor het personeelsnummer kun je niets selecteren omdat vast staat dat deze van Nmbrs naar Horeko gesynchroniseerd wordt. In Nmbrs is het personeelsnummer namelijk een verplicht veld en de match op basis van personeelsnummer is noodzakelijk voor het versturen van salarisexports.
    Nmbrs_instellen3
  10. Klik bovenin op opslaan.
  11. Klik op Handmatige synchronisatie. Je dient de synchronisatie voor deze koppeling minimaal één keer handmatig te draaien om onjuiste verwerking te voorkomen. Je gaat automatisch door naar de volgende stap: Vergelijk resultaten.

Vergelijk resultaten

Voor het synchroniseren is het natuurlijk belangrijk dat de juiste medewerker in Horeko met de juiste medewerker in Nmbrs gematcht wordt. Allereerst wordt er gekeken naar het veld Personeelsnummer. Als die in Horeko niet bekend is wordt gekeken naar het veld BSN nummer. Als derde mogelijkheid wordt gekeken naar het veld e-mailadres.  

Bij eventuele wijzigingen komt er een tabel naar voren. Achter elke medewerker staat het totaal aantal regels van gesynchroniseerde velden en het aantal problemen. Als er problemen zijn betekend het dat er bepaalde informatie in Nmbrs  niet overeenkomt met informatie in Horeko. Als je op het plusje voor de naam van de medewerker klikt verschijnt er 5 kolommen aan informatie:

  • Veldnaam - Hier wordt de naam van het te synchroniseren veld weergegeven.
  • Horeko gegevens - Hier staan de gegevens zoals die in Horeko zijn ingevoerd.
  • Externe gegevens - Hier staan de gegevens zoals die in Nmbrs zijn ingevoerd.
  • Synchronisatie resultaten - Hier worden de gegevens weergegeven welke na de synchronisatie worden gebruikt. Of de informatie in Nmbrs of Horeko leidend is, is afhankelijk van wat je hebt ingevuld bij de synchronisatie instellingen.
  • Problemen – Als er problemen gesignaleerd worden, bijvoorbeeld dat er informatie ontbreekt, komt dat hierin naar voren. Pas indien nodig de informatie aan in Horeko of Nmbrs (afhankelijk van welke kant op gesynchroniseerd wordt), en voer de handmatige synchronisatie opnieuw uit.
  • Klik op Opslaan.

Voorbeeld van probleem

 

Synchroniseer frequentie

Als je wilt dat de gegevens periodiek automatisch gesynchroniseerd worden, kun je dat als volgt instellen. Ga naar Beheer (Employee) -> Instellingen -> HR koppelingen -> selecteer bij Synchroniseer frequentie met welke frequentie je wilt dat de gegevens gesynchroniseerd worden -> klik op Opslaan

Het automatisch synchroniseren is alleen van toepassing voor het wijzigen van medewerkers gegevens. Het synchroniseren van nieuwe medewerkers gebeurt alleen bij een handmatige synchronisatie. 

Handmatige synchronisatie

Als je hebt gekozen voor Synchroniseer frequentie ‘Nooit’, kun je af en toe de synchronisatie handmatig aanzetten. Ga naar Beheer (Employee) -> HR koppeling -> klik op start handmatige synchronisatie. Je wordt doorgestuurd naar Vergelijk resultaten.

Nieuwe medewerker toevoegen

Als je synchroniseren van nieuwe medewerkers aan hebt gezet, hoef je een nieuwe medewerker dus alleen in het 'leidende' systeem toe te voegen. Zet daarna een handmatige synchronisatie aan (ga naar Beheer (Employee) -> HR koppeling -> klik op start handmatige synchronisatie).

Let op, als je nieuwe medewerkers van Nmbrs naar Horeko synchroniseert

  • moet een medewerker in Nmbrs een dienstverband hebben in de 'huidige openstaande periode' in Nmbrs;
    Let op, het gaat hier dus om het dienstverband, niet het contract:
    Nmbrs dienstverband
  • hoef je na synchronisatie hem of haar alleen nog toe te voegen aan een team, een functie toe te kennen en een contract aan te maken.

 

Ga door naar:

HR koppeling - Nmbrs - Geklokte uren exporteren

HR koppeling - Nmbrs - Waar vind ik mijn gebruikersnaam en API token?